Apakah 5 Tahap Pengurusan Projek?

Untuk mendapatkan projek dari awal memerlukan sistem proses dan individu yang berbakat untuk menyelesaikan kerja. Dari segi asas, ini bukan pencapaian yang mudah!

Bergantung pada persidangan video untuk bekerjasama dengan pelbagai pasukan dan individu memerlukan organisasi dan pelaksanaan pengurusan projek yang cekap merentasi pelbagai pejabat, jabatan dan rangkaian arahan. Kesepaduan, komunikasi dan pemusatan adalah faktor utama. Sesiapa sahaja yang anda berurusan, sama ada pihak berkepentingan, pelanggan atau pekerja, terdapat banyak bahagian yang perlu dipertimbangkan dari konsep hingga penyampaian.

Mana-mana dan setiap projek memerlukan pengetahuan yang menyeluruh mengenai kitaran hidup projek. Mengetahui bagaimana setiap fasa berfungsi memberikan pandangan berharga tentang cara menghampirinya. Tetapi bagaimana persidangan video berfungsi untuk memperkasakan proses anda? Mari kita lihat kerangka 5 peringkat pengurusan projek.

Adalah menjadi tanggungjawab pengurus projek untuk mengetahui, merancang dan membina "permulaan" projek dengan mempunyai pemahaman yang menyeluruh tentang lima langkah pengurusan projek. Ini berfungsi untuk menyediakan pelan tindakan yang jelas dan ringkas tentang bagaimana idea itu akan berubah daripada abstrak kepada konkrit. Dibangunkan oleh Institut Pengurusan Projek (PMI), 5 fasa untuk sebarang projek yang akan direalisasikan adalah seperti berikut:

1. Inisiasi
Yang pertama dari fasa kitaran hidup, permulaan memerlukan perjumpaan awal yang merangkumi pelanggan dan pelabur. Di sinilah tujuan, objektif, keraguan, kebimbangan dan pemikiran dan idea awal dibincangkan. Apabila pembuat keputusan tidak berada di satu tempat, anda boleh bergantung pada mengatur pertemuan dalam talian untuk sembang video atau panggilan persidangan untuk membincangkan perkara-perkara berikut:

• Siapa pelabur dan pemegang saham?
• Apakah visi dan misi perniagaan?
• Berapakah anggaran masa?
• Apa risiko yang terlibat?
• Apa anggaran dan sumber yang ada?

2. Perancangan
Setelah objektif disusun dan disepakati, idea yang lebih jelas mengenai hasil akhir dapat difahami dengan lebih baik. Berusaha ke belakang untuk memvisualisasikan dan merumuskan satu set rancangan untuk diikuti oleh semua orang, membimbing pasukan dari fasa permulaan hingga selesai.

Mengadakan perjumpaan dalam talian untuk:

• Berkumpul pasukan
• Hantarkan butiran penting
• Menetapkan tujuan dan objektif projek

Fasa perancangan sangat penting untuk menguraikan 5 komponen berikut:

• Merangka struktur projek
• mewujudkan dokumen aliran kerja
• Menganggar anggaran di seluruh jabatan
• Mengumpulkan, memperuntukkan dan menetapkan sumber
• Penilaian risiko

3. Pelaksanaan
Pemimpin pasukan dan pengurus projek digerakkan untuk membina hasil, menjadi perantara untuk pelanggan, menyelesaikan tugas, melaksanakan proses dan banyak lagi. Komunikasi langsung merentasi semua bahagian projek adalah perlu dan penting untuk kejayaan menghidupkan idea. Menggabungkan Alat kerjasama boleh memudahkan komunikasi ini, memastikan penyelarasan yang lancar dan perkongsian maklumat di kalangan ahli pasukan.

Penting untuk fasa pelaksanaan:

• Mesyuarat Kerap
  Mengikuti pasukan dengan perjumpaan dalam talian yang dijadualkan akan memastikan projek ini sentiasa singkat dan tepat. Komunikasi tepat pada waktunya dan jelas melalui persidangan video atau panggilan persidangan memastikan titik buta yang lebih sedikit, kerja berpasukan yang lebih baik dan pergerakan item yang dipercepat.
• Ketelusan
  Elakkan halangan yang berpotensi ketika menghadapi halangan yang mudah dicegah seperti penjadualan, pengambilan pekerja, menjemput peserta ke mesyuarat, dan menentukan siapa yang bertanggungjawab untuk tugas tersebut dengan mengintegrasikan alat digital lain seperti Slack, Outlook dan Google Kalendar ke dalam platform persidangan video anda.
• Pengurusan konflik
  Masalah pasti akan berlaku. Mengurangkan kejadian dengan mengundang mereka yang berada di barisan depan untuk bersuara dan menyuarakan kebimbangan, kemacetan atau apa sahaja yang berpotensi menimbulkan kelemahan dalam rantai ini.
• Laporan kemajuan
  Kemas kini berkala yang dikongsi semasa a perjumpaan berdiri, sesi borak atau sembang video berfungsi untuk terus berada di depan dan mengenal pasti masalah sebelum ia berlaku.

4. Pemantauan dan Pengawalan
Sekiranya anda tidak dapat mengukurnya, anda tidak dapat menguruskannya. Fasa ini memerlukan pemeriksaan untuk memastikan semuanya sesuai dengan apa yang telah dipersetujui sebelumnya. Apakah petunjuk prestasi utama? Apa yang perlu dilaksanakan untuk memenuhi tarikh akhir dan parameter kewangan?

Adakan mesyuarat dalam talian dengan pihak utama untuk pemeriksaan rutin, ulasan dan laporan prestasi. Anda boleh menjalankan pembentangan jarak jauh melalui persidangan video yang merangkumi aliran kerja, dokumen dan fail penting , dan apa sahaja yang perlu dikongsi dan disebarkan. Di mana anda perlu mendapatkan lebih banyak maklumat tentang aktiviti harian pasukan, terutamanya apabila mereka tidak bekerja di pejabat - di situlah anda mungkin perlu menggunakan perisian untuk memantau pekerja yang bekerja dari rumah . Bukan sahaja atas sebab produktiviti, tetapi juga kerana analitik boleh membantu mengenal pasti kesesakan proses, atau pasukan yang menggunakan aplikasi yang ketinggalan zaman.

5. Penutupan
Menutup projek sama pentingnya dengan memulakannya. Juga disebut sebagai "tindak lanjut" fasa, ini adalah masa ketika projek yang siap siap untuk disiarkan secara langsung kepada umum. Fokus utama di sini adalah pada pengeluaran dan penghantaran produk.

Penting bagi pengurus projek untuk menilai jangka hayat projek dari awal hingga akhir dengan:

1. Menyiasat Prestasi Projek
   Adakah setiap pasukan berjaya mencapai matlamat dan penanda? Adakah projek itu disiapkan mengikut anggaran dan jangka masa? Adakah projek itu menyelesaikan masalah? Menangani soalan-soalan ini dan lebih banyak bantuan untuk menilai sama ada projek itu berjaya atau tidak.
2. Melihat Prestasi Pasukan
   Prestasi ahli pasukan dapat dikaji lebih jauh secara individu untuk menilai kejayaan dalam kumpulan. Pemeriksaan kualiti, KPI, dan mesyuarat dalam talian berfungsi untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai prestasi.
3. Menilai Dan Mendokumentasikan Penutupan Projek
   Pembentangan menyeluruh yang menyusun dokumen sokongan yang menunjukkan pertumbuhan projek dari konsepsi hingga penyampaian memastikan penyelesaian yang tepat untuk pelanggan dan pihak berkepentingan.
4. Memohon Ulasan
   Penilaian akhir projek memberikan gambaran lebih dekat mengenai kekuatan dan kelemahan, dari awal hingga akhir. Cari pandangan dan pelajari pelajaran untuk lain kali.
5. Melebihi Belanjawan
   Mampu menentukan kerugian anggaran dan sumber daya yang tidak tersentuh memberikan pemahaman yang lebih baik mengenai kejayaan (atau kegagalan), dan membantu menguruskan pembaziran.

Beberapa titik perbincangan mesyuarat dalam talian termasuk:

• Apa itu projek?
• Apakah peluang untuk pertumbuhan? Penambahbaikan
• Apa kelebihan dan kekurangan yang ditunjukkan melalui proses tersebut?

Biarkan FreeConference.com menyediakan platform persidangan video pengurusan projek yang jelas dan berkesan untuk syarikat anda bagi mewujudkan perpaduan dan pemusatan bagi semua aspek pengurusan projek. Dengan pelbagai ciri, penyepaduan mudah dan keupayaan video dan audio berkualiti tinggi, anda boleh menjangkakan projek anda akan dikomunikasikan dan dikolaborasikan secara menyeluruh.