Kami sebagai penduduk telah menjalankan banyak kajian akhir-akhir ini, dalam usaha untuk mengetahui sebab mesyuarat berfungsi - atau tidak.
Selalunya, kami telah melabelkan mereka sebagai tradisi yang tidak cekap; biasanya dilihat sebagai membuang masa (melainkan orang benar-benar datang bersedia) dan selamat untuk menganggap kita semua telah menghadiri sekurang-kurangnya satu mesyuarat tanpa bersedia. Jadi apa yang memberi? Mengapa mesyuarat sangat sukar untuk dipedulikan? Mengapa mereka begitu sukar untuk diuruskan? Mengapa kita terus memilikinya?
Menggunakan perisian FreeConference bermakna anda telah memilih untuk memanfaatkan sepenuhnya beberapa teknologi persidangan maya terkemuka di dunia, dan anda telah melakukannya di tiada kos perniagaan tambahan. Walau bagaimanapun, dalam memilih perkhidmatan Freemium, anda juga tahu bahawa sesetengah syarikat meninggalkan banyak perkara yang perlu diingini.
Nasib baik untuk anda, sifat berpatutan bagi peningkatan perisian FreeConference bermakna anda tidak perlu mengorbankan penjimatan hidup anda untuk mengakses kualiti, ciri premium atau peningkatan yang berguna.
Kami tahu bahawa anda mungkin sudah mahu keluar dari mesyuarat anda. Mereka tidak selalu dijalankan dengan cara yang bijak. Tetapi adakah anda mempertimbangkan untuk mendapatkan lebih banyak daripada mereka?
Mudah jemu bila kajian tertentu nyatakan bahawa mesyuarat mengambil kira-kira satu pertiga daripada masa anda, tetapi beberapa mesyuarat adalah penting - itulah sebabnya kami terus mengadakan mesyuarat itu.
Memandangkan persekutuan adalah penting untuk kerjasama, dan tiada perniagaan dibina bersendirian, FreeConference telah membangunkan beberapa ciri yang mengagumkan untuk meningkatkan cara kami berinteraksi dengan rakan sekerja kami dan dengan data kami. Kebimbangan utama yang telah kami lihat untuk menangani adalah isu masa, kejelasan, kesinambungan dan akauntabiliti.
Sekiranya anda terpaksa duduk melalui pertemuan yang tidak putus-putus, anda mungkin mempunyai masa untuk mencari cara yang akan anda lakukan dengan cara yang berbeza. Mesyuarat, jika tidak dirancang dengan baik, sukar dimediasi tanpa agenda ringkas; membuat keputusan menjadi lumpur oleh perbincangan yang tidak fokus dan kurangnya penyertaan yang tepat. Merancang agenda yang berkesan adalah salah satu cara seseorang dapat memanfaatkan kekuatan pasukan yang kuat, kerana ia menyediakan struktur yang diperlukan dan kandungan maklumat untuk menyelesaikan sesuatu dengan baik.
Sama ada mesyuarat anda setiap hari, mingguan, atau suku tahunan, keperluan garis masa yang kuat adalah penting untuk mengekalkan kecekapan, dalam kumpulan besar dan kecil. Berikut adalah beberapa faktor penting yang perlu diingat semasa merancang agenda mesyuarat anda. Pertimbangkan perkara berikut:
Adakah anda memilih topik yang melibatkan pasukan yang anda tuju? Kebanyakan orang ingin membincangkan perkara yang mempengaruhi mereka secara langsung. Perbincangan mengenai isu-isu yang melibatkan pelbagai jabatan adalah perkara baik untuk dibawa semasa mesyuarat, yang mana sumber daya telah diperuntukkan untuk tujuan perbincangan kumpulan. Oleh kerana kebanyakan organisasi digerakkan melalui a
rasa saling bergantung pejabat, jabatan dalaman sering memerlukan waktu pertemuan untuk menyelaraskan dan menyatukan usaha mereka.
Mengingat keterlibatan pasukan dengan apa yang dibincangkan juga membolehkan anda menyesuaikan agenda anda dengan khalayak anda, dan memaksimumkan penyertaan khalayak.
Semasa membuat agenda anda, tanyakan pada diri sendiri, adakah ini mempengaruhi orang yang saya hadapi?
Menggunakan kata kunci sebagai ayat topik titik peluru dapat meninggalkan ruangan profesional: jika anda mengumumkan pelancaran produk baru yang berjaya dalam agenda di bawah "Good Stuff We Did Baru-baru ini", kemungkinan anda akan menjadi satu-satunya di halaman tersebut. Sangat sukar untuk melakukan perbincangan jika orang tidak jelas mengenai masalahnya, apalagi dapat mempersiapkannya dengan berkesan.
Menggunakan pernyataan soalan untuk mengemukakan poin dalam mesyuarat adalah cara yang baik untuk memastikan bahawa perbincangan benar-benar menyelesaikan masalah yang dikemukakan. Dengan menggunakan pelancaran produk hipotesis kami yang berjaya sebagai contoh, pertimbangkan ini: Apa yang berjaya untuk pelancaran itu? Pasaran apa yang telah kita buka dengan kejayaan ini? Dari mana kita mengambilnya dari sini?
Semasa membuat tajuk pelajaran untuk mesyuarat, tanyakan pada diri sendiri, Apakah jawapan yang saya cari? Soalan apa yang paling baik untuk kita sampai di sana?
Orang boleh marah apabila menyedari bahawa meminta input mereka tidak menjamin bahawa mereka akan mempunyai suara dalam proses membuat keputusan terakhir. Penting untuk mengkategorikan setiap perbincangan berdasarkan apa yang anda cari dari khalayak anda. Tentukan untuk kumpulan apa yang anda harapkan daripada jawapan mereka. Pendekatan berasaskan soalan membantu anda mendapatkan respons yang lebih bermanfaat dari pasukan anda, tetapi juga dapat menimbulkan kekecewaan jika anda menyesatkan dengan cara apa tanggapan ini digunakan.
Sekiranya mesyuarat diadakan supaya anda dapat mengumpulkan input untuk keputusan yang lebih besar, beri tahu. Sekiranya anda memerlukan papan idea yang baru, nyatakan dalam agenda. Sekiranya anda mencari kata sepakat pada akhir mesyuarat, tuliskan dan jelaskan bahawa tujuan akhir perbincangan adalah memutuskan sesuatu. Dengan cara ini, anda tidak boleh diketepikan oleh pertikaian antara anggota pasukan anda yang mungkin mempunyai pengertian kewibawaan yang tidak mementingkan pertemuan ini.
Semasa menyenaraikan jangkaan untuk mesyuarat, tanyakan pada diri sendiri, adakah saya mencari input, maklumat, atau keputusan akhir?
Isu ini adalah usaha dua bit, kerana ketepatan masa agenda anda dapat menentukan tahap persiapan yang dicapai oleh ahli pasukan anda. Semakin cepat anda menyampaikan agenda kepada mereka, semakin cepat anda dapat mengharapkan mereka mempertimbangkan unsur-unsur poin diskursifnya dan bersiap untuk memberikan input mereka, atau mengumpulkan maklumat untuk membuat keputusan yang tepat dengan anda. Penting untuk memberi perhatian kepada pasukan anda ketika membuat keputusan atau mesyuarat penting yang melibatkan persiapan, kerana anda ingin memaksimumkan masa dengan semua pihak yang terlibat, dan berusaha memberitahu orang lain sementara orang lain yang telah bersiap sedia dan menunggu adalah cara yang baik untuk biarkan pasukan anda kecewa dan tidak serasi. 
Semasa menyampaikan agenda pertemuan kepada pasukan, tanyakan pada diri sendiri, Sekiranya saya menerima agenda ini sekarang, adakah saya sendiri akan bersedia untuk perjumpaan itu tepat pada waktunya?
Menjaga sekelompok besar orang menjadi topik sukar. Menjaga mereka mengikut jadual hampir mustahil. Atas sebab ini, sangat penting untuk memasukkan komponen masa untuk merancang agenda mesyuarat anda. Setiap bahagian / soalan / topik mesti digariskan dengan jelas dalam jangka masa. Jangka masa ini harus memperuntukkan jumlah waktu yang cukup untuk perbincangan, penyemakan, dan kesimpulan. Ini penting untuk dijelaskan sebelum mesyuarat: sering kali, anda akan akhirnya mendengar bahawa masalah tertentu memerlukan lebih banyak masa di dewan, atau dapat dikurangkan dengan ketara.
Semasa membuat slot waktu untuk setiap bahagian agenda mesyuarat anda, tanyakan pada diri sendiri, Bagaimana masa kita digunakan dengan sebaiknya? Adakah maklum balas mereka akan membuka dialog yang patut dibincangkan lebih lanjut? Berapa lama saya ingin menghabiskan item ini?
Memproses agenda anda lebih berkaitan dengan langkah-langkah yang terlibat dalam proses semua perkara dalam mesyuarat. Ini menghitung tahap perbincangan di mana anda berusaha menyelesaikan tugas yang sedang dilakukan. Bersetuju dengan cara-cara di mana masalah akan diproses meningkatkan keberkesanan mesyuarat anda. Sekiranya anda tidak menghitung cara yang anda mahukan pasukan menangani setiap masalah, beberapa ahli mungkin terganggu ketika mendefinisikan masalah ini, sementara ada yang membincangkan relevansinya dengan mereka: tidak ada yang akhirnya fokus untuk mengenal pasti atau menilai sebarang penyelesaian .
Proses untuk menangani item akan muncul dalam agenda bertulis yang akan anda berikan. Apabila anda mencapai item tersebut semasa pertemuan, jelaskan proses yang diperlukan untuk mencapai kesepakatan, dan cari persetujuan tersebut.
Semasa pertama kali menentukan proses ini dalam agenda anda, tanyakan pada diri sendiri, Bagaimana saya mahu mengetuai perbincangan ini? Adakah saya ingin mendengar daripada individu atau pasukan? Adakah saya mahukan pengundian sebulat suara, pilihan pengundian, atau perbincangan sumbang saran? Bagaimana saya menentukan bila masalah telah diselesaikan? Seperti apa perjumpaan yang ideal bagi saya?
Ini mungkin bahagian paling penting dalam membuat agenda - memahami bahawa mereka selalu dalam proses perubahan. Tidak ada agenda yang kebal terhadap kebodohan masa, kelewatan yang tidak dijangka, hari sakit, atau kemunduran. Atas sebab ini, penting untuk berubah. Keutamaan agenda tidak diragukan lagi akan berubah menjadi penting apabila tarikh semakin hampir dan perkara menjadi semakin kukuh dalam masa nyata. Seiring dengan kemajuan projek, begitu juga pasukan, dan begitu juga tujuan agenda. Perkara pertama dalam agenda baik adalah "mengedit dan mengutamakan agenda hari ini". Item jadual ini adalah kaedah terbaik untuk memastikan bahawa pasukan anda sesuai dengan apa yang dibincangkan, mengapa, sejauh mana, dan dengan jangkaan apa pada hari tersebut.
Semasa membuat agenda untuk mana-mana dan semua perjumpaan, tanyakan pada diri sendiri, Adakah ruang untuk perbincangan di sini? Bagaimana saya dapat menguruskan apa yang tidak dapat saya rancangkan dengan sebaiknya? Bagaimanakah cara untuk memusatkan perbincangan saya?
Ini adalah perkara penting untuk disertakan dalam agenda anda. Ini membincangkan banyak mengenai kepimpinan anda untuk dapat menangguhkan urgensi mesyuarat untuk membincangkan elemen kejayaan dengan pasukan anda. Sangat penting agar semua orang merasakan bahawa pekerjaan mereka dihargai, walaupun terdapat kekangan waktu, kemunduran, masalah dan cabaran. Pekerjaan yang dilakukan dengan baik harus ditangani, dan menggunakan beberapa saat dalam pertemuan anda untuk mengucapkan tahniah kepada pasukan anda atas apa yang telah berjalan dengan baik adalah cara yang baik untuk menjaga semangat dan memupuk persekitaran kerja yang menyokong.
Ini adalah kategori yang lebih rendah, tetapi sama pentingnya. Ini memberi sedikit peringatan kepada pasukan anda bahawa selalu ada ruang untuk diperbaiki. Sama ada anda mengalami masalah ketepatan masa, dinamika pejabat dalaman, atau hanya mengalami minggu yang sukar di pasaran, pastikan pasukan anda mengetahui apa yang diharapkan dari mereka, setiap saat. Meletakkan cawan kopi anda di mesin basuh pinggan mangkuk adalah bahagian kecil tetapi penting dalam menjaga persekitaran pejabat, dan tidak penting seperti yang dinyatakan, menyebutnya sebagai sebahagian daripada perjumpaan anda memperkukuhkan kepentingan konsistensi.
Sama ada anda pernah mendengar fenomena Parking Lot, anda pasti menggunakan konsep utamanya. Ini pada dasarnya bertindak sebagai papan suara untuk semua idea yang tidak dapat ditangani dengan segera dalam persekitaran pertemuan semasa. Semua projek, idea, pertanyaan dan pertanyaan baru dapat "diparkir" di tempat tersebut, dan dicatat sebagai titik perbincangan untuk pertemuan di masa depan. Ini juga bermaksud bahawa anda selalu mempunyai unit simpanan yang penuh dengan idea untuk kembali, sekiranya anda mempunyai beberapa minit tambahan pada akhir mesyuarat. Tempat Letak Kereta adalah kaedah terbaik untuk terus bekerja, berada di landasan, dan direkodkan.
Secara keseluruhan, perkara paling penting yang perlu diingat mengenai merancang agenda adalah bahawa anda selalu bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Anda harus bertujuan untuk menjadikan perbincangan anda padu, inklusif, kreatif, dan produktif. Sukar untuk mencapai semua markah, tetapi jika anda mempunyai slot untuk itu dalam agenda, anda mungkin akan sampai tepat pada waktunya.
FreeConference.com penyedia panggilan persidangan percuma yang asli, memberi anda kebebasan untuk memilih cara menyambung ke mesyuarat anda di mana sahaja, bila-bila masa tanpa kewajipan.
Buat akaun percuma hari ini dan alami telekonferens percuma, video percuma muat turun, perkongsian skrin, persidangan web dan banyak lagi.
Ini tengah hari Ahad, dan sekumpulan rakan masuk ke perjumpaan web dalam talian mereka yang dijadualkan secara berkala. Mereka bertemu seminggu sekali untuk berbual mengenai kehidupan; kadang-kadang mengenai kerja; mereka bercakap-cakap ketika berbual dengan wajah biasa yang jarang dilihat.
Rakan-rakan ini telah pergi secara berasingan - seorang pergi ke kewangan, yang lain untuk pengaturcaraan, dan beberapa pergi ke VC, dengan harapan dapat menemui perkara besar seterusnya. Ia adalah petang Ahad; itu adalah rutin perjumpaan web dalam talian; tetapi kali ini, sesuatu terasa berbeza. (lebih ...)
