Mengapa Mesyuarat Tidak Berkesan - Dan Cara Memperbaikinya

Kami sebagai penduduk telah menjalankan banyak kajian akhir-akhir ini, dalam usaha untuk mengetahui sebab mesyuarat berfungsi - atau tidak.

Selalunya, kami telah melabelkan mereka sebagai tradisi yang tidak cekap; biasanya dilihat sebagai membuang masa (melainkan orang benar-benar datang bersedia) dan selamat untuk menganggap kita semua telah menghadiri sekurang-kurangnya satu mesyuarat tanpa bersedia. Jadi apa yang memberi? Mengapa mesyuarat sangat sukar untuk dipedulikan? Mengapa mereka begitu sukar untuk diuruskan? Mengapa kita terus memilikinya?

Apa masalahnya?

Untuk sebahagian besar, isu mesyuarat tidak berkesan berkisar pada tanggapan tentang pertunangan, penyediaan, komunikasi, kesimpulan, dan pembangunan konkrit.

Sukar untuk memotivasikan orang yang tidak mengambil berat tentang perkara yang dibincangkan.

Lebih sukar untuk bergerak ke hadapan apabila orang tidak mempunyai maklumat yang diperlukan.

Ia menjadi mencabar untuk menganjurkan perbincangan yang membina apabila orang ramai tidak berada di halaman yang sama.

Ia hampir mustahil untuk maju apabila dihalang oleh perkara remeh harian, dan memang begitu pasti bukan mudah untuk mencapai matlamat apabila projek tidak dapat disiapkan tepat pada masanya.

Jadi cara terbaik untuk kita maju?

Membuat Orang Bertunang

Kebanyakan orang ingin membincangkan perkara yang mempengaruhi mereka secara langsung. Perkara yang baik untuk dibawa semasa mesyuarat ialah perbincangan mengenai isu yang melibatkan jabatan yang berbeza, kerana sumber telah diperuntukkan untuk tujuan perbincangan kumpulan semata-mata.

Luangkan masa untuk mempertimbangkan sama ada isu ini menjejaskan pasukan yang akan anda tangani pada mesyuarat itu. Mereka akan menghargai keinginan anda untuk menyertakan mereka.

Datang Bersedia

Adalah penting untuk memberi maklum balas kepada pasukan anda apabila membuat keputusan penting atau mesyuarat yang melibatkan persediaan, kerana anda ingin memaksimumkan masa dengan semua pihak yang terlibat. Cuba untuk memaklumkan orang manakala orang lain, yang telah bersedia, duduk dan menunggu, adalah cara terbaik untuk membuat pasukan anda kecewa dan tidak sesuai.

Luangkan masa untuk mempertimbangkan perkara berikut: Jika anda menerima jemputan untuk menyertai mesyuarat ini, adakah anda mempunyai maklumat yang diperlukan untuk mengambil bahagian dalam cara yang aktif, termaklum dan membina?

Memahami Titik

Orang tidak boleh membantu jika mereka tidak tahu apa yang anda cari. Gariskan untuk kumpulan apa yang anda jangkakan daripada jawapan mereka. Pendekatan berasaskan soalan membantu anda mendapatkan respons yang lebih berguna daripada pasukan anda, tetapi hanya jika mereka tahu untuk apa jawapan mereka digunakan.

Maklumkan jika anda mengadakan mesyuarat supaya anda boleh mengumpulkan input untuk keputusan yang lebih besar. Jika anda memerlukan papan yang kukuh tentang idea baharu, nyatakan dalam agenda. Jika anda sedang mencari kata sepakat menjelang akhir mesyuarat, tuliskannya dan jelaskan dengan jelas bahawa matlamat akhir perbincangan adalah untuk memutuskan sesuatu.

Luangkan masa untuk menyenaraikan jangkaan anda pada permulaan mesyuarat, supaya semua orang tahu sebab anda mengumpulkannya.

Pengurusan masa

Memastikan kumpulan besar orang mengikut topik adalah satu cabaran manakala memastikan mereka mengikut jadual adalah hampir mustahil. Atas sebab ini, adalah penting untuk menguruskan masa anda dengan berkesan dalam setiap mesyuarat. Ini boleh dilakukan melalui penggunaan a agenda yang dibuat dengan baik.

Gariskan setiap bahagian/soalan/bahagian topik dalam jangka masa. Jangka masa ini harus memperuntukkan adeqjumlah masa untuk perbincangan, penyemakan dan kesimpulan. Perkara ini penting untuk digariskan sebelum mesyuarat: selalunya, anda akan mendengar kembali bahawa isu tertentu sama ada memerlukan lebih banyak masa atau boleh dikurangkan dengan ketara.

Luangkan masa untuk mempertimbangkan cara terbaik untuk menghabiskan masa anda dalam mesyuarat ini. Berapa lama anda ingin menghabiskan setiap item perbincangan? Adakah perbincangan ini mengambil lebih banyak masa yang berbaloi?

Mencapai Matlamat

Tanpa penglibatan, persediaan, komunikasi dan pengurusan masa, peluang perniagaan anda berkembang adalah tipis. Mesyuarat anda akan merayau; anda akan mengecewakan pekerja anda; projek anda akan jatuh, dan tinggal, di tempat letak kereta.

Adalah penting untuk menetapkan matlamat, dan sentiasa berusaha untuk mencapainya. Sebab utama orang ramai mengadakan mesyuarat adalah untuk menyatukan usaha mereka pada topik tertentu dengan tujuan untuk mencapai sesuatu. Jangan biarkan sejarah mesyuarat yang tidak bersemangat menjadi sebab anda tidak sampai ke tempat yang anda inginkan.

Luangkan masa untuk menetapkan matlamat, dan semak semula dengan kerap.

Bagaimana Kami Membetulkan Mesyuarat?

Di sini, di Freeconference, apabila seseorang tidak dapat membuat mesyuarat, ia adalah kecemasan. Kami berada dalam pasaran mesyuarat yang produktif, dan kami mahu anda memaksimumkan masa anda untuk bekerjasama, sama ada dari jauh melalui persidangan maya, atau secara peribadi di meja bilik mesyuarat.

Sama ada mesyuarat terakhir anda berkesan atau tidak, perkara yang perlu dilakukan selepas selesai menentukan keberkesanan mesyuarat seterusnya. Nasihat kami ialah:

Buat agenda mesyuarat yang mantap.

Libatkan orang.

Sediakan kakitangan anda.

Sampaikan minat anda.

Tetapkan matlamat, dan jadikan ia biasa.

Hormati masa mereka.

Dan jangan lupa, sedikit kesyukuran sangat membantu. Terima kasih atas pertunangan mereka; terima kasih atas masa mereka; terima kasih atas idea mereka.

Kami tidak akan ke mana-mana jika tidak kerana kerjasama. Jangan biarkan minit mesyuarat anda sia-sia. Kembali ke Mengutamakan Mesyuarat.

FreeConference.com penyedia panggilan persidangan percuma yang asli, memberi anda kebebasan untuk memilih cara menyambung ke mesyuarat anda di mana sahaja, bila-bila masa tanpa kewajipan.

Buat akaun percuma hari ini dan alami telekonferens percuma, video percuma muat turun, perkongsian skrin, persidangan web dan banyak lagi.

[Id ninja_form = 7]