Отстранувањето на проектот од земја бара систем на процеси и талентирани поединци за да ја завршат работата. Во основна смисла, тоа не е едноставен подвиг!
Потпирајќи се на видео конференции за соработка со повеќе тимови и поединци бара организација и ефикасна имплементација на управување со проекти низ различни канцеларии, оддели и командни синџири. Кохезија, комуникација и централизација се клучните фактори. Со кој и да си имаш работа, било да е заинтересирана страна, клиент или вработен, има многу подвижни делови што треба да се земат предвид од зачнувањето до породувањето.
Секој и секој проект бара сеопфатно знаење за животниот циклус на проектот. Знаејќи како функционира секоја фаза обезбедува вредни сознанија за тоа како да се пристапи кон неа. Но, како функционира видео конференцијата за да го зајакне вашиот процес? Ајде да погледнеме низ рамката на 5 фази на управување со проекти.
Одговорноста на менаџерот на проектот е да знае, планира и гради „подигање“ на проектот со темелно разбирање на петте чекори за управување со проекти. Ова работи за да обезбеди јасен и концизен план за тоа како идејата ќе премине од апстрактна во конкретна. Развиена од страна на Институтот за управување со проекти (ПМИ), 5 -те фази за секој проект што треба да се реализира се следниве:
1. Иницирање
Првиот од фазата на животниот циклус, иницијацијата бара почетен состанок што се појавува кај клиентот и инвеститорите. Тука се дискутираат целите, задачите, сомнежите, грижите и сите првични размислувања и идеи. Кога донесувачите на одлуки не се наоѓаат само на едно место, можете да се потпрете на поставување на онлајн состанок за видео разговор или конференциски повик за да разговарате за следните точки за разговор:
- Кои се инвеститорите и засегнатите страни?
- Која е деловната визија и мисија?
- Која е проценетата временска рамка?
- Кои се некои од ризиците што се вклучени?
- Кој буџет и ресурси се достапни?
2. Планирање
Откако ќе се постават и договорат целите, може појасно да се разбере појасна идеја за конечниот резултат. Работата наназад за да се визуелизираат и формулираат сет планови за секој што ги следи го води тимот од фазата на иницијација до завршување.
Спроведете онлајн состаноци за:
- Собери тимови
- Пренесете суштински детали
- Воспоставете проектни цели и задачи
Фазата на планирање е критична за дупчење на следните 5 компоненти:
- Дизајнирање структура на проект
- Креирање документи за работниот тек
- Проценување на буџетите во одделенијата
- Собирање, распределување и назначување на ресурси
- Проценка на ризик
3. Извршување
Водачите на тимот и проектните менаџери се ставаат во движење да градат испораки, да бидат посредник за клиентите, да остваруваат задачи, да спроведуваат процеси и многу повеќе. Директната комуникација низ сите делови на проектот е неопходна и витална за успехот на реализација на идејата.
Основно за фазата на извршување:
- Чести состаноци
Останувањето на врвот на тимовите со закажани состаноци преку Интернет помага да се задржи проектот накратко и на вистинскиот пат. Навремената и кристално чиста комуникација преку видео конференции или конференциски повици обезбедува помалку слепи точки, подобра тимска работа и забрзано движење на предметите во гасоводот.
Транспарентност
Избегнувајте потенцијални блокади кога станува збор за пречки што лесно може да се спречат, како што се закажување, вработување, поканување учесници на состаноци и утврдување кој е одговорен за таа задача со интегрирање на други дигитални алатки како Slack, Outlook и Google Calendar во вашата платформа за видео конференции.- Управување со конфликти
Проблеми сигурно ќе се појават. Ублажете ги појавите со поканување на оние од тимовите на „првите редови“ да проговорат и да изразат загриженост, тесни грла или с anything што потенцијално може да претставува слабост во синџирот.
- Извештаи за напредок
Редовни ажурирања споделени за време на состанок за стендап, гужва сесија или видео разговор работи за да остане пред кривата и да ги идентификува проблемите пред да се случат.
4. Следење и контрола
Ако не можете да го измерите, не можете да управувате со него. Оваа фаза бара проверка за да бидете сигурни дека с everything е усогласено со она што беше претходно договорено. Кои се клучните показатели за перформансите? Што треба да се спроведе за да се исполнат роковите и финансиските параметри?
Одржувајте онлајн состаноци со клучните играчи за рутински контролни точки, прегледи и извештаи за изведба. Може да се спроведе далечински презентации преку видео конференции што вклучуваат работни текови, важни документи и датотеки, и с anything што треба да се сподели и рашири.
5. Затворање
Затворањето на проектот е исто толку важно како и почетокот на истиот. Исто така наречена и фаза на „следење“, во тоа време е кога завршениот проект е подготвен да излезе во живо за јавноста. Главниот фокус тука е на пуштање и испорака на производи.
Од клучно значење е проект менаџерот да го процени животниот век на проектот од почеток до крај со:
- Истражување на перформансите на проектот
Дали секој тим ги постигна своите цели и маркери? Дали проектот беше реализиран во рамките на буџетот и временските линии? Дали проектот реши проблем? Решавање на овие прашања и повеќе помош за да се процени дали проектот бил успешен или не.
- Гледајќи ги перформансите на тимот
Перформансите на членовите на тимот може дополнително да се ублажат индивидуално за да се процени успехот во групата. Проверките за квалитет, КПИ и состаноците преку Интернет овозможуваат појасен увид во перформансите.
- Оценување и документирање на затворање на проектот
Темелната презентација што собира придружни документи кои го прикажуваат растот на проектот од зачнување до испорака, обезбедува соодветно завршување за клиентите и засегнатите страни.
- Барање прегледи
Конечната евалуација на проектот обезбедува поблизок преглед на силните и слабите страни, од почетокот до крајот. Најдете увид и научете лекции за следниот пат.
- Надминување на буџетот
Способноста да се посочи буџетската загуба, како и недопрените ресурси, обезбедува подобро разбирање на успехот (или неуспехот) и помага да се управува со губењето.
Некои точки за разговор на состаноци преку Интернет вклучуваат:
- Кои беа преземањата на проектот?
- Кои се можностите за раст? Подобрување
- Кои беа некои од јаките и слабите страни прикажани во текот на процесот?
Дозволете FreeConference.com да и обезбеди на вашата компанија јасно и ефективно Платформа за видео конференции за управување со проекти неопходни за создавање кохезија и централизација за сите аспекти на управувањето со проекти. Со широка понуда на функции, лесни интеграции и висококвалитетни видео и аудио способности, можете да очекувате дека вашиот проект ќе биде темелно комунициран и соработуван.
