Ние како популација преземавме многу студии во последно време, во напорите да откриеме зошто состаноците функционираат - или не.
Честопати, ние ги етикетираме како неефикасна традиција; обично се гледа како губење време (освен ако луѓето навистина не се подготвени) и безбедно е да се претпостави дека сите сме дојдени на барем еден состанок неподготвени. Значи, што дава? Зошто е толку тешко да се грижите за состаноците? Зошто се толку тешки за управување? Зошто постојано ги имаме?
Што е проблемот?
Во најголем дел, прашањето за неефикасни состаноци се врти околу идеите за ангажман, подготовка, Комуникација, концизност, и конкретен развој.
Тешко е да се мотивираат луѓе на кои не им е грижа за што се дискутира.
Уште потешко е да се оди напред кога луѓето ги немаат потребните информации.
Станува предизвик да се одржуваат конструктивни дискусии кога луѓето не се на иста страница.
Речиси е невозможно да напредувате кога сте заглавени од секојдневните тривијалности, и тоа е сигурно не е лесно да се постигнат целите кога проектите не можат да се завршат навреме.
Значи, колку најдобро одиме напред?
Ангажирање на луѓето
Повеќето луѓе сакаат да разговараат за работи што директно влијаат врз нив. Добрите работи што треба да се изнесат за време на состаноците се дискусија околу прашања што вклучуваат различни оддели, бидејќи ресурсите се распределени за единствена цел на групни дискусии.
Одвојте време да размислите дали ова прашање влијае на тимот на кој ќе се обратите на состанокот. Тие ќе бидат благодарни за вашата желба да ги вклучите.
Доаѓа Подготвено
Важно е да му дадете гласови на вашиот тим кога доаѓате до важни одлуки или состаноци што вклучуваат подготовка, бидејќи сакате да го максимизирате времето со сите вклучени страни. Обидувајќи се да ги информирате луѓето, додека другите, кои се подготвиле, седат и чекаат, е одличен начин да го оставите вашиот тим фрустриран и некомпатибилен.
Одвојте време да го разгледате следново: Ако добиете покана за учество на овој состанок, дали би ги имале потребните информации за да учествувате на активен, информиран и конструктивен начин?
Разбирање на поентата
Луѓето не можат да бидат корисни ако не знаат што барате. Нацртајте за групата она што го очекувате од нивните одговори. Пристапот базиран на прашања ви помага да извлечете повеќе корисни одговори од вашиот тим, но само ако знаат за што се користат нивните одговори.
Објаснете дали го одржувате состанокот за да можете да соберете информации за поголема одлука. Ако ви треба звучна табла за нова идеја, наведете го тоа на дневниот ред. Ако барате консензус до крајот на состанокот, запишете го тоа и јасно ставете до знаење дека крајната цел на дискусијата е да одлучите за нешто.
Одвојте време да ги наведете вашите очекувања на почетокот на состанокот, па сите знаат зошто сте ги собрале.
Управување со времето
Одржувањето голема група луѓе на тема е предизвик, додека одржувањето на распоред е речиси невозможно. Поради оваа причина, од витално значење е ефикасно да управувате со вашето време на секој состанок. Ова може да се направи со употреба на а добро изработена агенда.
Наведете го секој дел/прашање/дел од темата во временска рамка. Оваа временска рамка треба да распредели адек
многу време за дискусија, ревизија и заклучок. Ова е важно да се наведе пред состанокот: честопати, на крајот ќе слушнете дека некои прашања или им треба повеќе време на табла, или би можеле значително да се намалат.
Одвојте време да размислите како најдобро да го поминете времето на овој состанок. Колку време би сакале да потрошите на секоја тема за дискусија? Дали оваа дискусија ќе потрае повеќе време отколку што вреди?
Постигнување цели
Без ангажман, подготовка, комуникација и управување со времето, шансите вашиот бизнис да процвета се мали. Вашите состаноци ќе талкаат; ќе ги фрустрирате вашите вработени; вашите проекти ќе паднат и ќе останат на паркингот.
Важно е да поставувате цели и постојано да се стремите да ги постигнете. Целата причина што луѓето имаат состаноци е да ги консолидираат своите напори за дадена тема со цел да постигнат нешто. Не дозволувајте историјата на сјајни состаноци да биде причина да не стигнете таму каде што би сакале да бидете.
Одвојте време да поставите цели и честопати повторно посетувајте ги.
Како ги поправаме состаноците?
Овде, на Freeconference, кога некој не може да одржи состанок, тоа е итен случај. Ние сме на пазарот на продуктивни состаноци и сакаме да го максимизирате вашето време поминато во соработка, без разлика дали преку далечина виртуелни конференции, или лично на маса во сала за одбор.
Без разлика дали вашиот последен состанок бил ефективен или не, што да направите по неговото завршување одредува колку е ефективен следниот состанок. Нашиот совет е:
Направете солидна агенда за состаноци.
Ангажирајте луѓе.
Подгответе го вашиот персонал.
Пренесете ги вашите интереси.
Поставете цели и направете ги вообичаени.
Почитувајте го нивното време.
И не заборавајте, малку благодарност оди многу. Заблагодарете им се за нивниот ангажман; заблагодарете им се за одвоеното време; им благодарам за нивните идеи.
Не би биле никаде ако не за соработка. Не дозволувајте минутите од состанокот да исчезнат. Вратете се на состаноците да бидат важни.
FreeConference.com оригиналниот бесплатен провајдер за конференциски повици, кој ви дава слобода да изберете како да се поврзете на состанокот насекаде, во секое време без обврска.
Создадете бесплатна сметка денес и искусете бесплатна телеконференција, видео без преземање, споделување екран, веб конференции и многу повеќе.
[ID на нинџа-форма = 7]
