5 начини на кои сеуште губите време на состаноците (и како да го промените тоа!)

Запознајте го Џон:

Денес е денот!

„Бип звучен звучен сигнал“, алармот за паметен телефон ја прекинува долгата тишина на дремката, будијќи го Џон за уште еден работен ден. Кога неговите мисли почнуваат да се спојуваат, тоа го погодува: ова не е само „уште еден работен ден“, тоа е најголемиот состанок во неговата млада кариера.

Џон отсекогаш бил вреден работник; тој често е првиот во канцеларијата и последен што заминува, секогаш ја завршува својата работа навремено, а понекогаш дури и им помага на соработниците да ги направат своите рокови.

Сепак, и покрај неговата работна етика, Џон отсекогаш бил... занемарен. Тој беше последниот во својата класа што беше унапреден и секогаш се бореше да добие внимание од претпоставените.

Но, сето тоа завршува денес. Ова е шансата што Џон ја чекаше.

„Добро Џон, земе длабок здив“, мрмори Џон во себе, тивко јадејќи ги житарките. Капка млеко му тече по страната на брадата, но тој е премногу преокупиран за да забележи -- се што може да размислува е големата средба.

„Има многу работи во прашање и оваа средба мора да помине совршено. Треба да ги поминам чекорите до успехот за значаен состанок“.

# 1 Подготовка на моите присутни однапред

Луѓето го прават состанокот: Затоа морам да се погрижам да ги поканам сите што е потребно и да го проверам повторно списокот на присутни. На овој начин може да се носат одлуки на состанокот.

Испратив и е-пошта со сите материјали и ресурси за презентација што ќе му бидат потребни на мојот состанок. Бидејќи ќе има многу да се зборува, се погрижив целата прелиминарна работа да биде завршена.

#2 Имајќи добра агенда

Имањето и дистрибуирањето на однапред конструирана агенда е најважниот фактор за успешен состанок, бидејќи ви овозможува да дефинирате цели, да ги предупредите другите и да ја преземете контролата врз мојата конференција.

Мојата агенда вклучува и лична листа за проверка за да ми помогне да го ублажам темпото на конференцијата.

Присутните имаат само ограничен опсег на внимание, така што управувањето со времето е од клучно значење!

#3 Создавање инклузивна средина за состаноци

Кога ќе започне состанокот, ќе им кажам на сите мои членови да ги исклучат сите непотребни технологии. Бидејќи има многу важни одлуки што треба да се донесат, последното нешто што ми треба се одвлекување на вниманието, а паметните телефони можат да бидат најголемиот портал за нив.

Исто така, ќе треба да се погрижам секој да има шанса да зборува и да се чувствува удобно да биде искрен со нашата ситуација.

Секогаш останете на темата.

# 4 Користење на „Паркинг“

Зборувајќи за останување на темата, Паркингот може да биде спасоносна благодат за состанокот кој е погрешен, бидејќи гарантира повторно разгледување на „достојните“ теми, додека ми дава лиценца да го насочам разговорот назад кон агендата.

Ако некој учесник на состанокот покрене прашање што не е релевантно за агендата, ќе ја запишам неговата идеја во делот Паркинг од агендата и ќе му кажам дека можеме повторно да ја разгледаме подоцна.

#5 Следење

Со секаква среќа, состанокот ќе помине без проблеми и ќе ги постигне сите негови цели - но секогаш постои шанса нешто да не оди според планот.

Ќе треба да завршам силно со повторно наведување на сите акциски планови за кои се договорени за време на состанокот, вклучително и на кого му е доделена секоја задача и кој е нивниот краен рок.

Исто така, сигурно ќе ги споделам сите информации и одлуки со сите кои не присуствуваат, за да не бидат изоставени од циклусот.

Џон тивко се насмевнува, тапкајќи се по грбот...

„Добар разговор. Направив се што можам за најголемиот настан во мојата кариера. Се надеваме дека напорната работа ќе се исплати“.

Откако ги намачка аглите на устата со блиската салфетка, станува од масичката и ја напушта кујната.

Џон го облекува својот среќен костум и вратоврска, зема длабок здив и излегува од вратата.

Сончево е.

Немате сметка? Пријавете се сега!

[ID на нинџа-форма = 7]