Клучот за водење ефективен формален состанок е добро осмислена агенда. Кога се подготвувате однапред со пишување агенда однапред со детални информации за состанокот, не само што ќе заштедите време за сите вклучени, туку и најверојатно исходот ќе биде успешен.
Еве 5 точки што секогаш треба да ги вклучите кога креирате ефективна агенда за состаноци:
5. Дефинирајте ја целта на состанокот. (Или цели)
Ова може да биде најважниот дел од агендата. Ја одредува целта на состанокот и исходот или одлуката што се надевате дека ќе ја постигнете на крајот. Тоа им овозможува на сите вклучени да имаат јасно разбирање за она што се обидувате да го постигнете и зошто нивното учество е ценето.
Кога агендата вклучува започнување со целта, вие сте повеќе фокусирани на крајниот резултат. додека го креирате остатокот од агендата на состанокот, ја подобрувате ефикасноста на вашиот состанок уште пред да започне.
Проверете ја листата со состаноци!
4. Наведете листа на теми за дневен ред на состаноци за дискусија
Откако ќе се утврди целта на состанокот, подгответе се за состанокот со листа на важни теми за дискусија.
Секоја тема за дискусија треба да помогне во постигнувањето на целта на состанокот. Списокот може да биде краток, но треба да биде доволно детален за да можат членовите на тимот да се подготват за состанокот на тимот за да дадат ефективен придонес.
Вообичаен метод е да се позиционира секоја тема како прашање. Ова го започнува процесот на размислување за вашите учесници и обезбедува проверка на неговата релативност кон целта на состанокот.
Секоја тема треба да има сопственик и одредено време да ја покрие темата. Сопственоста на темата обезбедува одговорност. Временска рамка го одржува состанокот на распоред. Преземете ја нашата бесплатна агенда за состаноци овде: Преземање агенда за состаноци на FreeConference
3. Идентификувајте ја листата на потребни учесници
Предизвикот се претставува, не кога се одлучува кого да покани, туку кого не. Само луѓе кои навистина треба да бидат на состанокот треба да бидат на оваа листа.
Ако ги утврдивте целите на состанокот и доделивте теми за состаноци, треба да имате добра основа за да работите за да ја финализирате вашата листа на присутни. Имајќи го тоа на ум, поставете си три прашања кога размислувате за секој учесник на состанокот. Ако одговорите со да на некое од прашањата, додајте го на списокот со точки од дневниот ред:
- Дали тој/таа треба да биде присутен за да ја постигне целта на состанокот?
- Дали тој/таа има вредно знаење или експертиза што може да влијае на исходот?
- Дали врз него директно влијаат крајниот резултат на целта?
Ако не сте сигурни, размислете да го направите неговото присуство по избор. Наместо тоа, секогаш можете да испратите резиме, снимка или транскрипција по состанокот. Записник од состанок од чувар на белешки, не е секогаш потребен.
Една од најголемите поплаки за деловните состаноци е дека тие се губење време. Управувањето со состаноците станува полесно кога синхронизациите остануваат околу 30 минути. Почитувајте го времето на вашите колеги без да губите време или да губите резултати.
2. Оставете дел за акциони ставки и дискусии надвор од темата на крајот од агендата на состанокот
Следењето е исто толку важно како и самиот состанок. На дното на шаблон за агенда за состаноци, корисно е да се вклучи дел каде што присутните можат да земаат белешки, да документираат акциони ставки, одлуки и да земаат храна. Имајќи го овој дел се организираат заклучоците направени на состанокот и им овозможува на присутните да го визуелизираат процесот што треба да се случи потоа.
Може да се појават неочекувани теми за време на состанокот што го насочуваат фокусот подалеку од крајната цел. За да останете на вистинскиот пат и на време, „паркирајте“ ја дискусијата надвор од темата во „Паркинг“, обично на крајот од агендата, за повторно да се посетите надвор од претходниот состанок. Друг вообичаен термин за ова е „Ајде да го земеме ова офлајн“.
1. Последно, но не и најмалку важно, проверете ги деталите за состанокот, како што се времето, местото и логистиката на конференцијата
Ова е особено важно ако присутните ќе учествуваат на вашиот состанок од далечина. Осигурајте се дека сите детали за конференцијата се јасно наведени и точни, вклучувајќи ги и броевите за повикување, кодот за пристап и сите врски до вашата сала за состаноци преку Интернет.
Или, креирајте состанок со FreeConference.com и деталите за конференцијата се пополнети во сите покани и потсетници, заедно со агендата за состанок.
Обидете се да ја испратите агендата најмалку 48 часа однапред.
Однапред известување им обезбедува на присутните време да се подготват за состанокот на одборот и да се осигураат дека немаат никакви конфликти во нивниот распоред.
Обидете се да ја испратите агендата најмалку 48 часа однапред.
Однапред известување им обезбедува на присутните време да се подготват за состанокот и да се осигураат дека немаат никакви конфликти во нивниот распоред.
