Kāpēc sapulces var būt neefektīvas - un kā tās labot

Mēs kā iedzīvotāji pēdējā laikā esam veikuši daudzus pētījumus, lai noskaidrotu, kāpēc sanāksmes darbojas vai nedarbojas.

Bieži vien mēs tos esam nodēvējuši par neefektīvām tradīcijām; parasti tiek uzskatīta par laika izšķiešanu (ja vien cilvēki nav ieradušies sagatavojušies), un var droši pieņemt, ka mēs visi esam ieradušies vismaz uz vienu tikšanos nesagatavoti. Tātad, ko dod? Kāpēc sanāksmēm ir tik grūti rūpēties? Kāpēc tos ir tik grūti pārvaldīt? Kāpēc mums tie joprojām ir?

Kāda ir problēma?

Lielākoties jautājums par neefektīvām sanāksmēm ir saistīts ar priekšstatiem par saderināšanās, sagatavošana, sakari, secinājums, un konkrēta attīstība.

Ir grūti motivēt cilvēkus, kuriem nav vienalga par to, kas tiek apspriests.

Ir vēl grūtāk virzīties uz priekšu, ja cilvēkiem nav vajadzīgās informācijas.

Kļūst sarežģīti vadīt konstruktīvas diskusijas, kad cilvēki nav vienā pusē.

Ir gandrīz neiespējami tikt uz priekšu, kad esat iegrimis ikdienas sīkumos, un tā arī ir protams nav viegli sasniegt mērķus, ja projektus nevar pabeigt laikā.

Tātad, kā vislabāk virzīties uz priekšu?

Cilvēku iesaistīšana

Lielākā daļa cilvēku vēlas apspriest lietas, kas viņus tieši ietekmē. Sapulču laikā ir jārunā par jautājumiem, kas saistīti ar dažādām struktūrvienībām, jo ​​resursi ir piešķirti tikai grupu diskusijām.

Veltiet laiku, lai apsvērtu, vai šī problēma ietekmē komandu, ar kuru runāsit sanāksmē. Viņi novērtēs jūsu vēlmi tos iekļaut.

Nākam sagatavots

Pieņemot svarīgus lēmumus vai sapulces, kas saistītas ar sagatavošanos, ir svarīgi dot komandai zināmu galvu, jo vēlaties maksimāli izmantot laiku ar visām iesaistītajām pusēm. Mēģinājums informēt cilvēkus, kamēr citi, kas ir sagatavojušies, sēž un gaida, ir lielisks veids, kā atstāt savu komandu neapmierinātai un nesaskaņotai.

Veltiet laiku, lai apsvērtu sekojošo: Ja jūs saņēmāt uzaicinājumu piedalīties šajā sanāksmē, vai jums būtu nepieciešamā informācija, lai aktīvi, informēti un konstruktīvi piedalītos?

Izpratne par punktu

Cilvēki nevar būt noderīgi, ja viņi nezina, ko jūs meklējat. Norādiet grupai, ko jūs sagaidāt no viņu atbildēm. Uz jautājumiem balstītā pieeja palīdz jums iegūt noderīgākas atbildes no jūsu komandas, taču tikai tad, ja viņi zina, kāpēc viņu atbildes tiek izmantotas.

Pastāstiet par to, vai rīkojat sapulci, lai varētu apkopot informāciju par lielāku lēmumu. Ja jums ir nepieciešama jauna ideja, norādiet to darba kārtībā. Ja meklējat vienprātību līdz sanāksmes beigām, pierakstiet to un skaidri norādiet, ka diskusijas galamērķis ir kaut ko izlemt.

Atvēliet laiku, lai tikšanās sākumā uzskaitītu savas cerības, lai visi zinātu, kāpēc esat tās apkopojis.

laika vadība

Lielas cilvēku grupas noturēšana pie tēmas ir izaicinājums, kamēr tos ievērot grafiku ir gandrīz neiespējami. Šī iemesla dēļ ir svarīgi efektīvi pārvaldīt savu laiku katrā sanāksmē. To var izdarīt, izmantojot a labi izstrādāta darba kārtība.

Nosakiet katru sadaļu/jautājumu/tēmas daļu noteiktā laika posmā. Šim laika posmam vajadzētu piešķirt adekvatvēliet laiku diskusijām, pārskatīšanai un secinājumiem. Tas ir svarīgi izklāstīt pirms sanāksmes: bieži vien jūs galu galā dzirdēsit, ka noteiktiem jautājumiem vai nu ir nepieciešams vairāk laika, vai arī tos var ievērojami samazināt.

Veltiet laiku, lai apsvērtu, kā vislabāk pavadīt laiku šajā sanāksmē. Cik ilgu laiku jūs vēlētos veltīt katram diskusijas punktam? Vai šī diskusija prasīs vairāk laika, nekā tā ir vērta?

Mērķu sasniegšana

Bez iesaistīšanās, sagatavošanās, komunikācijas un laika pārvaldības jūsu biznesa uzplaukuma iespējas ir niecīgas. Jūsu tikšanās klīst; jūs sagādāsiet vilšanos saviem darbiniekiem; jūsu projekti kritīs un paliks stāvvietā.

Ir svarīgi izvirzīt mērķus un konsekventi censties tos sasniegt. Viss iemesls, kāpēc cilvēki satiekas, ir apvienot savus centienus par noteiktu tēmu ar mērķi kaut ko paveikt. Neļaujiet vāju sanāksmju vēsturei būt par iemeslu tam, ka nenokļūstat tur, kur vēlaties būt.

Veltiet laiku mērķu noteikšanai un bieži tos atkārtojiet.

Kā mēs labojam sanāksmes?

Šeit, Freeconference, kad kāds nevar noorganizēt sapulci, tā ir ārkārtas situācija. Mēs esam produktīvu sanāksmju tirgū, un mēs vēlamies, lai jūs maksimāli palielinātu laiku, kas pavadīts sadarbībai, neatkarīgi no tā, vai virtuālās konferences, vai personīgi pie sēžu zāles galda.

Neatkarīgi no tā, vai jūsu pēdējā sanāksme bija efektīva, kā rīkoties pēc tās pabeigšanas, ir atkarīgs, cik efektīva būs nākamā sanāksme. Mūsu padoms ir:

Izveidojiet stabilu sanāksmes darba kārtību.

Iesaistīt cilvēkus.

Sagatavojiet savus darbiniekus.

Norādiet savas intereses.

Izvirziet mērķus un padariet tos kopīgus.

Cieniet viņu laiku.

Un neaizmirstiet, neliela pateicība ir ļoti noderīga. Paldies viņiem par viņu iesaistīšanos; paldies viņiem par atvēlēto laiku; paldies viņiem par idejām.

Mēs nekur nebūtu, ja ne sadarbība. Neļaujiet savām tikšanās minūtēm iet velti. Atgriezieties pie sapulču nozīmes veidošanas.

FreeConference.com sākotnējais bezmaksas konferences zvanu nodrošinātājs, kas dod jums brīvību izvēlēties, kā jebkurā laikā un bez saistībām izveidot savienojumu ar sapulci.

Izveidojiet bezmaksas kontu jau šodien un izbaudiet bezmaksas telekonferences, bez lejupielādes video, ekrāna kopīgošanu, tīmekļa konferences un daudz ko citu.

[Ninja_form id = 7]