Ja jums kādreiz ir nācies sēdēt caur nebeidzama tikšanās, iespējams, jums bija laiks izdomāt veidus, kā jūs to darītu citādi. Sapulces, ja tās ir slikti plānotas, ir grūti starpnieks bez kodolīgām darba kārtībām; lēmumu pieņemšana kļūst neskaidras diskusijas un informētas līdzdalības trūkuma dēļ. Efektīvas darba kārtības izstrāde ir viens no veidiem, kā var izmantot spēcīgas komandas spēku, jo tā nodrošina gan nepieciešamo struktūru, gan informatīvo saturu, lai pareizi paveiktu lietas.
Neatkarīgi no tā, vai sanāksme notiek katru dienu, reizi nedēļā vai reizi ceturksnī, lai saglabātu efektivitāti gan lielās, gan mazās grupās, ir nepieciešama stingra laika grafika nepieciešamība. Tālāk ir uzskaitīti daži svarīgi faktori, kas jāpatur prātā, veidojot sanāksmju darba kārtību. Apsveriet sekojošo:
Jūsu komandas iesaistīšanās darba kārtībā
Vai esat izvēlējies tēmu, kurā ir iesaistīta komanda, ar kuru jūs uzrunājat? Lielākā daļa cilvēku vēlas apspriest lietas, kas viņus ietekmē tieši. Diskusijas par jautājumiem, kas saistīti ar dažādiem departamentiem, ir labas lietas, kas jāuzsver sanāksmju laikā, kurām resursi ir piešķirti tikai un vienīgi grupu diskusijas. Tā kā lielākā daļa organizāciju tiek darbinātas, izmantojot a
Biroja savstarpējās atkarības izjūta, iekšējām struktūrvienībām bieži ir nepieciešams sanāksmju laiks, lai koordinētu un konsolidētu savus centienus.
Ņemot vērā komandas iesaistīšanos apspriežamajā, varat arī pielāgot savu darba kārtību savai auditorijai un maksimāli palielināt auditorijas līdzdalību.
Sastādot savu darba kārtību, pajautājiet sev: vai tas ietekmē cilvēkus, kurus uzrunāju?
Jūsu dienas kārtības skaidrība
Ja lietosit izteicienus kā aizzīmju tēmas teikumus, profesionāļu telpa var palikt nemierīga: ja darba kārtībā sadaļā “Labas lietas, ko mēs nesen darījām” paziņojat par veiksmīgu jaunu produktu laišanu tirgū, iespējams, jūs būsit vienīgais šajā lapā. Ir neticami grūti iesaistīties diskusijā, ja cilvēkiem nav skaidras tēmas, nemaz nerunājot par spēju efektīvi sagatavoties.
Jautājumu izmantošana, lai apspriestu jautājumus sanāksmē, ir lielisks veids, kā pārliecināties, ka diskusija faktiski atrisina iesniegto jautājumu. Izmantojot mūsu hipotētisko veiksmīgo produkta laišanu tirgū, ņemiet vērā šo: kas šajā palaišanā labi darbojās? Kādus tirgus mēs esam atvēruši ar šiem panākumiem? No kurienes mēs to ņemam?
Sastādot tēmu rindas sanāksmēm, pajautājiet sev: Kādas ir atbildes, kuras es meklēju? Kurš jautājums vislabāk palīdz mums tur nokļūt?
Jūsu dienas kārtības mērķis
Cilvēki var satraukties, kad saprot, ka, lūdzot viņu ieguldījumu, negarantē, ka viņiem būs kāda teikšana galīgajā lēmumu pieņemšanas procesā. Ir svarīgi katru diskusiju iedalīt kategorijās, pamatojoties uz to, ko jūs meklējat no savas auditorijas. Nosakiet grupai, ko jūs gaidāt no viņu atbildēm. Uz jautājumiem balstīta pieeja palīdz jums iegūt noderīgākas atbildes no jūsu komandas, taču var arī radīt vilšanos, ja jūs kaut kādā veidā maldināt to, kādam nolūkam šīs atbildes tiek izmantotas.
Ja sapulce tiek rīkota, lai jūs varētu apkopot informāciju, lai pieņemtu lielāku lēmumu, dariet to zināmu. Ja jums ir nepieciešama skaņas ideja jaunai idejai, norādiet to darba kārtībā. Ja līdz sanāksmes beigām meklējat vienprātību, pierakstiet to un skaidri norādiet, ka diskusijas beigu mērķis ir kaut ko izlemt. Tādā veidā jūs izvairīsities no strīda punktu novirzīšanas starp komandas locekļiem, kuriem var būt priekšstati par autoritāti, kuriem šajā sanāksmē nav svara.
Uzskaitot gaidas uz sanāksmēm, pajautājiet sev: vai es meklēju informāciju, informāciju vai galīgo lēmumu?
Jūsu dienas kārtības savlaicīgums
Šis jautājums ir divu bitu darbs, jo jūsu dienas kārtības savlaicīgums var noteikt jūsu komandas locekļu sagatavotības līmeni. Jo ātrāk jūs iepazīsities ar darba kārtību, jo ātrāk jūs varat sagaidīt, ka viņi apsvērs tās diskursīvo punktu elementus un būs gatavi sniegt jums savu ieguldījumu vai apkopot informāciju, lai kopā ar jums pieņemtu apzinātu lēmumu. Svarīgi uzmundrināt savu komandu, pieņemot svarīgus lēmumus vai sanāksmes, kas saistītas ar sagatavošanos, jo vēlaties maksimāli pavadīt laiku kopā ar visām iesaistītajām pusēm un mēģināt informēt cilvēkus, kamēr citi, kas ir sagatavojušies, sēž un gaida, ir lielisks veids, kā atstājiet savu komandu neapmierinātu un nesaderīgu. 
Atklājot sanāksmes darba kārtību komandai, pajautājiet sev: Ja es saņemtu šo darba kārtību tieši tagad, vai es pats būtu savlaicīgi gatavs šai sanāksmei?
Laika pārvaldība jūsu programmā
Ir grūti noturēt lielu cilvēku grupu par tēmu. To ievērošana pēc grafika ir gandrīz neiespējama. Šī iemesla dēļ ir ļoti svarīgi sanāksmes darba kārtības izstrādē iekļaut laika komponentu. Katra sadaļa/jautājums/tēmas daļa ir skaidri jāapraksta noteiktā laika posmā. Šim laika posmam vajadzētu atvēlēt pietiekami daudz laika diskusijām, pārskatīšanai un secinājumiem. Tas ir svarīgi, lai to izklāstītu pirms sanāksmes: bieži vien jūs galu galā dzirdēsit, ka dažiem jautājumiem vai nu ir nepieciešams vairāk laika valdē, vai arī tie var tikt ievērojami samazināti.
Veicot laika intervālus katrai sanāksmes dienas kārtības sadaļai, pajautājiet sev: Kā vislabāk tiek izmantots mūsu laiks? Vai viņu atsauksmes atklās dialogu, kas ir pelnījis turpmākas diskusijas? Cik ilgi es gribētu tērēt šim vienumam?
Jūsu dienas kārtības mērķu apstrāde
Jūsu dienas kārtības apstrāde ir vairāk saistīta ar soļiem, kas saistīti ar visu sanāksmes jautājumu procesu. Tajā ir uzskaitīti diskusiju līmeņi, kuru laikā jūs mēģināt pabeigt uzdevumu. Vienošanās par veidu, kādā jautājumi tiks apstrādāti, palielina jūsu sanāksmes efektivitāti. Ja jūs neuzskaitāt veidu, kādā jūs vēlētos, lai komanda risina katru problēmu, daži dalībnieki var izklaidēties, definējot šo problēmu, bet daži, iespējams, apspriež tās atbilstību viņiem: neviens galu galā nav koncentrējies uz risinājumu noteikšanu vai novērtēšanu .
Punkta risināšanas procesam vajadzētu parādīties jūsu rakstiskajā darba kārtībā. Sasniedzot šo jautājumu sanāksmes laikā, izskaidrojiet procesu, kas nepieciešams, lai panāktu vienošanos, un meklējiet minēto vienošanos.
Nosakot šo procesu savā darba kārtībā, pajautājiet sev: Kā es vēlos vadīt šo diskusiju? Vai es vēlos dzirdēt ziņas par personām vai komandām? Vai es vēlos vienbalsīgu balsošanu, aptaujas iespējas vai prāta vētras diskusiju? Kā noteikt, kad problēma ir atrisināta? Kāda man šķiet ideālā tikšanās?
Jūsu dienas kārtības rediģēšana
Šī var būt vissvarīgākā daļa, veidojot jebkuru darba kārtību, saprotot, ka tās vienmēr ir pārmaiņu procesā. Neviena darba kārtība nav pasargāta no laika neprāta, negaidītas kavēšanās, slimības dienām vai neveiksmēm. Šī iemesla dēļ ir svarīgi pielāgoties pārmaiņām. Darba kārtības prioritāšu nozīme neapšaubāmi mainīsies, tuvojoties datumam un reāllaikā nostiprinoties. Projektiem virzoties uz priekšu, attīstās arī komanda un līdz ar to arī darba kārtības mērķi. Jebkuras labas darba kārtības pirmais punkts ir “rediģēt un noteikt prioritātes šodienas darba kārtībā”. Šis grafika vienums ir labākais veids, kā pārliecināties, ka jūsu komanda atbilst tam, kas tiek apspriests, kāpēc, cik ilgi un ar kādām cerībām.
Veidojot dienas kārtību jebkurai sanāksmei, pajautājiet sev: Vai šeit ir vieta diskusijām? Kā vislabāk pārvaldīt to, ko nevaru plānot? Kā saglabāt diskusiju centrā?
Papildu darba kārtības ieteikumi
Kas darbojas labi
Tas ir svarīgs punkts, kas jāiekļauj jūsu darba kārtībā. Tas daudz runā par jūsu vadību, lai varētu apturēt sanāksmes steidzamību, lai ar savu komandu pārrunātu panākumu elementus. Ir svarīgi, lai ikviens justos, ka viņu darbs tiek novērtēts, neskatoties uz laika ierobežojumiem, neveiksmēm, problēmām un izaicinājumiem. Ir jāpievērš uzmanība labi padarītam darbam, un, izmantojot dažus mirkļus sanāksmē, lai apsveiktu savu komandu ar labi strādājošo, tas ir lielisks veids, kā saglabāt morāli un veicināt atbalstošu darba vidi.
Lietas, kas jāuzlabo
Šī ir mazāka, bet vienlīdz svarīga kategorija. Tas nedaudz atgādina jūsu komandai, ka vienmēr ir iespēja uzlabot. Neatkarīgi no tā, vai jums ir radušās problēmas ar savlaicīgumu, biroja iekšējo dinamiku vai vienkārši bijusi sarežģīta nedēļa tirgū, pārliecinieties, ka jūsu komanda vienmēr apzinās, kas no viņiem tiek gaidīts. Kafijas krūzes ievietošana trauku mazgājamajā mašīnā ir maza, bet svarīga biroja vides kopšanas sastāvdaļa, un, lai cik tas varētu šķist, tās pieminēšana sanāksmes laikā pastiprina konsekvences nozīmi.
Autostāvvietu idejas
Neatkarīgi no tā, vai esat dzirdējuši par stāvvietu parādību, jūs noteikti izmantojāt tās pamatjēdzienus. Tas būtībā darbojas kā skaņu dēlis visām idejām, kuras pašreizējā sanāksmju vidē nevar uzreiz risināt. Visi jaunie projekti, idejas, vaicājumi un jautājumi var tikt “novietoti” partijā un atzīmēti kā diskusiju punkti nākamajām sanāksmēm. Tas arī nozīmē, ka jums vienmēr ir ideju pilna atmiņas iekārta, pie kuras atgriezties, ja sapulces beigās jums būs papildu minūtes. Autostāvvieta ir lielisks veids, kā palikt uzdevumā, uz ceļa un ierakstīt.
Kopumā vissvarīgākais, kas jāatceras, izstrādājot darba kārtību, ir tas, ka jūs vienmēr strādājat kopā, lai sasniegtu kopīgu mērķi. Jums vajadzētu censties, lai jūsu diskusija būtu saliedēta, iekļaujoša, radoša un produktīva. Ir grūti sasniegt visas atzīmes, taču, ja darba kārtībā ir iekļauta vieta, jūs, iespējams, nokļūsit savlaicīgi.
FreeConference.com sākotnējais bezmaksas konferences zvanu nodrošinātājs, kas dod jums brīvību izvēlēties, kā jebkurā laikā un bez saistībām izveidot savienojumu ar sapulci.
Izveidojiet bezmaksas kontu jau šodien un izbaudiet bezmaksas telekonferences, bez lejupielādes video, ekrāna kopīgošanu, tīmekļa konferences un daudz ko citu.
