Mir als Bevëlkerung hunn an der leschter Zäit vill Etüde gemaach, fir erauszefannen firwat Versammlungen funktionnéieren - oder net.

Dacks hu mir hinnen als ineffizient Traditioun bezeechent; normalerweis als Zäitverschwendung gesinn (ausser wann d'Leit tatsächlech virbereet komm sinn) an et ass sécher ze huelen datt mir all op d'mannst eng Versammlung onpreparéiert komm sinn. Also wat gëtt? Firwat sinn Reuniounen sou schwéier ze këmmeren? Firwat sinn se sou schwéier ze managen? Firwat hu mir se weider?

(méi ...)

E wuessende Maart

Vill Geschäfter hunn Elementer vu kënschtlecher Intelligenz agebaut, souwuel fir um aktuellen Trends ze bleiwen an hir alldeeglech Operatiounen ze erliichteren. Wann Dir jeemools e Gespréich mat engem automatiséierten Äntwertservice online gehat hutt, hutt Dir mat kënschtlecher Intelligenz interagéiert. Dës Entwécklungen hunn eng Onmass vu Virdeeler geliwwert fir déi, déi se benotzen. Hei sinn e puer Avenuen déi Dir vläicht iwwersiicht hutt. 

(méi ...)

Wann Dir jeemools missen duerch eng sëtzen onendlech Versammlung, Dir hutt wahrscheinlech d'Zäit fir Weeër ze kommen, wéi Dir et anescht gemaach hätt. Versammlungen, wa schlecht geplangt, si schwéier ze vermëttelen ouni präzis Agenda; Entscheedungsprozess gëtt duerch onfokuséiert Diskussioun a Mangel un informéierter Participatioun vermuddelt. Eng effektiv Agenda designen ass eng vun de Weeër wéi een d'Kraaft vun engem staarken Team kann ausnotzen, well et béid déi noutwendeg Struktur an informativen Inhalt bitt fir d'Saache richteg z'erreechen.

Egal ob Är Versammlung alldeeglech, wöchentlech oder véirel ass, d'Noutwendegkeet vun enger staarker Timeline ass wesentlech fir d'Effizienz z'erhalen, a Gruppe souwuel grouss wéi kleng. Hei ënnendrënner sinn e puer wichteg Faktore fir am Kapp ze halen wann Dir d'Agenda fir Är Reuniounen designt. Betruecht déi folgend:

Äert Team Engagement Mat der Agenda

Hutt Dir en Thema gewielt, dat d'Team involvéiert ass mat deem Dir adresséiert? Déi meescht Leit wëllen iwwer Saache diskutéieren, déi se direkt beaflossen. Diskussioun iwwer Themen déi verschidden Departementer involvéieren si gutt Saachen ze bréngen wärend Reuniounen, fir déi d'Ressourcen fir den eenzegen Zweck zougedeelt goufen Grupp Diskussiounen. Wéi déi meescht Organisatiounen ugedriwwe ginn duerch eng Sënn fir Büro -Ofhängegkeet, intern Departementer brauchen dacks Treffzäit fir hir Efforten ze koordinéieren an ze konsolidéieren.

Bedenkt d'Engagement vum Team mat deem wat diskutéiert gëtt erlaabt Iech och Är Agenda fir Äert Publikum unzepassen, a Publikumsparticipatioun maximéieren.

Wann Dir Är Agenda maacht, frot Iech selwer, beaflosst dëst d'Leit op déi ech mech adresséieren?

D'Kloerheet vun Ärer Agenda

Benotze vu Buzzwords als Bulletpoint Thema Sätz kann e Raum vu Professionnelle verloossen, déi flündelen: wann Dir den erfollegräiche neie Produktstart op der Dagesuerdnung matdeelt ënner "Good Stuff We Did Last", ass et méiglech datt Dir deen eenzegen op dëser Säit sidd. Et ass onheemlech schwéier eng Diskussioun ze vermëttelen wann d'Leit net kloer sinn iwwer d'Thema, loosse se fäeg sinn et effektiv virzebereeden.

Froen Aussoen ze benotzen fir Punkten an enger Versammlung ze bréngen ass e super Wee fir sécherzestellen datt d'Diskussioun tatsächlech de Problem léist deen presentéiert gëtt. Benotzt eise hypotheteschen erfollegräiche Produktstart als Beispill, betruecht dëst: Wat huet gutt fir dee Start geschafft? Wéi eng Mäert hu mir mat dësem Erfolleg opgemaach? Wou huele mir et vun hei?

Wann Dir Themenlinne fir Reunioune maacht, frot Iech selwer, Wat sinn d'Äntwerten déi ech sichen? Wéi eng Fro hëlleft eis am Beschten dohinner ze kommen?

Den Zweck vun Ärer Agenda

D'Leit kënne sech rosen wann se mierken datt hir Input froen net garantéiert datt se eppes soen am leschte Entscheedungsprozess. Et ass wichteg all Diskussioun ze kategoriséieren op Basis vu wat Dir no Ärem Publikum sicht. Beschreift fir de Grupp wat Dir vun hiren Äntwerten erwaart. Déi Fro-baséiert Approche hëlleft Iech méi hëllefräich Äntwerte vun Ärem Team z'erreechen, awer kann och zu Frustratioun féieren wann Dir iergendwéi falsch sidd iwwer wat fir déi dës Äntwerte benotzt ginn.

Wann d'Versammlung ofgehale gëtt sou datt Dir Input fir eng méi grouss Entscheedung sammele kënnt, maacht dat bekannt. Wann Dir e Klangbrett op enger neier Iddi braucht, da sot dat an der Agenda. Wann Dir no Konsens um Enn vun der Versammlung sicht, schreift dat erof a maacht et ganz kloer datt d'Diskussiounsziel ass eppes ze entscheeden. Op dës Manéier vermeit Dir datt Dir vun Sträitpunkte vun de Membere vun Ärem Team sidetrackéiert sidd, déi Autoritéitsbegrëffer hunn, déi keng Gewiicht an dëser besonnescher Versammlung hunn.

Wann Dir Erwaardunge fir Versammlungen opgezielt hutt, frot Iech selwer, sichen ech no Input, Informatioun oder eng definitiv Entscheedung? 

D'Zäitlechkeet vun Ärer Agenda

Dës Fro ass en Zwee-Bit Bestriewen, well d'Zäitlechkeet vun Ärem Agenda den Niveau vun der Virbereedung bestëmmen, déi Är Teammemberen erreechen. Wat Dir éischter d'Agenda hinnen kritt, desto méi fréi kënnt Dir erwaarden datt se Elementer vu senge diskursive Punkte berücksichtegen a sech prett maachen fir Iech hiren Input ze ginn, oder Informatiounen ze sammelen fir eng informéiert Entscheedung mat Iech ze treffen. Et ass wichteg Äert Team e puer Kapp ze ginn wann Dir zu wichtegen Entscheedungen oder Reunioune kënnt, déi Virbereedung involvéieren, well Dir wëllt Zäit mat allen involvéierten Parteien maximéieren, a probéiert d'Leit z'informéieren wärend anerer, déi sech virbereet hunn, sëtzen a waarden ass e super Wee fir loosst Äert Team frustréiert an dis-kongruent sinn. 

Wann Dir d'Versammlungsagenda fir d'Team verëffentlecht, frot Iech selwer, Wann ech dës Agenda elo kritt hätt, wier ech, ech selwer, prett fir dës Versammlung zu Zäit?

Zäitmanagement an Ärer Agenda

Eng grouss Grupp vu Leit um Thema ze halen ass schwéier. Si um Zäitplang ze halen ass bal onméiglech. Aus dësem Grond ass et vital en Timingkomponent an den Design vun Ärer Reuniounsagenda opzehuelen. All Sektioun/Fro/Thema Deel soll bannent engem Zäitraum kloer skizzéiert ginn. Dësen Zäitframe sollt eng adäquat Zäit fir Diskussioun, Revisioun a Conclusioun ofginn. Dëst ass wichteg fir virun der Versammlung skizzéiert ze ginn: dacks héiert Dir zréck datt verschidde Themen entweder méi Zäit um Board brauchen, oder bedeitend kënne reduzéiert ginn.

Wann Dir Zäitplaze fir all Sektioun vun Ärer Reuniounsagenda maacht, frot Iech selwer, Wéi gëtt eis Zäit am Beschten benotzt? Wäert hire Feedback en Dialog opmaachen deen weider Diskussioun verdéngt? Wéi laang géif ech gären un dësem Artikel verbréngen?

Veraarbechtung vun Ären Agenda Ziler

Är Agenda veraarbecht huet méi ze dinn mat de Schrëtt, déi am Prozess involvéiert sinn vun allen Elementer an der Versammlung. Et zielt d'Diskussiounsniveauen duerch déi Dir probéiert d'Aufgab fäerdeg ze maachen. Averstanen iwwer d'Manéier wéi Themen veraarbecht ginn erhéicht d'Effektivitéit vun Ärer Versammlung. Wann Dir net de Wee zielt wéi Dir wëllt datt d'Team all Thema adresséiert, kënnen e puer Memberen ofgelenkt sinn fir d'Thema ze definéieren, wärend e puer iwwer hir Relevanz fir si diskutéiere kënnen: keen fokusséiert op Léisungen z'identifizéieren oder ze bewäerten .

De Prozess fir en Element unzegoen sollt op der schrëftlecher Agenda erschéngen déi Dir liwwert. Wann Dir dëst Element wärend der Versammlung erreecht, erkläert de Prozess deen erfuerderlech ass fir en Accord z'erreechen, a sich deen Accord.

Wann Dir dëse Prozess fir d'éischt an Ärer Agenda bestëmmt, frot Iech selwer, Wéi wëll ech dës Diskussioun féieren? Wëllt ech vun Individuen oder Teams héieren? Wëllt ech eestëmmeg Ofstëmmen, Ëmfrooptiounen, oder eng Brainstormdiskussioun? Wéi bestëmmen ech wann en Thema geléist gouf? Wéi gesäit déi ideal Versammlung fir mech aus?

Änneren Är Agenda

Dëst ass vläicht dee wichtegsten Deel fir all Agenda ze maachen- ze verstoen datt se ëmmer am Verännerungsprozess sinn. Keng Agenda ass immun fir d'Dommheet vun der Zäit, onerwaart Verspéidungen, krank Deeg, oder Réckschléi. Aus dësem Grond ass et wichteg fir z'änneren z'änneren. D'Prioritéite vun der Agenda wäerten ouni Zweiwel un der Wichtegkeet verréckelen wéi den Datum no kënnt an d'Saache méi verstäerkt ginn an Echtzäit. Wéi d'Projete virukommen, sou geet d'Team, an domat och d'Ziler vun der Agenda. Den éischten Punkt op enger gudder Agenda ass "d'Agenda vun haut z'änneren an nei ze prioritéieren". Dëse Plangartikel ass dee beschte Wee fir sécherzestellen datt Äert Team am Aklang ass mat deem wat diskutéiert gëtt, firwat, zu wéi enger Längt, a mat wéi engen Erwaardungen um Dag vum.

Wann Dir eng Agenda fir all Versammlung erstellt, frot Iech selwer, Gëtt et Plaz fir Diskussioun hei? Wéi kann ech am beschte managen wat ech net plangen kann? Wéi halen ech meng Diskussioun am Mëttelpunkt?

Zousätzlech Agenda Suggestiounen

Wat funktionnéiert gutt

Dëst ass e wichtege Punkt fir an Ärer Agenda opzehuelen. Et schwätzt Bänn iwwer Är Leadership fir d'Dréngung vun enger Versammlung ze suspendéieren fir Elementer vum Erfolleg mat Ärem Team ze diskutéieren. Et ass vital datt jidderee mengt datt hir Aarbecht geschätzt gëtt, trotz Zäitbeschränkungen, Réckschléi, Schnappschëss an Erausfuerderungen. Eng gutt gemaach Aarbecht sollt adresséiert ginn, an e puer Momenter an Ärer Versammlung ze benotzen fir Äert Team ze gratuléieren op wat gutt geschafft huet ass e super Wee fir d'Moral ze halen an en ënnerstëtzend Aarbechtsëmfeld ze förderen.

Saachen fir ze verbesseren

Dëst ass eng manner, awer gläich wichteg Kategorie. Et déngt als e bësse Erënnerung un Äert Team datt et ëmmer Plaz fir Verbesserung ass. Egal ob Dir Probleemer mat Aktualitéit, interner Bürodynamik erlieft hutt oder einfach eng schwiereg Woch um Maart hutt, gitt sécher datt Äert Team sech bewosst ass wat vun hinnen erwaart gëtt, zu all Moment. Äre Kaffi Becher an der Spullmaschinn leeën ass e klengen awer wichtegen Deel vun der Betreiung vun engem Büroëmfeld, an esou onkonsequent wéi et schéngt, ze ernimmen als en Deel vun Ärer Versammlung verstäerkt d'Wichtegkeet vun der Konsequenz.

Parking Iddien

Egal ob Dir vum Parking Lot Phänomen héieren hutt oder net, Dir hutt definitiv seng Kärkonzepter benotzt. Et wierkt wesentlech als Klangbrett fir all Iddien, déi net direkt an der aktueller Versammlungsëmfeld adresséiert kënne ginn. All nei Projeten, Iddien, Ufroen a Froen kënnen an der Partie "geparkt" ginn, an als Diskussiounspunkt fir zukünfteg Versammlungen notéiert ginn. Et heescht och datt Dir ëmmer eng Späicher Eenheet voller Iddien hutt fir zréckzekommen, sollt Dir e puer Minutten um Enn vun enger Versammlung hunn. De Parking ass e super Wee fir op Aufgab, op der Streck, an um Rekord ze bleiwen.

Am Allgemengen ass déi wichtegst Saach ze erënneren beim Design vun enger Agenda datt Dir ëmmer zesumme schafft fir e gemeinsamt Zil. Dir sollt zielen Är Diskussioun kohäsiv, inklusiv, kreativ a produktiv ze maachen. Et ass schwéier all d'Marken ze schloen, awer wann Dir e Slot dofir um Ordre du Jour hutt, kënnt Dir just op Zäit dohinner kommen.

FreeConference.com den originelle gratis Konferenz Uruff Fournisseur, gitt Iech d'Fräiheet ze wielen wéi Dir mat Ärer Versammlung iergendwou verbënnt, egal wéini ouni Obligatioun.

Schafen e gratis Kont haut an erliewen gratis Telekonferenzen, download-gratis Video, Bildschirmdeelen, Webkonferenzen a méi.

Bal all Industrie huet d'Konzept ugeholl fir op afstand ze schaffen, néideg am aktuellen Aarbechtsëmfeld. D'Zuel vun de Leit, déi vun doheem oder soss anzwuesch schaffen, ass an de leschten Dekade an Nordamerika eropgaang. Artikele sinn erauskomm fir Fernaarbecht z'ënnerstëtzen, a soen datt et d'Produktivitéit, d'Effizienz an d'Moral erhéicht.

Awer näischt kënnt ouni Erausfuerderungen, a mat Teamkollegen am Ausland ginn et e puer Themen déi am Alldag optriede kënnen. Eng passend Léisung ass Online Videokonferenzen, iwwer déi mir an dësem Post diskutéiere wäerten.

(méi ...)