電話会議は、現代のビジネス コミュニケーションの重要な部分であり、チームが同じ場所にいなくてもコラボレーションし、つながりを保つことができます。 しかし、正直に言うと、電話会議はフラストレーションと混乱の原因にもなり得ます。 電話会議をスムーズかつ効率的に行うために、次の 7 つのベスト プラクティスに従う必要があります。
1. 時間通りに電話会議を開始:
全員の時間を尊重することが重要なので、合意した時間に通話を開始してください。 あなたが通話を主催している場合は、数分前にリマインダーを送信して、全員がログオンできるようにします。
2. 電話会議のアジェンダを作成します。
通話の前に議題を作成し、すべての参加者に配布します。 これにより、誰もが予定通りに進み、通話から何を期待できるかを知ることができます。
3. 電話会議で全員を紹介します。
通話の開始時に、通話の参加者全員を紹介するために数分かかります。 これにより、全員が顔を合わせて名前を付けることができ、通話がより個人的で魅力的なものになります。
4. 電話会議で視覚補助を使用します。
スライドやその他の視覚資料がある場合は、通話中に共有してください。 これにより、誰もが集中して関与し続けることができ、情報が理解しやすくなります。 多くの電話会議プロバイダーが提供する 画面共有、 ドキュメント共有 g、および オンラインホワイトボード または、通話前にスライドまたは PDF を電子メールで送信できます。
5. 電話会議でははっきりと話してください。
通話中は、はっきりと一貫したペースで話すようにしてください。 これにより、誰もがあなたの言っていることを理解しやすくなり、誤解を防ぐことができます。
6. 電話会議に関する質問とディスカッションを許可します。
質問やディスカッションの時間を設けて、電話会議への参加を促します。 これにより、誰もが関与し続けることができ、重要なポイントを見逃すことがなくなります。
7. 電話会議が時間通りに終了することを確認します。
時間通りに通話を開始することが重要であるのと同様に、時間通りに終了することも同様に重要です。終了時間が合意されている場合は、必ずその時間に通話を終了してください。現代のビジネス環境において、リモート ハイブリッド会議 そして電話会議はコラボレーションに欠かせないツールとなっています。技術的な問題は時折ありますが、これらの仮想集会により、地理的な障壁を越えてダイナミックな議論と意思決定が可能になります。
これらの 7 つのベスト プラクティスに従うことで、会議通話が生産的で効率的で、関係者全員にとって楽しいものになるようにすることができます。
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会議に直前の変更を加えることは、FreeConferenceで簡単に行えます
会議のスケジュールを変更したり、より多くの参加者を招待したり、スケジュールされた電話会議をキャンセルしたりする必要がある場合でも、FreeConferenceアカウントからすべてをすばやく簡単に行うことができます。
リマインダー：会議ラインは24時間年中無休でご利用いただけます
ビデオ会議通話を行う どんなときも？ 電話会議のスケジュール または、会議ラインはいつでも利用できるため、システムを介して招待状を送信する必要はありません。 発信者に会議のダイヤルイン番号、アクセスコード、および発信者に電話をかけたい時間を提供するだけです。 正式な会議を送信したい場合 会議の招待状 または、スケジュールされた会議の詳細を編集するには、以下の手順を使用して簡単に編集できます。
会議のキャンセル/再スケジュールまたは参加者の招待
今後予定されている会議に任意の種類の変更を加えるには：
でFreeConferenceアカウントにログインします。 https://hello.freeconference.com/login
[会議の開始]ページの右側にある[今後]タブをクリックします。
編集する予定の会議を見つけ、[編集]をクリックして詳細を変更するか、[キャンセル]をクリックして会議をキャンセルします。
参加者の追加または会議の再スケジュールについては、以下の手順に従ってください。
会議を見つけたら、「今後」セクションでスケジュールを変更し、「編集」をクリックします。
表示される最初のポップアップウィンドウで日付と時刻のフィールドを見つけて、会議のスケジュールを変更する新しい時刻と日付を選択します。
他の詳細を変更しない場合は、「概要」セクションに到達するまで、右下隅にある「次へ」ボタンをクリックします。
再スケジュールされた会議の詳細を確認し、[スケジュール]をクリックします
会議のスケジュールを変更しました。
招待リストにリストされているすべての参加者は、新しい会議時間を通知する電子メール通知を受け取ります。
FreeConferenceを介して追加の自動招待状を送信するには：
今後の会議を見つけて、上記のように[編集]ボタンをクリックします。
会議の時間を変更しない場合は、表示される最初のポップアップフィールドの右下隅にある[次へ]ボタンをクリックします。
[参加者]の下のXNUMX番目のウィンドウで、追加する参加者の電子メールアドレスを見つけます（参加者がすでにアドレスブックにリストされている場合）。または、[宛先：]フィールドに電子メールアドレスの入力を開始します。
緑色の[追加]ボタンをクリックして、新しい参加者を招待リストに追加します。
右下の[次へ]ボタンを使用して、後続の画面をクリックします。
[概要]画面で、[スケジュール]をクリックします
[スケジュール]をクリックすると、新しい参加者は会議の自動招待メールを受け取ります。 件名、日付、時刻などの他の詳細が変更されない限り、既存の参加者はXNUMX回目の招待状を受け取りません。
スケジュールされた会議に変更を加える方法の詳細については、サポート記事を参照することもできます。 スケジュールされた通話を編集するにはどうすればよいですか？
それは簡単です！
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通信技術（主にインターネット）の進歩のおかげで、世界のさまざまな地域の人々が接続してビジネスを行うことがこれまでになく簡単になりました。 今日の世界経済では、国際電話会議は一般的であり、設定は非常に簡単です。 さて、あなたが次の国際電話会議を手配するために出発する前に、ここにあなたの電話がスムーズにそしてうまく行くことを確実にするのを助けるための5つの国際的なビジネスエチケットの秘訣があります。
1.国際電話会議をスケジュールするときは、タイムゾーンの違いが重要です。
いつでも国際電話会議をスケジュールできるのは良いことですが、それはいつでも国際電話会議をスケジュールできるという意味ではありません。 世界のさまざまな地域の関係者間で電話会議をスケジュールするときは、タイムゾーンの違いに注意して、午前2時に誰も起きている必要がないようにしてください。 有料のクライアントとの会議を設定する場合は、通常の勤務時間外に電話をかけることになったとしても、クライアントのスケジュールに合わせて調整するようにしてください。 幸いなことに、ここには独自のタイムゾーン管理ツールがあります FreeConference.com これにより、異なるタイムゾーンの人々の間で電話会議をスケジュールするのに適した時間を簡単に見つけることができます。
2.海外の発信者に国内のコールイン番号を提供します（可能な場合）。
あなたの 専用ダイヤルイン 直前の通話に便利です。参加者にダイヤルイン番号のリストを提供して、国内番号を選択できるようにして、キャリアからの国際電話料金の支払いを回避できるようにすると便利です。 これは、最も重要なビジネスマナーのヒントのXNUMXつです。 あなたの電話会議のゲストとして、あなたがその余分な一歩を踏み出して私がお金を節約するのを手伝ってくれたら、私は喜んで電話をします。
FreeConferenceは無料でプレミアムを提供します 国際ダイヤルイン番号 米国、カナダを含む50か国以上で、 イギリス , ドイツ , オーストラリア 、 もっと。 ダイヤルイン番号と料金の完全なリストをご覧ください こちら .
3.国際会議の発信者の文化について何かを学びます。
4.時間どおりに（どこにいても）電話をかけます。
A 普遍的なルール ビジネスマナーの秘訣は、他人を待たせてはいけないということです。 会議の開始予定時刻の少なくとも5〜10分前に、電話の準備と準備をすることをお勧めします。 一部の文化では時間厳守を他の文化よりも重視していますが、「私の時間はあなたの時間よりも価値があります」はどの言語でもうまく翻訳されません。
国際電話会議を頻繁に行う人として、「私は別のタイムゾーンにいます」という言い訳は飛ばないので、直接お話しできます。
5.事前に電話会議の設定と機能をよく理解してください。
機能を使用 & モデレーターコントロール 利用可能。 これにより、電話会議中に準備が整ったように見せることができ、自分が何をしているのかわからないように見えるという潜在的な困惑からあなたを救うことができます。 電話会議の開始時にコントロールをいじくり回すと、気が散る（そして時には恥ずかしい）かもしれません。
疑わしい場合は、FreeConference.comの専用 カスタマーサービス チームはいつでもサポートする準備ができており、電話またはメールで連絡するだけです。
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オープンフロアプランオフィスでの電話会議のヒント
オープンコンセプトのオフィスは、コミュニケーションを促進することを目的としていますが、電話会議を開催する人々にとっては、それ以外のことをしているように感じることがあります。 今日のブログでは、電話会議をより効果的に開催するためのヒントをいくつか紹介します。 生産性の向上 オープンフロアプランを備えたオフィスで。
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電話会議テクノロジーが非営利のアウトリーチとコミュニケーションに恩恵をもたらす理由
彼らの使命が社会問題の認識を広めることであろうと、彼らのコミュニティの恵まれないメンバーを助けることであろうと、あるいは公共政策を変えることであろうと、 非営利団体 彼らの大義にコミットしています。 非営利団体が効果を発揮するには、さまざまな目的で組織内外の人々とコミュニケーションをとる能力に依存する必要があります。 これらには、募金活動、公的支援、ボランティアイベントなどが含まれます。 おかげで 無料のカンファレンスコール サービス、ソーシャルメディア、その他のプラットフォームでは、非営利のスタッフがメッセージを伝えるのがこれまでになく簡単（または安価）になりました。 電話会議テクノロジーが彼らの支援に役立っている方法のいくつかを次に示します。
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私たち人口は、会議が機能する理由と機能しない理由を見つけるために、最近多くの研究を行ってきました。
多くの場合、私たちはそれらを非効率的な伝統と呼んでいます。 通常は時間の無駄と見なされ（実際に準備ができていない限り）、準備ができていない会議に少なくともXNUMX回は参加したと考えて間違いありません。 では、何が得られるのでしょうか？ なぜ会議はそれほど気にするのが難しいのですか？ なぜそれらを管理するのがとても難しいのですか？ なぜ私たちはそれらを持ち続けるのですか ?
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成長する市場
多くの企業は、現在のトレンドを把握し、日常業務を容易にするために、人工知能の要素を組み込んでいます。 オンラインで自動返信サービスと会話したことがある場合は、人工知能とやり取りしたことがあります。 これらの開発は、それらを使用する人々に無数の利益をもたらしました。 ここにあなたが見落としていたかもしれないいくつかの道があります。
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電話会議のエチケット： 電話会議の不文律 確かに従うのは難しいことではありませんが、（彼らがあなたに言うかどうかにかかわらず）あなたの仲間の発信者を狂わせる可能性があることを知っておくべきいくつかの悪い電話会議の習慣があります。 これらの電話会議の中には、常識のように見えるものもありますが（会議に遅れて電話をかけるなど）、これらの悪い習慣のいくつかが、関係者全員の電話会議の全体的な経験を損なうことがあることに驚くかもしれません。 新年が間近に迫った今、私たちは電話会議の悪い習慣のいくつかを共有したいと思いました。 （もっと…）
もはや会議のために旅行に時間とお金を費やすのが好きな人はいません。 忙しいスケジュールを守り、無料の会議通話ソリューションを使用して同僚と迅速かつ効果的にコミュニケーションをとることで、コストを節約できます。
無料の電話会議では、誰もが明確にお互いに直接話すことができます .
テキストで構成された電子メールでは、状況のニュアンスが伝わらず、話者の望む声のトーンが完全に失われることがよくあります。 電子メールが電子メール受信者の受信箱に届かないリスクがあるため、 SPF記録チェッカー 他の電子メール セキュリティ手順を実行します。
無料の電話会議は、迅速な対応が必要な開発に続くことがよくありますが、「緊急」というタイトルのバーストメールは一目である程度の怒りを伴います。 リーダーは、すべての個人に必要なものを正確に伝え、会社全体の雰囲気を整えることができます。
無料の電話会議では、関係するすべてのプレーヤーを紹介します。
これは、そうでなければ単独で運営される会社の別々の部門または部門間の横方向のコミュニケーションと協力的な取り組みを確立するのに大いに役立ちます。
誰もが自分自身や他人に期待される責任を知っています。 他の人と一緒に仕事をしたくないという気持ちは、最初から芽を摘むことができ、明確な行動計画を立てることができます。 基本的なことを成し遂げるために、誰も他の十数人と電話のゲームをする必要はありません。
二度とチェーンメールをフォローしないでください .
チェーンメールは、無料の電話会議に参加するよりも理解するのに時間がかかり、単に迷惑です。 新しい返信がゲームを変更する前に追いつくのに十分な時間がほとんどないか、人々が問題の核心にたどり着くことなく自分の時間に応答します。 無料電話会議 全員を同時に同じページに配置します。
無料の電話会議はスピードと利便性を提供します .
XNUMX人かXNUMX人の後発者を待つために、会議室でXNUMX分待つ必要はありません。また、待っている間も他の作業を行うことができます。 本当に 電話会議を待つ必要があります。
あなたはあなたの机の快適さから、あるいはあなたの家から、誰もが行く準備ができるまであなたのプロジェクトに取り組むことができます。 電話会議はまた、人々が非常に短い通知で参加することを可能にし、スピードと形式の適切なバランスを打ちます。
同様に、人々は、ほぼ何でもしながら、どこからでも電話会議にダイヤルインできます。 自宅、職場、ジム、散歩中、または車のヘッドセットがあれば運転中でも参加できます。 電話会議では、特定の時間に特定の場所にいる必要はありません。 誰もがいつでも近くに携帯電話、タブレット、コンピューター、あるいは古き良き電話さえ持っています。
無料の電話会議は、音声間の物理的な距離を排除します .
旅行運賃をなくすことは明らかな利点として数えられます、はい、しかしすべての参加者は電話会議で聞くことができます。 特に会議室の遠端に追いやられている人は誰もいませんし、聞くためだけに声を上げる必要もありません。 電話会議では、全員がテーブルの先頭から等距離に配置されます。
無料の電話会議はシャッフルで迷子になりません .
電子メールは無視できますが、通話は無視できません。 電話会議には、参加者の音声と音声によるプレゼンスが必要です。 あらゆるレベルのリーダーと従業員が責任を問われる可能性があり、誰もが目前の問題を認めることを余儀なくされる可能性があります。 ビジネスリーダーや同僚に結果を提供する責任は、遅刻した人々をグループの他のメンバーと一致させるレベルの仲間からの圧力を追加します。
そこにあります。 電話会議ソリューション XNUMX回のストロークで複数の問題を解決します。 通話シャッフルで迷子にならないでください。すべての人に声をかけ、便利で、混乱を解消します。 次の会議を呼びかける無料の電話会議で時間とお金を節約し、時間に余裕を持って忙しい一日に戻りましょう。
ご存知かもしれませんが、世界のさまざまな地域の人々は、自分自身を異なって表現する傾向があります。 一部の文化では直接的で率直であることは正常ですが、他の文化ではそうではありません。 話をする相手の文化的規範について事前に時間をかけて学ぶことは、潜在的な誤解を避けるのに役立ち、より成功した国際電話会議につながる可能性があります。
FreeConferenceのような電話会議プラットフォームは使いやすく、設計上直感的ですが、さまざまなことに慣れるために数分かかることをお勧めします。 
