אנו כאוכלוסייה ערכנו מחקרים רבים לאחרונה, במאמץ לברר מדוע פגישות עובדות - או לא.
לעתים קרובות סימנו אותם כמסורת לא יעילה; בדרך כלל נתפס כבזבוז זמן (אלא אם כן אנשים באמת הגיעו מוכנים) ויש להניח שכולנו הגענו לפחות לפגישה אחת לא מוכנה. אז מה נותן? מדוע כל כך קשה לדאוג לפגישות? מדוע כל כך קשה לנהל אותם? למה אנחנו ממשיכים לקבל אותם?
עסקים רבים שילבו אלמנטים של בינה מלאכותית, הן כדי להתעדכן בטרנדים הנוכחיים והן כדי להקל על הפעילות היומיומית שלהם. אם אי פעם הייתה לך שיחה עם שירות תשובה אוטומטי באינטרנט, יצרת אינטראקציה עם בינה מלאכותית. פיתוחים אלה סיפקו אינספור יתרונות לאלה המשתמשים בהם. הנה כמה אפיקים שאולי התעלמתם מהם.
אם אי פעם היית צריך לשבת דרך פגישה בלתי נגמרת, כנראה שהיה לך זמן להמציא דרכים שהיית עושה זאת אחרת. מפגשים, אם הם מתוכננים בצורה לא טובה, קשה לתווך ללא אג'נדות תמציתיות; קבלת ההחלטות הופכת מעורפלת מדיון לא ממוקד וחוסר השתתפות מושכלת. עיצוב סדר יום אפקטיבי הוא אחת הדרכים שבהן ניתן לרתום את כוחו של צוות חזק, שכן הוא מספק הן את המבנה הדרוש והן את התוכן האינפורמטיבי בכדי להשיג דברים כהלכה.
בין אם הפגישה שלכם היא יומית, שבועית או רבעונית, הצורך של ציר זמן חזק הוא חיוני לשמירה על היעילות, בקבוצות גדולות וקטנות כאחד. להלן מספר גורמים חשובים שיש לזכור בעת עיצוב סדר היום לפגישות שלך. שקול את הדברים הבאים:
האם בחרת נושא הכולל את הצוות אליו אתה פונה? רוב האנשים רוצים לדון בדברים שמשפיעים עליהם ישירות. דיון סביב נושאים הכוללים מחלקות שונות הם דברים טובים להעלות במהלך פגישות, שהמשאבים הוקצו להם למטרה הבלעדית של דיונים קבוצתיים. כפי שרוב הארגונים מופעלים באמצעות א
תחושת תלות הדדית במשרדים, מחלקות פנימיות זקוקות לעיתים לזמן מפגש כדי לתאם ולבסס את מאמציהן.
בהתחשב במעורבות הצוות במה שנדון מאפשרת לך גם להתאים את סדר היום שלך לקהל שלך ולמקסם את השתתפות הקהל.
כשאתה עושה את סדר היום שלך, שאל את עצמך, האם זה משפיע על האנשים שאני פונה אליהם?
שימוש במילות מפתח כמשפטים בנושאי קליע יכול להותיר חדר של אנשי מקצוע שמתחמצים: אם תודיע על השקת המוצרים החדשים המוצלחים על סדר היום תחת "דברים טובים שעשינו לאחרונה", סביר שתהיה היחיד בדף זה. קשה מאוד לתווך דיון אם אנשים אינם ברורים בנושא, שלא לדבר על היכולת להתכונן לכך ביעילות.
שימוש בהצהרות שאלות להעלאת נקודות בפגישה היא דרך מצוינת לוודא שהדיון אכן פותר את הבעיה המוצגת. בהתחשב בהשקת המוצרים המוצלחת ההיפותטית שלנו כדוגמה, שקול זאת: מה עבד היטב להשקה זו? אילו שווקים פתחנו בהצלחה זו? מאיפה אנחנו לוקחים את זה מכאן?
כשאתה יוצר שורות נושא לפגישות, שאל את עצמך, מהן התשובות שאני מחפש? איזו שאלה עוזרת לנו להגיע לשם בצורה הטובה ביותר?
אנשים יכולים להתעצבן כשהם מבינים שבקשת הקלט שלהם אינה מבטיחה שיש להם אמירה בתהליך קבלת ההחלטות הסופית. חשוב לסווג כל דיון על סמך מה שאתה מחפש מהקהל שלך. תאר עבור הקבוצה את מה שאתה מצפה מתשובותיהם. הגישה המבוססת על שאלות עוזרת לך לעורר תגובות מועילות יותר מהצוות שלך, אך יכולה גם לגרום לתסכול אם אתה מטעה בדרך כלשהי לגבי מה משמשות תגובות אלה.
אם הפגישה מתקיימת כדי שתוכל לאסוף תשובות להחלטה גדולה יותר, הודע זאת. אם אתה צריך לוח קול על רעיון חדש, ציין זאת בסדר היום. אם אתם מחפשים הסכמה עד סוף הפגישה, רשמו זאת והבהירו היטב כי מטרת הסיום של הדיון היא להחליט על משהו. בדרך זו, אתה נמנע מלהסתלק מנקודות מחלוקת בקרב חברי הצוות שלך שעשויים להיות בעלי מושגי סמכות שאינם בעלי משקל בפגישה הספציפית הזו.
כשאתה מפרט ציפיות לפגישות, שאל את עצמך, האם אני מחפש קלט, מידע או החלטה סופית?
סוגיה זו היא מאמץ דו-סיבי, מכיוון שהזמן של סדר היום שלך יכול לקבוע את רמת ההכנה שחברי הצוות שלך משיגים. ככל שתשיג אליהם את סדר היום מהר יותר, כך תוכל לצפות שהם ישקלו אלמנטים בנקודות הדיסקורסיביות שלו והתכוננו לתת לך את תשומת ליבם, או לאסוף מידע כדי לקבל החלטה מושכלת איתך. חשוב לתת לצוות שלך קצת ראש כאשר מגיעים להחלטות או פגישות חשובות הכוללות הכנה, מכיוון שאתה רוצה למקסם את הזמן עם כל הגורמים המעורבים, ולנסות ליידע אנשים בעוד שאחרים שהתכוננו יושבים ומחכים היא דרך מצוינת השאר את הצוות שלך מתוסכל וחסר התאמה. 
כשאתה משחרר את סדר היום של הפגישה לצוות, שאל את עצמך, אם אקבל את סדר היום הזה עכשיו, האם אני, עצמי, הייתי מוכן לאותה פגישה בזמן?
קשה לשמור על קבוצה גדולה של אנשים בנושא. כמעט בלתי אפשרי לשמור אותם על לוח הזמנים. מסיבה זו, חיוני לכלול רכיב תזמון לעיצוב סדר היום של הפגישה שלכם. כל חלק/שאלה/נושא צריך להיות מתואר בבירור בתוך מסגרת זמן. מסגרת זמן זו צריכה להקצות זמן מספיק לדיון, עיון ומסקנה. חשוב לפרט זאת לפני הפגישה: לעתים קרובות, בסופו של דבר תשמעו כי נושאים מסוימים דורשים יותר זמן על הלוח, או שהם יכולים להיחתך באופן משמעותי.
בעת קביעת משבצות זמן לכל חלק בסדר היום של הפגישה שלך, שאל את עצמך, כיצד הזמן שלנו מנוצל בצורה הטובה ביותר? האם המשוב שלהם יפתח דיאלוג שראוי לדיון נוסף? כמה זמן ארצה להשקיע בפריט זה?
עיבוד סדר היום שלך קשור יותר לשלבים הכרוכים בתהליך כל הפריטים בישיבה. הוא מונה את רמות הדיון שבמהלכו אתה מנסה להשלים את המשימה שעל הפרק. הסכמה על דרכי עיבוד הנושאים מגבירה את האפקטיביות של הפגישה שלך. אם אתה לא מונה את הדרך שבה אתה רוצה שהצוות יטפל בכל נושא, חלק מהחברים עלולים להסיח את דעתם בהגדרת הנושא, בעוד שחלקם ידונו ברלוונטיות שלו עבורם: אף אחד לא יתמקד בסופו של דבר בזיהוי או הערכה של פתרונות כלשהם. .
תהליך ההתייחסות לפריט צריך להופיע בסדר היום הכתוב שתספק. כאשר אתה מגיע לפריט זה במהלך הפגישה, הסבר את התהליך הנדרש כדי להגיע להסכם, וחפש הסכמה כאמור.
כאשר תחילה קובעים תהליך זה בסדר היום שלכם, שאלו את עצמכם, איך אני רוצה להוביל את הדיון הזה? האם אני רוצה לשמוע מאנשים או צוותים? האם אני רוצה הצבעה פה אחד, אפשרויות סקר או דיון סיעור מוחות? כיצד אוכל לקבוע מתי הבעיה נפתרה? איך נראית לי הפגישה האידיאלית?
זה עשוי להיות החלק המכריע ביותר ביצירת סדר יום כלשהו- להבין שהם תמיד נמצאים בתהליך של שינוי. שום סדר יום אינו חסין מפני איוולת הזמן, עיכובים בלתי צפויים, ימי מחלה או נסיגות. מסיבה זו, חשוב שיהיה אפשר לשנות. סדר העדיפויות של סדר היום ללא ספק ישתנה בחשיבותו ככל שהתאריך מתקרב והעניינים מתמצקים בזמן אמת. ככל שהפרויקטים מתקדמים, כך גם הצוות, וכך גם מטרות סדר היום. הסעיף הראשון בכל סדר יום טוב הוא "לערוך ולערוך מחדש את סדר היום של היום". פריט לוח זמנים זה הוא הדרך הטובה ביותר לוודא שהצוות שלך תואם את מה שנדון בו, מדוע, באיזה אורך ועם אילו ציפיות ביום.
כשאתה יוצר סדר יום לכל פגישה, שאל את עצמך, האם יש כאן מקום לדיון? כיצד אוכל לנהל בצורה הטובה ביותר את מה שאיני יכול לתכנן? כיצד אוכל לשמור על הדיון במרכז?
זהו נושא חשוב לכלול בסדר היום שלך. זה מדבר רבות על המנהיגות שלך כדי שתוכל להשעות את דחיפות הפגישה לדון באלמנטים של הצלחה עם הצוות שלך. חיוני שכולם ירגישו שהערך שלהם מוערך, למרות מגבלות הזמן, הכשלונות, ההתלבטויות והאתגרים. יש להתייחס לעבודה שנעשתה היטב, ולהשתמש בכמה רגעים בפגישתך כדי לברך את הצוות שלך על מה שעבד היטב היא דרך מצוינת לשמור על המורל ולטפח סביבת עבודה תומכת.
זוהי קטגוריה פחותה, אך חשובה לא פחות. זה משמש קצת תזכורת לצוות שלך שתמיד יש מקום לשיפור. בין אם חווית בעיות בזמן, דינמיקה פנימית של המשרד, או שפשוט עברת שבוע קשה בשוק, וודא שהצוות שלך מודע למה שמצופה מהם, בכל עת. הכנסת ספל הקפה שלך למדיח היא חלק קטן אך חשוב בטיפול בסביבת משרדים, וככל שזה לא נראה כמו שצריך, אזכור זה כחלק מהפגישה שלך מחזק את חשיבות העקביות.
בין אם שמעתם על תופעת החניון ובין אם לאו, בהחלט השתמשתם במושגי הליבה שלה. היא למעשה משמשת כקרקע לכל הרעיונות שלא ניתן לטפל בהם מיד בסביבת הפגישות הנוכחית. ניתן "להחנות" את כל הפרויקטים, הרעיונות, השאילתות והשאלות החדשות במגרש ולציין אותן כנקודות דיון לפגישות עתידיות. זה גם אומר שתמיד יש לך יחידת אחסון מלאת רעיונות שאפשר לחזור עליהם אם יש לך כמה דקות נוספות בסוף הפגישה. החניון הוא דרך מצוינת להישאר במשימה, על המסלול ועל הרשומה.
בסך הכל, הדבר החשוב ביותר שיש לזכור בעיצוב סדר יום הוא שאתה תמיד עובד יחד לקראת מטרה משותפת. עליך לשאוף להפוך את הדיון שלך למלכד, כוללני, יצירתי ופרודוקטיבי. קשה לפגוע בכל הסימנים, אבל אם יש לך משבצת על הפרק, אולי פשוט תגיע לשם בזמן.
FreeConference.com הספק המקורי לשיחות ועידה בחינם, המעניק לך את החופש לבחור כיצד להתחבר לפגישה שלך בכל מקום ובכל זמן ללא התחייבות.
צור חשבון חינם עוד היום ולהתנסות בוועידות טלפון בחינם, וידאו ללא הורדות, שיתוף מסך, שיחות ועידה באינטרנט ועוד.
כמעט כל תעשייה אימצה את הרעיון של עבודה מרחוק, הכרחית בסביבת העבודה הנוכחית. מספר האנשים שעובדים מהבית או ממקומות אחרים נמצא במגמת עלייה בצפון אמריקה בעשור האחרון. יצאו מאמרים התומכים בעבודה מרחוק, וציינו שזה מגביר את הפרודוקטיביות, היעילות והמורל.
אבל שום דבר לא מגיע ללא אתגרים, ועם חברי צוות בחו"ל, יש כמה בעיות שעלולות להתעורר במהלך היום-יום. פתרון הולם הוא ועידות וידאו מקוונות, עליהן נדון בפוסט זה.
