מדוע פגישות עלולות להיות לא יעילות - וכיצד לתקן אותן

אנו כאוכלוסייה ערכנו מחקרים רבים לאחרונה, במאמץ לברר מדוע פגישות עובדות - או לא.

לעתים קרובות סימנו אותם כמסורת לא יעילה; בדרך כלל נתפס כבזבוז זמן (אלא אם כן אנשים באמת הגיעו מוכנים) ויש להניח שכולנו הגענו לפחות לפגישה אחת לא מוכנה. אז מה נותן? מדוע כל כך קשה לדאוג לפגישות? מדוע כל כך קשה לנהל אותם? למה אנחנו ממשיכים לקבל אותם?

מה הבעיה?

על פי רוב, נושא הפגישות הלא יעילות סובב סביב מושגים של התעסקות, הכנה, תקשורת, מסקנה, ו פיתוח קונקרטי.

קשה להניע אנשים שלא אכפת להם ממה שנדון.

קשה עוד יותר להתקדם כאשר לאנשים אין את המידע הדרוש.

זה הופך להיות מאתגר לארח דיונים בונים כאשר אנשים אינם באותו דף.

זה כמעט בלתי אפשרי להתקדם כשהוא מוקף על ידי טריוויטליות יומיומיות, וזהו בהחלט לא פשוט להשיג יעדים כאשר לא ניתן להשלים פרויקטים בזמן.

אז איך הכי טוב להתקדם?

מעורבים אנשים

רוב האנשים רוצים לדון בדברים שמשפיעים עליהם ישירות. דברים טובים להעלות במהלך הפגישות הם דיון סביב נושאים הכוללים מחלקות שונות, שכן המשאבים הוקצו למטרות בלעדיות של דיונים קבוצתיים.

קח את הזמן לשקול אם בעיה זו משפיעה על הצוות שאליו תפנה בפגישה. הם יעריכו את הרצון שלך לכלול אותם.

מגיע מוכן

חשוב לתת לצוות שלך קצת ראש לגבי החלטות או פגישות חשובות הכוללות הכנה, מכיוון שאתה רוצה למקסם את הזמן עם כל הגורמים המעורבים. ניסיון להודיע ​​לאנשים בעוד שאחרים, שהתכוננו, יושבים ומחכים, היא דרך מצוינת להשאיר את הצוות שלך מתוסכל וחסר עקביות.

קח את הזמן לשקול את הדברים הבאים: אם קיבלת הזמנה להשתתף בפגישה זו, האם יהיה לך המידע הדרוש להשתתפות בצורה פעילה, מושכלת ובונה?

הבנת הנקודה

אנשים לא יכולים לעזור אם הם לא יודעים מה אתה מחפש. תאר עבור הקבוצה את מה שאתה מצפה מתשובותיהם. הגישה המבוססת על שאלות עוזרת לך לעורר תגובות מועילות יותר מהצוות שלך, אך רק אם הם יודעים מה התשובות שלהם משמשות.

הודע אם אתה מקיים את הפגישה כדי שתוכל לאסוף קלט להחלטה גדולה יותר. אם אתה צריך לוח קול על רעיון חדש, ציין זאת בסדר היום. אם אתם מחפשים הסכמה עד סוף הפגישה, רשמו זאת והבהירו היטב כי מטרת הסיום של הדיון היא להחליט על משהו.

קח את הזמן לרשום את הציפיות שלך בתחילת הפגישה, כך שכולם ידעו מדוע אספת אותן.

ניהול זמן

שמירה על קבוצה גדולה של אנשים על הנושא היא אתגר, תוך שמירה על לוח הזמנים היא כמעט בלתי אפשרית. מסיבה זו, חיוני לנהל את הזמן שלך ביעילות בכל פגישה. ניתן לעשות זאת באמצעות א סדר יום עשוי היטב.

מתאר כל חלק/שאלה/נושא בנושא במסגרת זמן. מסגרת זמן זו אמורה להקצות מיומנותכמות הזמן לדיון, עיון ומסקנה. חשוב לפרט את זה לפני הפגישה: לעתים קרובות, בסופו של דבר תשמעו כי נושאים מסוימים דורשים יותר זמן על הלוח, או שהם יכולים להיחתך באופן משמעותי.

קח את הזמן לשקול כיצד לבלות את הזמן הטוב ביותר בפגישה זו. כמה זמן תרצה להשקיע בכל פריט דיון? האם הדיון הזה ייקח יותר זמן שהוא שווה?

השגת יעדים

ללא מעורבות, הכנה, תקשורת וניהול זמן, הסיכויים לפריחת העסק שלך קלושים. הפגישות שלכם ישוטטו; תסכל את העובדים שלך; הפרויקטים שלך ייפלו ויישארו בחניון.

חשוב להציב יעדים ולהשתדל בעקביות להגיע אליהם. כל הסיבה שאנשים מקיימים פגישות היא לאחד את המאמצים שלהם בנושא נתון במטרה להשיג משהו. אל תתנו להיסטוריה של פגישות דלות להיות הסיבה לכך שאתם לא מגיעים למקום שהייתם רוצים להיות בו.

קח את הזמן לקבוע יעדים, ובקר בהם שוב ושוב.

כיצד נתקן פגישות?

כאן בכנס החופשי, כשמישהו לא יכול לקיים פגישה, זה מקרה חירום. אנו נמצאים בשוק של פגישות יצרניות, ואנו רוצים שתמקסם את זמנך בשיתוף פעולה, בין אם מרחוק ועידה וירטואלית, או באופן אישי ליד שולחן ישיבות.

בין אם הפגישה האחרונה שלך הייתה יעילה או לא, מה לעשות לאחר סיומה קובע עד כמה הפגישה הבאה תהיה יעילה. העצה שלנו היא:

צרו סדר יום של ישיבות מוצקות.

לעסוק אנשים.

הכינו את הצוות שלכם.

העבירו את האינטרסים שלכם.

הציבו יעדים והפכו אותם למשותפים.

לכבד את זמנם.

ואל תשכח, קצת הכרת תודה מרחיקה דרך. מודים להם על אירוסיהם; להודות להם על זמנם; תודה להם על הרעיונות שלהם.

לא היינו נמצאים בשום מקום אם לא לשיתוף פעולה. אל תתנו לדקות הפגישה שלכם לבזבז. תחזור ל- Making Meetings Matter.

FreeConference.com הספק המקורי לשיחות ועידה בחינם, המעניק לך את החופש לבחור כיצד להתחבר לפגישה שלך בכל מקום ובכל זמן ללא התחייבות.

צור חשבון חינם עוד היום ולהתנסות בוועידות טלפון בחינם, וידאו ללא הורדות, שיתוף מסך, שיחות ועידה באינטרנט ועוד.

[ninja_form id = 7]