ישנם 3 דברים בלתי נמנעים בחיים: מוות, מסים ופגישות ...
אוקיי ... אולי קצת הגזמה שם אבל אם עבדת פעם, רוב הסיכויים שהיית בפגישה. בעוד שאחוז הפגישות היצרניות יכול לנוע בין 33 ל -70%, כולנו יכולים להסכים שאנחנו מעדיפים להיות פגישות יצרניות מאשר אלה שאינם פרודוקטיביים. גורם גדול של פגישות יצרניות הוא תפקידי מפגש, הממקדים את החובות של מפגש חברים כדי להבטיח מפגש אפקטיבי - סוג של תפקידים בקבוצת ספורט או טבחים שונים במטבח. להלן 4 תפקידי מפגש עיקריים שיש להקצות לכל פגישה.
"לא רק שאני אהיה חלק מהפגישה, אני אהיה שם ומוביל את הפגישה!"
העמדה החשובה ביותר בפגישה כוללת 3 התחייבויות שונות: לפני הכנס, הם היו מתכננים ומתאמים את סדר היום, המקום, הציוד והמשתתפים, ומטפלים בכל התקלות, הסתייגויות ומצבי חירום בלתי צפויים.
במהלך הכנס, עליהם לכוון דיונים כך שיעקבו אחר סדר היום המופץ והמוסכם מראש. באחריותו של המנהיג לקבוע תפקידי ישיבה ולהבטיח שוויון הזדמנויות דיבור לכל המשתתפים, ליצור סביבה שכל המשתתפים מרגישים בנוח לתרום לכל הסדנאות, כמו גם לכל סיעור מוחות ודיונים. המנהיג אחראי גם על כל ציוד כגון PowerPoints, שיתוף מסך, או חזותיים אחרים.
לאחר הפגישה, המנהיג צריך לתקשר ביעילות מה המסקנות והשלבים הבאים, ולהקצות אחריות לכל חברי הצוות כדי למנוע בלבול וחוסר יעילות.
תפקיד המפגש הזה רושם נקודות מפתח שנעשים במהלך הפגישה. הם יהיו יעילים במיוחד אם כן לתכנן את סדר היום יחד עם המנהיג כך שהם לא רק מכירים את סדר היום, הם יכולים גם להוסיף לו בעת הצורך. המקליט גם מפיץ את סדר היום לפני הכנס ומפיץ את ההערות והמסקנות לאחר מכן.
תפקיד זה מפגש מסייע למנהיג עם הזמן המושקע בכל פריט בסדר היום. על שומר הזמן להיות בעל הבנה ברורה של סדר היום להנחות את השיחה לפגישה לעקוב אחר משבצות הזמן המוקצבות באופן עדין. הם גם היו מזכירים את כל משתתפי הפגישה כאשר נותרו 5-10 דקות על סדר היום הנוכחי, כך שלמשתתפים יש מדידה טובה יותר של ניהול זמן.
אף אחד לא רוצה להיות אזרח כשהוא משחק במאפיה, אבל לתפקיד המשתתף יש חלק גדול בהצלחת הפגישה. חובתם העיקרית של המשתתפים היא לתרום לדיונים, בין אם מדובר בסעיפי סדר יום, סיעור מוחות או תכנון. המשתתפים הם הרחבות של המנהיג בדרכים רבות; הם צריכים לתרום ככל האפשר לסעיפי סדר היום, ליצור סביבה נוחה לאחרים לשתף את הרעיונות שלהם, ולעקוב אחר הזמן המוקצב כדי שהפגישה תוכל להסתיים מייד. אם המנהיג הגדיר את תפקידי המשתתפים לאחר הפגישה, בקש להבהיר כדי למנוע בלבול.
כדי לשפר את האפקטיביות של פגישות קבועות, אני ממליץ לסובב תפקידים בין חברי צוות שונים. ברגע שלכל משתתף יש תחושה וניסיון כללי בכל אחד מהתפקידים הוא יעורר השראה לרעיונות חדשים, נקודות מבט והשתתפות!
צור את חשבון FreeConference.com שלך וקבל גישה לכל מה שאתה צריך כדי שהעסק או הארגון שלך יצליחו לצאת לדרך, כמו וידאו ו- שיתוף מסך, תזמון שיחות, הזמנות דוא"ל אוטומטיות, תזכורות, ועוד.
