קיום פגישות או שיחות ועידה קבועות חשוב לבניית מערכות יחסים ולהשגת יעדים משותפים. עם זאת, אף אחד לא אוהב להיגרר לפגישות שנמשכות עוד ועוד אך משיגות מעט. לא רק קיום פגישות כאלה יכול לבזבז זמן ולפגוע בפריון, יותר מדי שיחות מסוג זה עלולות לגרום למוזמנים לא לקחת ברצינות את הפגישות המתוזמנות שלך. בבלוג של היום נעבור על כמה טיפים לניהול פגישת שיחות ועידה פרודוקטיבית יותר ולוקחת פחות זמן.
בין אם אתם מנסים לקצר את הפגישות ובין אם אתם פשוט רוצים לוודא שכל הפריטים שלכם בסדר היום יטופלו במהלך הכנס שלכם, קצת הכנה יחד עם תוכנת שיחות ועידה בחינם יכולה לעזור לכם לשמור על פגישות בנושא ובזמן.
במקום לקיים פגישה, למה שלא תשלח מייל רב או הודעת צ'אט קבוצתי?
אין ספק, הודעות דוא"ל, הודעות מיידיות והודעות טקסט הן קלות - הן אינן דורשות תזמון ואנשים יכולים להגיב להן בנוחותם. עם זאת, מצבים מסוימים דורשים יותר אינטראקציה חיה
(אין כוונת משחק מילים). טלפון ו שיחות ועידת וידאו לא רק לעזור בבניית קשרים אישיים בין משתתפים מרוחקים, אלא גם יכול להיות יעיל יותר מבחינת הקלת דיונים בזמן אמת. הדבר הטוב ביותר הבא לפגישה אישית, פגישת טלפון או וידיאו מנוהלת היטב מאפשרת לומר הרבה יותר תוך הרבה פחות זמן.
אחרי הכל, מי רוצה לקרוא דרך שרשור של מיילים?
המפתח להובלת שיחת ועידה מוצלחת מתחיל בהכנה - לדעת כיצד להתחיל שיחת ועידה בצורה נכונה, יהיה הרבה יותר קל לשלוט ולנהל ברגע שהיא מתחילה. בעוד שזימון שיחת ועידה או ועידת וידיאו היא קלה ביותר, תמיד טוב להכיר את היסודות מבעוד מועד, כגון הגדרת מטרה ברורה לכנס שלך, ידע כיצד להשיג מספר שיחת ועידה וכיצד לחייג שיחת ועידה.
אחד השלבים החשובים ביותר להיערכות לשיחת ועידה מוצלחת הוא מתווה סדר יום. אף שסדר יום ברור לא בהכרח צריך להכתיב כל דקת דיון במהלך השיחה שלך, הוא צריך להיות מפורט מספיק כדי לשמש קו מנחה למה אתה מתכוון לטפל. אם אתה מתכוון לקיים שיחת ועידה למשך שעה, למשל, כדאי להקצות 15 דקות לדיון בארבעה נושאים שונים. כמובן שזמן ההקצאה לכל פריט בסדר היום ישתנה בהתאם למספר הפריטים שיש לדון בהם ובמספר המשתתפים שאתה צופה. שימוש בתוכנת ועידה חינמית זמינה היא דרך מצוינת לעקוב אחר הזמן שכן שירותים רבים כאלה כוללים ממשקים מקוונים עם שעונים או טיימרים שמתחילים לפעול בתחילת השיחה שלך.
הודות לפתרונות הכנסים החינמיים השונים שיש, מעולם לא היה קל יותר להשיג קו כנסים ייעודי. לאחר יצירת חשבון בחינם, רוב השירותים יקצו לך מספר חיוג לועידה וקוד גישה ייחודי שניתן להשתמש בו כדי להתקשר לקו הוועידה שלך בכל עת. רבים מציעים גם פרימיום ללא תשלום וגם מספרי חיוג בינלאומיים.
הנה מגיע החלק המסובך ... סתם צוחק! כדי להתקשר לכנס, המשתתפים פשוט יתקשרו למספר החיוג המסופק, וכאשר תתבקש להזין את קוד הגישה שהוקצה לקו הועידה. מכיוון שקוד הגישה של כל קו ועידה הוא ייחודי, קוד הגישה שהמשתתפים מכניסים יקבע מי יכנס (או לא יכנס) לשיחתך!
לוודא ששיחת הוועידה שלך עוברת בצורה חלקה זה קל כמו סימון תיבות. ה רשימת פגישות FreeConference הוא המדריך שלך לתכנון וקיום ועידות טלפון מוצלחות ופגישות אינטרנט.
בין אם אתה מארח פגישה אישית, בטלפון או באמצעות ועידת וידיאו, הרבה מאותו דבר עמידה בדרישות ניהול עדיין חלים - כגון קביעת סדר יום מוגדר, הזמנת כל האנשים המתאימים ושמירה על שיחות משיחות למינימום. אולם יתרון אחד לועידות טלפוניות ואינטרנט על פני פגישות אישיות הוא רמת השליטה הניתנת למנחה הוועידה. לדעת כיצד לנהל שיחת ועידה ביעילות פירושו לדעת כיצד להשתמש בפקדים אלה.
פקדי מנחה הוועידה מאפשרים למנהיג הפגישות לקבוע מי יכול - ומה לא - להישמע במהלך שיחת ועידה. בנוסף להגדרות הוועידה הניתנות לשינוי, רוב שירותי תוכנת שיחות הוועידה החינמיות מאפשרות למנחים לשלוט בכנסים שלהם באמצעות פקודות לוח מקשים טלפוניות ובקרות לוח מחוונים מקוונות. תכונות של לוח המחוונים המקוון, כגון רמקול פעיל, אפשר למנהלים לפקוח עין על מי שמדבר ומשתתף במהלך שיחה. על ידי מתן אפשרות למנחים להשתיק משתתפים (שעלולים) להפריע, קל יותר לעקוב אחר הפגישות במסלול ולבלום שיחות משיחות.
למרות שאירוע כנס עשוי להיראות מפחיד, קל מאוד לבצע שיחה מוצלחת בהתחשב בכלים הנכונים וקצת ידע. אם יש לך שאלות או חששות, תוכל תמיד לבקר באתר דף התמיכה של FreeConference ליצירת קשר עם מומחה לוועידות!
החלוצים של טכנולוגיית שיחות הוועידה החופשית, FreeConference.com וצוות המומחים שלה נמצאים כאן כדי לעזור לך להשתלט על אמנות שיחת הוועידה המוצלחת. בכמה לחיצות עכבר, אתה יכול להיות בדרך לארח שיחות ועידה משלך ופגישות מקוונות. הירשם היום!
צור את חשבון FreeConference.com שלך וקבל גישה לכל מה שאתה צריך כדי שהעסק או הארגון שלך יצליחו לצאת לדרך, כמו וידאו ו- שיתוף מסך, תזמון שיחות, הזמנות דוא"ל אוטומטיות, תזכורות, ועוד.
