Far decollare un progetto richiede un sistema di processi e persone di talento per portare a termine il lavoro. In parole povere, non è un'impresa semplice!
Contare su videoconferenza collaborare con più team e individui richiede organizzazione e un'implementazione efficiente della gestione dei progetti in vari uffici, dipartimenti e catene di comando. Coesione, comunicazione e centralizzazione sono fattori chiave. Con chiunque tu abbia a che fare, che sia uno stakeholder, un cliente o un dipendente, ci sono molte parti in movimento da prendere in considerazione dall'ideazione alla consegna.
Qualsiasi progetto richiede una conoscenza completa del ciclo di vita del progetto. Sapere come funziona ogni fase fornisce preziose informazioni su come affrontarla. Ma come funziona la videoconferenza per potenziare il tuo processo? Diamo uno sguardo attraverso il quadro delle 5 fasi della gestione del progetto.
È responsabilità del project manager conoscere, pianificare e costruire il "decollo" del progetto avendo una conoscenza approfondita delle cinque fasi di gestione del progetto. Questo funziona per fornire un progetto chiaro e conciso su come l'idea passerà dall'astratto al concreto. Sviluppato dal Project Management Institute (PMI), le 5 fasi per qualsiasi progetto da realizzare sono le seguenti:
1. Iniziazione
La prima della fase del ciclo di vita, l'avvio richiede un incontro di avvio che coinvolge il cliente e gli investitori. È qui che vengono discussi gli obiettivi, gli obiettivi, i dubbi, le preoccupazioni e tutti i pensieri e le idee iniziali. Quando i decisori non si trovano in un solo punto, puoi fare affidamento sulla creazione di una riunione online per una chat video o una teleconferenza per discutere i seguenti punti di discussione:
- Chi sono gli investitori e gli stakeholder?
- Qual è la visione e la missione aziendale?
- Qual è la tempistica stimata?
- Quali sono alcuni dei rischi coinvolti?
- Quali budget e risorse sono disponibili?
2. Pianificazione
Una volta definiti e concordati gli obiettivi, si può comprendere meglio un'idea più chiara del risultato finale. Lavorare a ritroso per visualizzare e formulare una serie di piani da seguire per tutti guida il team dalla fase di avvio al completamento.
Condurre incontri online per:
- Assemblare squadre
- Trasmetti i dettagli essenziali
- Stabilire obiettivi e obiettivi del progetto
La fase di pianificazione è fondamentale per il drill down dei seguenti 5 componenti:
- Progettare una struttura di progetto
- Creazione di documenti del flusso di lavoro
- Stima dei budget tra i reparti
- Raccogliere, allocare e designare le risorse
- Valutazione del rischio
3. Esecuzione
I team leader e i project manager vengono messi in moto per creare risultati finali, essere il tramite per i clienti, portare a termine attività, implementare processi e altro ancora. La comunicazione diretta in tutte le parti del progetto è necessaria e vitale per il successo della realizzazione dell'idea.
Essenziale per la fase esecutiva:
- Riunioni frequenti
Rimanere al passo con i team con riunioni online programmate aiuta a mantenere il progetto breve e in linea. La comunicazione tempestiva e cristallina tramite videoconferenza o teleconferenza garantisce meno punti ciechi, un migliore lavoro di squadra e un movimento rapido degli elementi nella pipeline.
Trasparenza
Evita potenziali blocchi quando si tratta di ostacoli facilmente prevenibili come la pianificazione, l'assunzione, l'invito dei partecipanti alle riunioni e la determinazione di chi è responsabile di quale attività integrando altri strumenti digitali come Slack, Outlook e Google Calendar nella tua piattaforma di videoconferenza.- Gestione dei conflitti
I problemi sono destinati a verificarsi. Mitiga gli eventi invitando i team "in prima linea" a parlare e ad esprimere preoccupazioni, colli di bottiglia o qualsiasi cosa che potrebbe potenzialmente rappresentare un punto debole nella catena.
- Rapporti Progress
Aggiornamenti regolari condivisi durante a riunione in piedi, sessione huddle o chat video funziona per stare al passo con i tempi e identificare i problemi prima che si verifichino.
4. Monitoraggio e controllo
Se non puoi misurarlo, non puoi gestirlo. Questa fase richiede la verifica per assicurarsi che tutto sia in linea con quanto concordato in precedenza. Quali sono gli indicatori chiave di prestazione? Cosa deve essere implementato per rispettare scadenze e parametri finanziari?
Tieni riunioni online con i principali attori per i checkpoint di routine, le revisioni e i rapporti sulle prestazioni. Puoi condurre a distanza presentazioni tramite videoconferenza che includono flussi di lavoro, documenti e file importanti, e tutto ciò che deve essere condiviso e diffuso.
5. Chiusura
Chiudere il progetto è importante tanto quanto iniziarlo. Definita anche fase di "follow-up", è in questo periodo che il progetto completato è pronto per essere pubblicato al pubblico. L'obiettivo principale qui è il rilascio e la consegna del prodotto.
È fondamentale per un project manager valutare la durata del progetto dall'inizio alla fine:
- Indagare sulle prestazioni del progetto
Ogni squadra ha raggiunto i propri obiettivi e marcatori? Il progetto è stato realizzato rispettando il budget e le tempistiche? Il progetto ha risolto un problema? Rispondendo a queste domande e più aiuto per valutare se il progetto ha avuto successo o meno.
- Guardando le prestazioni della squadra
Le prestazioni dei membri del team possono essere ulteriormente approfondite individualmente per valutare il successo all'interno del gruppo. I controlli di qualità, i KPI e le riunioni online funzionano per fornire informazioni più chiare sulle prestazioni.
- Valutare e documentare la chiusura del progetto
Una presentazione approfondita che compila documenti di supporto che mostrano la crescita del progetto dall'ideazione alla consegna garantisce il corretto completamento per i clienti e le parti interessate.
- Richiesta di recensioni
Una valutazione finale del progetto fornisce uno sguardo più da vicino ai punti di forza e di debolezza, dall'inizio alla fine. Trova approfondimenti e impara le lezioni per la prossima volta.
- Superare il budget
Essere in grado di individuare la perdita di budget e le risorse intatte fornisce una migliore comprensione del successo (o del fallimento) e aiuta a gestire gli sprechi.
Alcuni punti di discussione degli incontri online includono:
- Quali sono stati i takeaway del progetto?
- Quali sono le opportunità di crescita? Miglioramento
- Quali sono stati alcuni dei punti di forza e di debolezza mostrati durante il processo?
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