Interrompi la condivisione di documenti in modo errato! 5 cose che dovresti sapere sulla condivisione dei documenti

Come tutto il resto nella vita, condivisione dello schermo è un ottimo strumento che può essere un'arma a doppio taglio. Può essere utilizzato per insegnare, dimostrare funzionalità, fare presentazioni e migliorare il tuo comunicazione video globale. Tuttavia, dare accesso visivo al tuo dispositivo può portare a vari passi falsi aziendali. Sebbene questi passi falsi possano essere esilaranti dal punto di vista del pubblico, dovresti fare tutto il possibile per smettere di condividere documenti in modo errato.

Si spera che questo articolo possa impedire ai tuoi ascoltatori di ridere delle tue spese.

Quando condividi documenti, i partecipanti possono vedere ciò che puoi vedere tu

Sembra ovvio, vero? Se stai solo dando un'occhiata a questo articolo, questo è l'unico punto elenco che vorrei che ricordassi: chiudi tutte le informazioni riservate. Ci sono così tante persone là fuori che lasciano aperte informazioni riservate mentre condividendo il loro schermo. Questo evento inaspettatamente comune è il modo più semplice per divulgare informazioni che è meglio mantenere segrete; può essere il contratto di un dipendente, i dettagli di un'altra riunione o, peggio ancora, le informazioni sul cliente.

Le notifiche della chat verranno visualizzate nel momento PEGGIORE possibile

Una linea guida generale per evitare qualsiasi contrattempo è eliminare dal desktop qualsiasi elemento personale, incluso lo sfondo del desktop, strumenti personali come i social media e persino la musica che ti aiuta a lavorare. Tutti questi elementi personali non aiutano l'incontro e possono portare via la tua presentazione. Pulisci il desktop e configura un ambiente professionale per dare il tono alla tua presentazione, lasciando un'impressione aziendale affidabile.

I programmi non testati sono la rovina della tua presentazione

Tutti odiano perdere tempo, motivo per cui ribollo alla vista di un presentatore che cerca per la prima volta di utilizzare tecnologie sconosciute. Per favore, prova il tuo software che utilizzerai durante la riunione per risparmiarti l'imbarazzo e la mancanza di professionalità di armeggiare con la tecnologia mentre le persone stanno guardando. Consiglio di fare una "prova generale" un giorno prima di condividere i documenti, poiché molti programmi hanno aggiornamenti frequenti e modifiche alle funzionalità.

Avere i migliori contenuti non è abbastanza buono: hai bisogno di un PIANO!

Anche se potresti avere la migliore presentazione, se non hai pianificato ciò che dirai, sarai nei guai. La semplice lettura di qualsiasi informazione che potrebbe essere scritta nella tua presentazione farà sicuramente russare il tuo pubblico in pochissimo tempo; ciò di cui hai bisogno è almeno un elenco di punti da aggiungere a ciascuna sezione della tua presentazione.

Ricordati di interrompere la condivisione del documento quando hai finito!

Corri sempre attraverso il nastro come un corridore, non oltrepassare il traguardo! Quando hai finalmente finito la tua fantastica presentazione di condivisione dello schermo, assicurati che la condivisione dello schermo sia disattivata! Oppure, anche se applichi abilmente i passaggi da 1 a 4, tutti gli sforzi saranno sprecati se apri una conversazione privata 2 minuti dopo la tua presentazione. Chiudi sempre il programma di condivisione dello schermo dopo la riunione prima di fare qualsiasi altra cosa!

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