Come avere una riunione di progetto più produttiva

Sebbene le riunioni siano importanti per facilitare la collaborazione durante una riunione di progetto, possono essere un'enorme perdita di tempo. Infatti, la maggior parte delle persone considera circa la metà delle riunioni a cui partecipa come "tempo perso", e questo non solo li frustra, ma rende anche più difficile per loro rimanere concentrati sul compito da svolgere.
Di conseguenza, è fondamentale trovare modi per rendere più produttive le riunioni di progetto. Ciò contribuirà a cambiare il modo in cui il tuo team vede le riunioni, che trasformeranno quindi queste riunioni in uno spazio utile in cui le persone possono cercare aiuto per i problemi, offrire suggerimenti agli altri e ottenere aggiornamenti sullo stato generale del progetto.
Questo è più facile a dirsi che a farsi, quindi per aiutarti a ottenere il massimo dal tuo prossimo incontro di progetto, assicurati di utilizzare le seguenti tattiche di riunione.

Creare un'agenda e diffonderla

La prima cosa che devi fare per avere una riunione di progetto più produttiva è determinare cosa verrà discusso esattamente quando tutti sono nella stessa stanza. Mettere insieme un ordine del giorno ti aiuterà a rispondere alla domanda "a cosa serve questo incontro?" che aiuta a chiarire se l'incontro è davvero necessario.
Inoltre, è importante che tu invii questo ordine del giorno a tutti i partecipanti alla riunione con almeno un giorno intero di anticipo. Questo li aiuterà a farsi un'idea dell'argomento della riunione e, nel caso in cui si debba discutere di qualcosa di nuovo, aiuterà le persone a iniziare a pensare alle cose prima di partecipare alla riunione.
Su questo punto, se c'è qualcos'altro che vorresti che le persone facessero prima di venire alla riunione, assicurati di dirlo così la tua agenda. Ad esempio, se vuoi che leggano qualcosa, o se vuoi che raccolgano alcuni dati, allora è intelligente dire loro di farlo in anticipo in modo che tu possa intervenire subito quando inizia la riunione del progetto.

Imposta e rispetta i limiti di tempo

Parte di ciò che rende una riunione improduttiva è il superamento del tempo assegnato. Le riunioni esistono per scopi specifici e se inizi a deviare dall'attività da svolgere, è facile che il tempo si esaurisca e sia necessario prolungare la riunione o terminarla senza raggiungere il tuo obiettivo.
Un buon modo per evitare che ciò accada è fissare un limite di tempo per ogni punto all'ordine del giorno e attenersi ad esso. Se succede qualcosa che ti farà andare oltre il tempo assegnato, allora considera di presentare quel punto; puoi sempre programmare un altro incontro con un altro gruppo di persone per esaminarlo in un secondo momento. Interrompere il lavoro in questo modo contribuirà anche a rendere il tuo team di progetto più efficace.
Infine, puoi anche utilizzare i timer per aiutarti a rispettare i limiti di tempo e mantenere la riunione nei tempi previsti. Fare questo non solo ti aiuterà a essere più produttivo, ma dimostrerà anche al tuo team che rispetti il ​​loro tempo e farai tutto il possibile per evitare di sprecarlo.

Fai entrare le persone giuste nella stanza

Parte della chiave per un meeting di progetto produttivo è assicurarsi che le persone giuste, e solo le persone giuste, siano presenti. Non c'è niente di peggio che passare un'ora all'interno di una riunione a cui non avevi bisogno di partecipare, e se ciò accade, è in gran parte perché l'organizzatore della riunione non ha trascorso abbastanza tempo a chiedere chi aveva davvero bisogno di essere presente.
Per aiutarti a farlo, considera i diversi tipi di riunioni che potresti avere, come ad esempio:

• Riunioni decisionali: Lo scopo di questo incontro è collaborare e trovare la strada migliore per andare avanti, e questo significa che dovrebbero esserci solo coloro che comprendono il progetto nella sua interezza. Tutti gli altri saranno solo extra, e questo farà sembrare l'incontro inutile.
• Riunioni di lavoro: Questi hanno luogo quando le persone hanno bisogno di collaborare a un compito specifico e solo coloro che sono responsabili del completamento di questo compito devono essere presenti nella riunione.
• Riunioni di feedback: Questi offrono ai manager l'opportunità di ascoltare dal proprio team cosa funziona e cosa no. È bello averli per tutto il ciclo di vita del progetto in modo che le persone possano sentirsi libere di parlare quando qualcosa non va bene. E a seconda delle dimensioni della tua squadra, questo è l'unico tipo di riunione in cui tutti potrebbero aver bisogno di essere presenti.

Usa gli strumenti giusti

Anche gli strumenti che utilizzerai giocheranno un ruolo importante nel determinare quanto siano produttive le tue riunioni. Ad esempio, la condivisione dello schermo, le videoconferenze e la lavagna semplificano la collaborazione con le persone nella stanza, rendendo la riunione più efficiente. E tutti questi strumenti e altri sono offerti da FreeConference.com.
L'importanza di disporre degli strumenti giusti è ancora maggiore nei luoghi di lavoro di oggi. Tante aziende hanno più sedi o consentono alle persone di lavorare da remoto, il che significa che le persone sono sparse in diverse città o paesi. L'uso della tecnologia giusta può far sembrare che tutti si trovino nella stessa stanza, rendendo più facile tenere una riunione di progetto produttiva.

Trasforma la tua prossima riunione di progetto

Assicurati di includere il tuo team nel processo di pianificazione della riunione e raccogli feedback da loro in modo da poter migliorare il tuo processo di riunione. Impiegare le tattiche discusse qui ti aiuterà a trasformare le tue riunioni da fastidiose perdite di tempo in opportunità di collaborazione e innovazione.

Circa l'autore: Kevin Conner è un imprenditore che possiede diverse attività tra cui Ricerca a banda larga, un servizio dedicato ad aiutare le persone e le aziende a trovare Internet a banda larga con il miglior rapporto qualità-prezzo. Gestire e far crescere le sue attività implica un'ampia pianificazione e gestione dei progetti e Kevin ama condividere le sue esperienze con gli altri per aiutarli ad avere successo.

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