Le conference call sono uno strumento di comunicazione efficace per costruire spirito di squadra e una buona "cultura aziendale". Sebbene l'organizzazione tragga vantaggio da chiamate in conferenza ben fatte attraverso una maggiore produttività e redditività, anche i dipendenti ne beneficiano, perché è molto più divertente lavorare in un ambiente di lavoro felice e impegnato.

Cioè, se tutti si uniscono e sanno come essere un buon interlocutore. Ecco cinque suggerimenti su come fare la tua parte per costruire lo spirito di squadra con la teleconferenza e perché vale la pena farlo.

Ora

Uno dei motivi per cui le chiamate in conferenza sono così efficaci è perché rispettano il tempo di tutti. Eliminando i tempi di viaggio, anche quando le persone lavorano nello stesso edificio, si risparmiano ore e ore di tempo del personale.

Hai di meglio da fare che andare a una riunione.

Risparmiare tempo consente di programmare comunicazioni più frequenti, il che è meglio per tutti, poiché la mancanza di comunicazione è un'enorme fonte di disfunzioni nelle organizzazioni.

Per ogni minuto di ritardo in una chiamata con 15 persone, perdi 15 "minuti persona" del tempo di tutti. Perdere tempo è come gettare rifiuti. Una volta che la prima persona getta un pezzo di spazzatura in un luogo pubblico, lo fanno tutti. Non essere la prima persona!

Se non conosci la teleconferenza, presentati con 10 minuti di anticipo e chiedi a un amico di aiutarti a familiarizzare con la tecnologia. Se sei un vecchio professionista, due minuti in anticipo vanno bene, quindi puoi accedere al desktop condiviso, rivedere l'agenda, portare la tua mente alla riunione ed essere pronto a partire quando l'orologio suona.

Posizione, ubicazione e ubicazione

Un altro motivo per cui le chiamate in conferenza sono terminate linee telefoniche reali (non Skype o VOIP) sono così buoni è che l'eccellente qualità audio rende possibile a tutti di ascoltare i sottili segnali del "linguaggio del corpo" di cui hanno bisogno per capirsi veramente.

Se qualcuno è arrabbiato, tutti devono saperlo per poter aiutare. Se qualcuno è estasiato perché ha appena raggiunto un grande traguardo, quell'eccitazione nella sua voce è ciò che sei venuto a sentire.

Aiutare le persone, celebrare il successo e condividere buone idee è il modo in cui usi la teleconferenza per costruire lo spirito di squadra e aumentare i tuoi profitti.

Sfortunatamente, anche il rumore di fondo proveniente dalla posizione di un chiamante scelta male può gettare una chiave inglese in una buona chiamata in conferenza. Ecco perché impostarti correttamente fa sì che tutto vada liscio.

Devi essere in uno spazio tranquillo, dove il rumore di fondo non si diffonderà nella chiamata o ti distrarrà, e hai bisogno di un telefono di buona qualità, in modo che tutti possano sentire tutto ciò di cui hanno bisogno.

Focus

Se alla persona che ti ha invitato alla teleconferenza non interessasse davvero cosa pensi del problema in discussione, ti avrebbe inviato un messaggio di posta elettronica di gruppo.

Sei invitato alla chiamata perché qualcuno vuole il tuo cervello. Non vogliono metà del tuo cervello, mentre leggi alcuni file o invii alcune email.

Mai multitasking in una chiamata in conferenza.

Il rovescio della medaglia è che se sei veramente concentrato e senti di voler dare un contributo, Fallo! È una tragedia quando qualcuno soffoca una buona idea in una teleconferenza.

Sei stato invitato a partecipare, quindi non essere timido.

Parla!

Quando parli, presentati, in modo che tutti sappiano chi sei, anche se fai il check-in dopo un minuto o due di silenzio. Tieni il telefono vicino alla bocca o avvicinati al microfono. Inizia con "tutti possono sentirmi?" Parla lentamente e non preoccuparti di alzare la voce. Le persone possono sempre rifiutarti, ma se non sei abbastanza rumoroso, perderai tempo.

Una volta superato il "controllo del suono", esprimi te stesso. È per questo che sei lì. Quando prendi la parola, trasmetti chiaramente la tua idea. Allo stesso tempo, è bene notare quando si parla per la maggior parte in una chiamata in conferenza. Parlare è divertente, ma puoi avere troppe cose buone. Condividere la parola costruisce lo spirito di squadra.

Consulenza

Ancora una volta, se è la tua prima teleconferenza, chiedi aiuto tecnico per la configurazione e assicurati di chiedere se il tuo telefono suona bene. Le persone possono sentirti quando parli? Stai creando echi? L'uso di uno smartphone di buona qualità va bene, ma disattiva tutti i potenziali avvisi.

Se hai solo un vivavoce economico, puoi ascoltarlo, ma parlare solo nell'auricolare. Usa il pulsante muto del tuo telefono quando non stai parlando e non mettere la chiamata in attesa, così non trasmetterai Muzak in una discussione importante.

"Grazie per aver chiamato RamJac Corporation. A causa dell'elevato volume di chiamate..."

Inoltre, ricorda che ci sono strumenti là fuori che ti semplificheranno la vita quando gestisci le chiamate per scopi professionali. Ad esempio, piuttosto che affidarsi ai vecchi servizi di rete fissa analogici, utilizzando app per numeri di telefono aziendali renderà l'esperienza più fluida e conveniente sia per te che per le persone con cui stai parlando.

Costruire lo spirito di squadra

Le teleconferenze mirano a costruire lo spirito di squadra condividendo informazioni importanti e prendendo decisioni insieme. Non essere timido e non preoccuparti di tutti i piccoli dettagli tecnici. Se hai un buon telefono e una posizione tranquilla, stai vincendo. Il team può aiutarti a regolare i livelli di volume.

Un famoso comico una volta disse: "Il 90% della vita si fa vedere". Portare tutta la tua concentrazione ed energia in una teleconferenza è il modo più importante per essere un buon interlocutore.