Condurre riunioni in teleconferenza che rimangono sulla buona strada
Tenere riunioni o teleconferenze regolari è importante per costruire relazioni e raggiungere obiettivi condivisi. Detto questo, a nessuno piace essere trascinato in riunioni che si trascinano all'infinito ma che ottengono poco. Non solo tenere tali riunioni può far perdere tempo e ostacolare la produttività, ma troppi di questi tipi di chiamate possono far sì che gli invitati non prendano sul serio le riunioni programmate. Nel blog di oggi, esamineremo alcuni suggerimenti su come condurre una riunione in teleconferenza più produttiva e che richiede meno tempo.
Sia che tu stia cercando di rendere le riunioni più brevi o desideri semplicemente assicurarti che tutti gli argomenti dell'agenda vengano affrontati durante la conferenza, una piccola preparazione insieme al software gratuito per chiamate in conferenza può aiutarti a mantenere le riunioni in tema e in orario.
Perché tenere chiamate telefoniche e videoconferenze?
Invece di tenere una riunione, perché non inviare semplicemente un'e-mail di massa o un messaggio di chat di gruppo?
Certo, e-mail, messaggi istantanei e messaggi di testo sono facili: non richiedono pianificazione e le persone possono rispondere a loro piacimento. Alcune situazioni, tuttavia, richiedono una maggiore interazione dal vivo
(nessun gioco di parole previsto). Telefono e videochiamate non solo aiuta a costruire connessioni personali tra partecipanti remoti, ma può anche essere più efficace in termini di facilitazione di discussioni in tempo reale. La cosa migliore da fare per incontrarsi di persona, una riunione telefonica o video ben gestita consente di dire molto di più in molto meno tempo.
Dopotutto, chi vuole leggere un thread di e-mail lungo una pagina?
Come avviare una chiamata in conferenza
La chiave per condurre una teleconferenza di successo inizia con la preparazione: sapere come avviare correttamente una teleconferenza renderà molto più facile controllarla e gestirla una volta iniziata. Anche se impostare una chiamata in conferenza o una videoconferenza è estremamente semplice, è sempre bene familiarizzare in anticipo con le nozioni di base, come definire uno scopo chiaro per la conferenza, sapere come ottenere un numero di chiamata in conferenza e come comporre un conferenza telefonica.
Stabilire un'agenda realistica per la conferenza
Uno dei passaggi più importanti per prepararsi a una teleconferenza di successo è definire un'agenda. Sebbene un programma chiaro non debba necessariamente dettare ogni minuto di discussione durante la chiamata, dovrebbe essere sufficientemente dettagliato da fungere da linea guida per ciò che intendi affrontare. Se prevedi di tenere una teleconferenza per un'ora, ad esempio, potresti voler dedicare 15 minuti per discutere quattro diversi argomenti. Naturalmente, il tempo da dedicare a ciascun punto dell'ordine del giorno varierà in base al numero di punti da discutere e al numero di partecipanti che si prevede. L'utilizzo del software per conferenze gratuito disponibile è un ottimo modo per tenere traccia del tempo poiché molti di questi servizi dispongono di interfacce online con orologi o timer che iniziano a funzionare all'inizio della chiamata.
Come ottenere un numero di chiamata in conferenza
Grazie alle varie soluzioni di conferenza gratuite disponibili, non è mai stato così facile ottenere una linea di conferenza dedicata. Dopo aver creato un account gratuito, la maggior parte dei servizi ti assegnerà un numero di accesso alla conferenza e un codice di accesso univoco che può essere utilizzato per chiamare la tua linea di conferenza in qualsiasi momento. Molti offrono anche numero verde premium e anche i numeri internazionali dial-in.
Come effettuare una chiamata in conferenza
Qui arriva la parte complicata... sto scherzando! Per chiamare in conferenza, i partecipanti chiameranno semplicemente il numero di accesso fornito e, quando richiesto, inseriranno il codice di accesso assegnato alla linea di conferenza. Poiché il codice di accesso di ogni linea di conferenza è unico, il codice di accesso immesso dai partecipanti determinerà chi entra (o non entra) nella tua chiamata!
Preparati con una lista di controllo per le riunioni
Assicurarti che la tua teleconferenza proceda senza intoppi è facile come spuntare le caselle. Il Lista di controllo per la riunione della conferenza gratuita è la tua guida per pianificare e tenere conferenze telefoniche e riunioni web di successo.
Suggerimenti per una gestione efficace delle riunioni
Che tu stia organizzando una riunione di persona, al telefono o in videoconferenza, molte delle stesse cose imperativi della gestione delle riunioni continuano ad applicarsi, ad esempio impostare un'agenda definita, invitare tutte le persone appropriate e ridurre al minimo le conversazioni tangenziali. Un vantaggio delle conferenze telefoniche e Web rispetto alle riunioni di persona, tuttavia, è il livello di controllo offerto al moderatore della conferenza. Saper condurre una chiamata in conferenza in modo efficace significa sapere come utilizzare questi controlli.
Come condurre una chiamata in conferenza in modo efficace utilizzando i controlli del moderatore
I controlli del moderatore della conferenza consentono al leader della riunione di determinare chi può e chi non può essere ascoltato durante una chiamata in conferenza. Oltre alle impostazioni modificabili della conferenza, la maggior parte dei servizi software gratuiti per le chiamate in conferenza consente ai moderatori di controllare le proprie conferenze tramite i comandi della tastiera del telefono e i controlli della dashboard online. Funzionalità della dashboard online, come altoparlante attivo, consenti ai moderatori di tenere d'occhio chi parla e chi partecipa durante una chiamata. Consentendo ai moderatori di mettere a tacere i partecipanti (potenzialmente) di disturbo, è più facile mantenere le riunioni in linea e frenare le conversazioni tangenziali.
Ricorda: mantieni la calma e chiama in conferenza!
Anche se ospitare una conferenza può sembrare intimidatorio, condurre una chiamata di successo è molto semplice se si hanno gli strumenti giusti e un po' di know-how. Se hai domande o dubbi, puoi sempre visitare il Pagina di supporto di FreeConference per entrare in contatto con un esperto di conferenze!
Iscriviti e attieniti all'agenda della riunione!
I pionieri della tecnologia di teleconferenza gratuita, FreeConference.com e il suo team di esperti sono qui per aiutarti a padroneggiare l'arte della teleconferenza di successo. Con pochi clic del mouse, puoi essere sulla buona strada per ospitare le tue chiamate in conferenza e riunioni online. Iscriviti oggi!
