Man mano che sempre più organizzazioni si spostano online, le conferenze e le presentazioni web stanno diventando sempre più popolari. Sebbene il software per conferenze stia diventando ogni giorno più sofisticato, una riunione o una presentazione virtuale sarà sempre diversa da un powwow di persona. Questo non vuol dire che incontri virtuali sono inferiori al modello più tradizionale. Le conferenze web hanno diversi vantaggi rispetto ai colloqui di persona, ma hanno i loro requisiti unici. Per aiutarti a mettere insieme una presentazione o una riunione virtuale accattivante e memorabile, abbiamo compilato un elenco di 6 regole d'oro per rendere coinvolgenti le conferenze web. Ricorda: una conferenza web di successo richiede un vero lavoro!
1. Preparati per una conferenza web di successo:
La preparazione è inestimabile per il successo in quasi ogni aspetto della vita, ma quando si tratta di creare un simpatico presentazione virtuale, è ancora più vitale. Nella settimana che precede la riunione assicurati di inviare un ordine del giorno a tutti i partecipanti, che è particolarmente importante se stai ospitando un numero di relatori. Anche le immagini, come diapositive o video, devono essere inviate prima della riunione. Questo darà al tuo team la possibilità di familiarizzare con il contenuto. Inoltre, assicurati di inviare le informazioni di accesso (codici di accesso, URL e numeri di chiamata) con almeno un giorno di anticipo in modo che i partecipanti possano aggiornare il loro software se necessario. Fornisci sempre a ogni partecipante un modo per raggiungerti offline nel caso in cui riscontri difficoltà tecniche.
2. Non sacrificare chiacchiere e rompighiaccio:
Quando si organizza un incontro virtuale, si è tentati di lanciarsi direttamente nell'agenda nel momento in cui l'ultima persona effettua l'accesso. Combatti questa tentazione! Gli incontri di persona sono raramente strutturati in questo modo. C'è spesso un po' di chiacchiere e un po' di confusione prima di passare ai puntini. Questo è fondamentale per costruire una relazione positiva con il tuo team, che faciliterà la collaborazione in futuro. Integra un elemento social nel tuo evento virtuale iniziando con un rompighiaccio. Basta chiedere a ciascun membro del team cosa ha fatto nel fine settimana o una domanda simile prima di passare al compito da svolgere.
3. Mantieni il silenzio e riduci al minimo il rumore di fondo:
Antifurti per auto, termosifoni rumorosi e telefoni cellulari ribelli possono interrompere il flusso di qualsiasi presentazione, ma questo è particolarmente vero se sei ospitare una conferenza web. FreeConference offre una serie di utili controlli del moderatore come la modalità di presentazione, che disattiva l'audio di tutti i partecipanti alla chiamata ad eccezione dell'oratore, limitando il rumore di fondo nella posizione di ciascun partecipante. Per ulteriori suggerimenti su come mantenere la qualità audio della chiamata, vedere Come mantenere le linee di conferenza libere e senza interruzioni.
4. Mantieni la velocità e attieniti ai verbali della riunione della teleconferenza:
Quando si tratta di organizzare la presentazione stessa, è importante essere consapevoli dei limiti di una riunione virtuale rispetto a una conversazione di persona. Tieni presente che ogni membro del tuo pubblico è seduto davanti al proprio computer per un lungo periodo di tempo. Per avere una conferenza web di successo, è meglio andare al sodo. Informa il tuo pubblico ma non sovraccaricarlo. Crea un tema forte per la tua presentazione. Considera ciò che il tuo pubblico sta cercando da quella presentazione e quindi cerca di consegnarlo nel modo più conciso possibile. Se è fondamentale coprire molto terreno, assicurati di dare ai partecipanti l'opportunità di sgranchirsi le gambe o prendere un caffè. Fai del tuo meglio per non deviare dall'agenda della riunione; vuoi che il tuo pubblico abbia un'idea realistica di quanto durerà la presentazione.
5. Mantieni l'attenzione del tuo pubblico rimanendo interessante:
Non dimenticare mai che i partecipanti alla tua riunione virtuale sono seduti al computer, generalmente non monitorati. Ciò significa che stai competendo con i meme dei gatti di Internet. Mantieni il pubblico coinvolto ponendo domande frequenti. La funzione Hand-Raise di FreeConference rende facile individuare chi ha una risposta e impedisce all'intero gruppo di parlare contemporaneamente. La modalità Domande e risposte consente ai partecipanti di attivare e disattivare l'audio da soli. Questa funzione è particolarmente utile quando desideri raccogliere idee di fonti dai membri del tuo team. Non dimenticare di aprire la parola alle domande dopo ogni presentazione e ricorda di muoverti a un ritmo leggermente più lento di quello che faresti in una tipica riunione di persona. La maggior parte dei sistemi di comunicazione ha un ritardo di due o tre secondi; quindi non dimenticare di mettere in pausa più a lungo del solito quando sei in attesa di una risposta.
6. Keep it Pretty -- usa immagini di presentazione:
Oltre a fare domande, ci sono altre cose che puoi fare per coinvolgere il tuo pubblico. Aggiungere un forte elemento visivo alla tua presentazione è la chiave per creare un conferenza web interessante. Le immagini possono migliorare i punti salienti della presentazione e, in alcuni casi, persino aggiungere un elemento di umorismo o intrattenimento a una presentazione altrimenti arida. Se stai usando le diapositive, assicurati di mantenerle semplici e ordinate. Ogni diapositiva dovrebbe essere limitata a un'idea e dovrebbe contenere solo le informazioni più vitali. Ciò manterrà le tue diapositive in movimento e darà slancio alla tua presentazione e ti aiuterà a tenere una conferenza web di successo.
Non hai un account? Iscriviti ora!
[Ninja_form id = 7]
