La chiave per condurre un incontro formale efficace è un'agenda ben congegnata. Quando ti prepari in anticipo scrivendo un'agenda in anticipo con informazioni dettagliate sulla riunione, non solo risparmierai tempo per tutte le persone coinvolte, ma è più probabile che il risultato sia un successo.
Ecco 5 elementi che dovresti sempre includere quando crei un'agenda di riunione efficace:
5. Definire l'obiettivo della riunione. (O obiettivi)
Questa potrebbe essere la parte più importante dell'agenda. Specifica lo scopo della riunione e il risultato o la decisione che speri di raggiungere alla fine. Consente a tutte le persone coinvolte di avere una chiara comprensione di ciò che si sta cercando di ottenere e del motivo per cui la loro partecipazione è apprezzata.
Quando l'agenda include l'inizio con l'obiettivo, sei più concentrato sul risultato finale. mentre crei il resto dell'agenda della riunione, migliorando l'efficienza della riunione prima ancora che inizi.
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4. Delinea un elenco di argomenti dell'agenda della riunione per la discussione
Una volta stabilito l'obiettivo dell'incontro, prepararsi per l'incontro con un elenco di argomenti importanti per la discussione.
Ogni argomento di discussione dovrebbe aiutare a raggiungere l'obiettivo della riunione. L'elenco può essere breve, ma dovrebbe essere sufficientemente dettagliato in modo che i membri del team possano prepararsi alla riunione del team per dare un contributo efficace.
Un metodo comune consiste nel posizionare ogni argomento come una domanda. Questo avvia il processo di pensiero per i partecipanti e fornisce un check-in sulla sua relatività all'obiettivo della riunione.
Ogni argomento dovrebbe avere un proprietario e una quantità di tempo specificata per coprire l'argomento. La proprietà dell'argomento fornisce responsabilità. Un intervallo di tempo mantiene la riunione nei tempi previsti. Scarica qui il nostro programma gratuito degli incontri: Download gratuito dell'agenda della riunione della conferenza
3. Identificare l'elenco dei partecipanti richiesti
La sfida si presenta, non quando si decide chi invitare, ma chi non invitare. Solo le persone che hanno davvero bisogno di essere alla riunione dovrebbero essere in questo elenco.
Se hai stabilito gli obiettivi della riunione e gli argomenti assegnati alla riunione, dovresti avere una buona base su cui lavorare per finalizzare l'elenco dei partecipanti. Con questo in mente, poniti tre domande quando consideri ogni partecipante alla riunione. Se rispondi affermativamente a una delle domande, aggiungilo all'elenco degli argomenti all'ordine del giorno:
- Ha bisogno di essere presente per raggiungere l'obiettivo dell'incontro?
- Possiede preziose conoscenze o competenze che potrebbero influire sul risultato?
- È direttamente influenzato dal risultato finale dell'obiettivo?
Se non sei sicuro, considera di rendere facoltativa la sua presenza. Puoi sempre inviare un riepilogo, una registrazione o una trascrizione post-riunione. Verbale di riunione da un appunti, non sempre richiesto.
Una delle maggiori lamentele sugli incontri di lavoro è che sono una perdita di tempo. La gestione delle riunioni diventa più semplice quando le sincronizzazioni durano circa 30 minuti. Sii rispettoso del tempo dei tuoi colleghi senza perdere tempo o perdere risultati.
2. Lascia una sezione per le attività e le discussioni fuori tema alla fine dell'agenda della riunione
Il follow-up è importante quanto l’incontro stesso. In fondo al modello di ordine del giorno della riunione, è utile includere una sezione in cui i partecipanti possano prendere appunti, documentare azioni, decisioni e conclusioni. Avere questa sezione organizza le conclusioni raggiunte durante la riunione e consente ai partecipanti di visualizzare il processo che deve aver luogo in seguito.
Durante la riunione possono sorgere argomenti imprevisti che distolgono l'attenzione dall'obiettivo finale. Per rimanere in carreggiata e puntualità, “parcheggia” la discussione fuori tema nel “Parcheggio”, solitamente alla fine dell'agenda, per rivisitare al di fuori della riunione precedente. Un altro termine comune per questo è "Portiamolo offline".
1. Ultimo, ma non meno importante, ricontrolla i dettagli della riunione, come l'ora, il luogo e la logistica della conferenza
Ciò è particolarmente importante se i partecipanti parteciperanno alla riunione in remoto. Assicurati che tutti i dettagli della conferenza siano chiaramente delineati e corretti, inclusi i numeri di accesso, il codice di accesso e tutti i collegamenti alla tua sala riunioni online.
Oppure, crea una riunione con FreeConference.com e i dettagli della conferenza verranno inseriti in tutti gli inviti e promemoria, insieme all'agenda della riunione.
Prova a inviare l'agenda con almeno 48 ore di anticipo.
Un preavviso fornisce ai partecipanti il tempo di prepararsi per la riunione del consiglio e di assicurarsi che non vi siano conflitti nel loro programma.
Prova a inviare l'agenda con almeno 48 ore di anticipo.
L'avviso anticipato fornisce ai partecipanti il tempo di prepararsi per la riunione e di assicurarsi che non vi siano conflitti nel loro programma.
