3 semplici passaggi per la migliore riunione virtuale che tu abbia mai ospitato

È improbabile che una riunione virtuale sostituisca completamente le riunioni di persona, ma con la rapida espansione e lo sviluppo di tecnologie, le aziende stanno tagliando i costi per condurre riunioni virtuali mentre i membri del team sono geograficamente distanti. Mentre le riunioni efficaci generalmente seguono una linea guida simile, fare un lavoro virtuale nel sala riunioni online può presentare una serie unica di sfide: ecco 3 suggerimenti per le riunioni per ospitare le migliori riunioni virtuali.

1) Proprio come con le riunioni di persona, prepara il lavoro virtuale prima della tua teleconferenza

Questo può valere per le riunioni in generale, ma una riunione virtuale può essere più suscettibile a una perdita di concentrazione o produttività se i membri del team si leggono solo del testo o ascoltano un argomento per la prima volta. Assegna un po' di compiti a casa e assicurati che l'agenda sia distribuita ben prima dell'inizio in modo che i membri del team possano modificare la loro mentalità e sviluppare un po' di slancio entrando nella teleconferenza virtuale.

La preparazione include anche la conoscenza degli aspetti tecnici del sala riunioni online. Assicurati che la riunione possa iniziare nonostante una difficoltà tecnica e sii sufficientemente intraprendente da dare consigli ai membri del team che hanno domande tecniche.

2) L'etichetta dell'incontro virtuale è ancora importante per il lavoro virtuale

L'etichetta della riunione di gruppo è più importante in una sala riunioni virtuale rispetto a una normale riunione. Ecco alcune regole che devono essere applicate: vietare il multitasking, se i membri del team stanno facendo qualcos'altro o hanno una conversazione secondaria mentre la riunione inizia, rende inutile la teleconferenza. Due modi per affrontare questo problema sono attivare e disattivare il video e disattivare l'audio dei chiamanti non necessari.

Consenti a ogni membro del team di parlare, la concentrazione è già difficile da mantenere in una riunione regolare, l'etichetta della riunione di squadra deve essere più coinvolgente quando si tratta di lavoro virtuale o altrimenti la produttività è a rischio. Crea un'atmosfera inclusiva in cui i membri del team si sentano liberi di parlare senza il timore di critiche o interruzioni.

3) La tua sala riunioni online non dovrebbe essere "solo lavoro"

Normalmente, quando una riunione di persona è finita, i membri del team si riuniscono intorno al refrigeratore d'acqua per discutere di ciò che piace e non piace di ciò che è accaduto. Questo può essere irraggiungibile nelle videochiamate poiché i partecipanti sono fisicamente separati, ma è importante che il team crei fiducia e chimica.

Ci sono 2 modi per avvicinarsi a questo: uno è formalizzarlo; fare in modo che tutti forniscano il loro feedback sull'incontro senza conseguenze al fine di promuovere la trasparenza all'interno del team. L'altro è l'approccio informale, come la maggior parte delle chiacchiere sul water cooler. Disconnettiti come moderatore dopo la riunione e consenti ai membri del team di parlare tra loro per altri 10 minuti. Il dialogo e il feedback non correlati possono sviluppare relazioni di lavoro e migliorare l'etichetta delle riunioni di squadra future.

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