Þó að fundir séu mikilvægir til að auðvelda samvinnu meðan á verkefnafundi stendur, þá geta þeir verið gríðarleg sóun tíma. Reyndar, flestir telja um helming fundanna sem þeir sækja vera „tímasóun“ og þetta pirrar þá ekki aðeins, heldur gerir það það einnig erfiðara fyrir þá að halda einbeitingu við verkefnið.
Þess vegna er mikilvægt að þú finnir leiðir til að gera verkefnafundina afkastameiri. Með því geturðu breytt því hvernig teymið þitt lítur á fundi, sem mun síðan breyta þessum fundum í gagnlegt rými fyrir fólk til að leita hjálpar við vandamálum, bjóða öðrum tillögur og fá uppfærslur um heildarstöðu verkefnisins.
Þetta er auðveldara sagt en gert, svo að til að hjálpa þér að nýta næsta verkefnafund sem best, vertu viss um að nota eftirfarandi fundartækni.
Það fyrsta sem þú þarft að gera til að fá afkastameiri verkefnafund er að ákveða hvað nákvæmlega verður rætt þegar allir eru í sama herbergi. Að setja saman dagskrá mun hjálpa þér að svara spurningunni „til hvers er þessi fundur?“ sem hjálpar til við að skýra hvort fundurinn sé örugglega nauðsynlegur.
Ennfremur er mikilvægt að þú sendir þessa dagskrá út til allra fundarmanna með minnst eins dags fyrirvara. Þetta mun hjálpa þeim að fá hugmynd um hvað fundurinn snýst um, og ef þú ætlar að ræða eitthvað nýtt, mun það hjálpa fólki að byrja að hugsa um hlutina áður en það fer inn á fundinn.
Á þessum tímapunkti, ef það er eitthvað annað sem þú vilt að fólk geri áður en þú kemur á fundinn, vertu viss um að segja það svo dagskrá þín. Til dæmis, ef þú vilt að þeir lesi eitthvað, eða ef þú vilt að þeir safni einhverjum gögnum, þá er snjallt að segja þeim að gera þetta fyrirfram svo þú getir hoppað beint inn þegar verkefnafundurinn hefst.
Hluti af því sem lætur fundi finnast óframkvæmanlegur er að fara yfir þann tíma sem honum er ætlaður. Fundir eru til í sérstökum tilgangi og ef þú byrjar að hverfa frá verkefninu, þá er auðvelt að klárast og þarf annaðhvort að framlengja fundinn, eða ljúka honum án þess að ná markmiði þínu.
Góð leið til að koma í veg fyrir að þetta gerist er að setja tímamörk fyrir hvert atriði á dagskrá og halda sig við það. Ef eitthvað kemur upp sem mun valda því að þú ferð yfir úthlutaðan tíma, þá skaltu íhuga að leggja fram það atriði; þú getur alltaf tímasett annan fund með öðrum hópi fólks til að fara yfir það síðar. Að slíta verkinu svona mun einnig hjálpa til við að gera verkefnateymið farsælla.
Að lokum geturðu einnig notað tímamæli til að hjálpa þér að virða tímamörk og halda fundinn þinn samkvæmt áætlun. Að gera þetta mun ekki aðeins hjálpa þér að vera afkastameiri, heldur mun það einnig sýna liðinu þínu að þú virðir tíma þeirra og mun gera allt sem hægt er til að forðast að sóa því.
Hluti af lyklinum að afkastamiklum verkefnafundi er að ganga úr skugga um að rétta fólkið, og aðeins rétt fólk, sé til staðar. Það er ekkert verra en að eyða klukkutíma inni á fundi sem þú þurftir ekki að mæta á og ef þetta gerist er það að miklu leyti vegna þess að skipuleggjandi fundarins eyddi ekki nægum tíma í að spyrja hver raunverulega þyrfti að vera þar.
Til að hjálpa þér að gera þetta skaltu íhuga mismunandi gerðir funda sem þú gætir haldið, svo sem:
Tækin sem þú notar munu einnig eiga stóran þátt í því að ákvarða hversu afkastamiklir fundir þínir eru. Til dæmis auðvelda samskipti við fólk í herberginu samnýtingu á skjánum, myndbandsráðstefnum og töflubretti og gera fundinn skilvirkari. Og öll þessi tæki og fleira eru í boði hjá FreeConference.com.
Mikilvægi þess að hafa rétt verkfæri er enn meiri á vinnustöðum í dag. Svo mörg fyrirtæki hafa marga staði, eða leyfa fólki að vinna lítillega, sem þýðir að fólk dreifist um mismunandi borgir eða lönd. Með því að nota rétta tækni getur það litið út fyrir að allir séu í sama herbergi, sem auðveldar þér að halda afkastamikinn verkefnisfund.
Vertu viss um að taka hópinn þinn með í fundarskipulagsferlinu og safna ábendingum frá þeim svo þú getir bætt fundarferlið. Með því að nota þá aðferð sem hér er til umfjöllunar mun hjálpa þér að umbreyta fundum þínum úr pirrandi tímaeyðendum í tækifæri til samstarfs og nýsköpunar.
Um höfundinn: Kevin Conner er frumkvöðull sem á nokkur fyrirtæki þar á meðal Breiðbandaleit, þjónusta tileinkuð því að hjálpa fólki og fyrirtækjum að finna verðbreitt breiðbandsnet. Að reka og vaxa fyrirtæki hans felur í sér víðtæka áætlanagerð og stjórnun verkefna og Kevin deilir gjarnan reynslu sinni með öðrum til að hjálpa þeim að ná árangri.
[Ninja_form id = 7]
Búðu til FreeConference.com reikninginn þinn og fáðu aðgang að öllu sem þú þarft fyrir fyrirtæki þitt eða stofnun til að skjóta skrefum eins og vídeó og Skjádeiling, Hringtímaáætlun, Sjálfvirk boð í tölvupósti, áminningar, Og fleira.
