Persónulegur fundur hefur jafnan verið áhrifaríkasta og áreiðanlegasta fundurinn en þar sem vinnuafli vex og teygir sig um allan heim eru símafundir mikilvægari en nokkru sinni fyrr. Ef þú ert stór hópur eða lítill til meðalstórra fyrirtækja þurfa einstakar þarfir þínar skýr og hnitmiðuð samskipti.
Hugsaðu um símafund sem sýndarfundaborð þar sem allir eru tiltækir til að taka þátt í samtalinu sama hvar þeir eru. Símafundir auðvelda hópsamstarf og eru fullkominn kostur við að hittast í eigin persónu og spara þér tíma í ferð, ferðakostnað og gistingu.
En hvernig geturðu átt gott símafund sem er alveg jafn persónulegt, afkastamikið og skapandi án þess að vera líkamlega til staðar? Í þessari færslu munum við fjalla um helstu ráð til að halda slétta símafundi hvort sem þetta er fyrsta símafundurinn þinn eða þú ert að leita leiða til að bæta hvert mikilvægt símtal héðan í frá!
Rétt eins og allir fundir sem haldnir eru í eigin persónu er stundvísi vænting. Að mæta tímanlega eða jafnvel aðeins á undan áætlaðri ræsingu er yfirvegað á margan hátt.
Í fyrsta lagi gefur það þér smá stund til að fara inn í fundarherbergið og kynna þér stillingarnar. Líttu í kringum þig til að sjá hvar þöggunarhnappurinn er og prófaðu alla viðbótareiginleika sem gætu nýst meðan á símtalinu stendur. Sjáðu hvar eiginleikarnir sem þú munt nota mest eru staðsettir; „Byrja“, „Dagskrá“ osfrv.
Ábending: Takið eftir biðtónlistinni þegar þú kemur inn á fund? Þetta táknar að þú ert á réttum stað og er hugsandi eiginleiki sem gefur til kynna fyrir gesti sem koma á netið að símtalið hefjist innan skamms.
Í öðru lagi, notaðu þessar fáu stundir til að athuga hljóðnemann og hátalarana til að tryggja að tæknilegir erfiðleikar séu ekki fyrir hendi þegar símafundurinn er í fullum gangi. Þetta mun draga úr truflunum og óþægilegum augnablikum sem varið er til að leysa vandamál.
Í þriðja lagi, æfðu smá "símafund" siðareglur. Það er ekkert meira hrífandi en niðurdrepandi hljóð af poka af flögum eða endurgjöf frá bakgrunns hávaða. Hafðu heyrnartólið tilbúið, fartölvuna þína fullhlaðna og aðra hluti sem þú gætir þurft á hendi að halda - mínus hávaðasama snarlið! Þegar þú hefur eytt nokkrum augnablikum í að skipuleggja sjálfan þig og umhverfi þitt til að vera „tilbúið fyrir símafundir“ mun það gera það að verkum að þú getur skilið eftir góða fyrstu sýn eða haldið áfram með afkastamiklum fundi.
Ert þú að kynna meðan á þessu símafundi stendur? Hýsing? Samhýsing? Hver er tilgangurinn með þessari samstillingu?
Þegar þú hefur staðfest hlutverk þitt geturðu skipulagt fyrirfram og rofið símafundinn til að vera auðveldlega meltanlegur fyrir aðra þátttakendur. Með því að vita ástæðuna fyrir því hvers vegna allir eru að koma saman geturðu boðið upp á kraftmikinn fund fyrir rétta fólkið án tafar eða flækja.
Íhugaðu hvaða skrár verða að deila meðan á símafundinum stendur. Hafa þá á skjáborðinu þínu tilbúna til að draga og sleppa inn í símtalið eða ýta á Skjádeilingaraðgerð til að sýna þátttakendum nákvæmlega það sem þú sérð á skjánum þínum.
Þegar þú flytur skilaboðin þín skaltu koma hugsunum þínum skýrt á framfæri og kynna niðurstöður þínar eða framsetningu með upphafi, miðju og endi. Stundum er stutt í athygli, þannig að með því að hafa æft hluta fundarins fyrir tímann geturðu útskýrt hugmyndina þína og skorið þig auðveldlega.
Hvort sem hlutverk þitt er, jafnvel þó aðeins sem áheyrnarfullur, að skipuleggja fyrirfram til að skilja tilgang símtalsins og koma á ferðinni, tryggir að þú fáir óaðfinnanlegan fund í hvert skipti.
Stundum geta símafundir leitt til langra samtala, sérstaklega ef þú ert að fjalla um efni á háu stigi, tjá skoðanir, hugleiða skapandi markmið eða koma með byltingarkenndar hugmyndir.
Til að tryggja að allir haldi sig samkvæmt áætlun skaltu íhuga að búa til lausa ferðaáætlun fyrir fundinn. Sendu það til þátttakenda einn dag eða tvo fram í tímann svo þeir geti íhugað það sem koma skal. Þannig munu þeir hafa betri hugmynd um hverju þeir eiga von á og þeir geta undirbúið spurningar eða verið tilbúnir fyrir endurgjöf fyrir fundinn.
Ábending: Hvetja þátttakendur til að skrifa niður allar spurningar sem vakna og setja hluta af tíma í lokin til að svara þeim. Ef tíminn rennur út skaltu einfaldlega biðja alla um að láta spurningu sína fylgja með í tölvupósti sem verður svarað og sent út síðar um daginn. Eða notaðu spjallaðgerðina á ráðstefnupallinum þínum til að deila spurningum og athugasemdum í rauntíma.
Einnig, til að hjálpa til við að lágmarka að fara í yfirvinnu, er kannski þess virði að íhuga hvort ráðstefnan þín ætti að innihalda myndfundarþátt. Þetta gæti virkað vel í aðstæðum þar sem sjónrænar vísbendingar eru gagnlegar við að taka ákvörðun eins og í sýndarviðtali.
Næsti fundur, reyndu að slá met til að vista núna og horfa síðar, og þú munt sjá hversu dýrmætur þessi eiginleiki er.
Taktu allt sem gerðist á fundinum fyrir þá sem geta ekki mætt á símafund. Það er fullkomin leið til að fara yfir hápunktana, öðlast skýrleika, tína út smá viskubita eða sjá hvernig þú komst frá punkti A til B.
Þegar þú tekur upp símafund geturðu veitt fulla athygli á því sem er að gerast fyrir framan þig. Gerðu glósur að fortíðinni þegar þú getur verið til staðar og hlustað að fullu. Þegar samstillingunni er lokið geturðu horft á það og valið mikilvæga hluta sem hafa áhrif á þig og vinnu þína.
Annar ávinningur af upptöku; Þú færð heildarmynd af því hvernig ákvörðun var tekin. Með því að fanga fundinn frá upphafi til enda hefur þú sögu um allt þroskaferlið. Engin hugmynd eða athugasemd er látin liggja á brautinni. Hvert skref ákvörðunarinnar sem tók þig þar sem þú ert er til staðar innan seilingar til að skoða og ræða.
Að lokum, fundarupptökur knýja fram aðgerðir til að skapa ábyrgð meðal þátttakenda. Þegar verkefnum og breytingum er úthlutað á tiltekið úrræði veitir upptakan upplýsingar og skýrleika og má líta á það sem munnlegt „kort og aðgerðaáætlun“ til að vinna verkið.
Næsta samstilling sem þú hefur, hvort sem það er stranglega símafundur eða aukið með myndbandi, vertu viss um að þú fáir alveg eins mikið af netfundi og þú myndir gera í eigin persónu.
Það er engin ástæða fyrir því að vaxandi vinnuafli þinn getur ekki haldið samskiptaleiðunum opnum - hvar sem er hvenær sem er. Vertu í sambandi við alla frá þínu nánasta teymi til nýráðninga við hugsanlega viðskiptavini í öllum hornum heimsins með ókeypis tæki til símafunda sem gerir þér kleift að vera tengdur.
Láttu FreeConference.com veita fyrirtækjum þínum í vexti það sem þarf til að framleiða góða vinnu, vera samkeppnishæf og hafa samskipti auðveld í notkun. Með ókeypis símafundi og ókeypis myndbandssímtöl, þú getur fylgst með vinnuafli þínu, hér eða erlendis með því að nota tækni sem veitir hágæða hljóð og framúrskarandi myndgæði. Sýndarfundarsímtaflan þín varð bara miklu stærri!
Búðu til FreeConference.com reikninginn þinn og fáðu aðgang að öllu sem þú þarft fyrir fyrirtæki þitt eða stofnun til að skjóta skrefum eins og vídeó og Skjádeiling, Hringtímaáætlun, Sjálfvirk boð í tölvupósti, áminningar, Og fleira.
