Lykillinn að árangursríkum formlegum fundi er vel ígrunduð dagskrá. Þegar þú undirbýrð þig fyrirfram með því að skrifa dagskrá fyrirfram með nákvæmum upplýsingum um fundinn muntu ekki aðeins spara tíma fyrir alla sem taka þátt, heldur er útkoman líklegri til árangurs.
Hér eru 5 atriði sem þú ættir alltaf að hafa með þegar þú býrð til árangursríkan fundardagskrá:
Þetta gæti verið mikilvægasti hluti dagskrárinnar. Það tilgreinir tilgang fundarins og niðurstöðu eða ákvörðun sem þú ert að vonast til að ná í lokin. Það gerir öllum hlutaðeigandi kleift að hafa skýra skilning á því hvað þú ert að reyna að ná og hvers vegna þátttaka þeirra er metin.
Þegar dagskráin felur í sér að byrja með markmiðinu, þá einbeitirðu þér að lokaniðurstöðunni. meðan þú býrð til afganginn af fundardagskránni og bætir skilvirkni fundar þíns áður en hann byrjar.
Þegar markmið fundarins hefur verið sett, undirbúið fundinn með lista yfir mikilvæg efni til umræðu.
Hvert umræðuefni ætti að aðstoða við að ná fundarmarkmiðinu. Listinn getur verið stuttur en ætti að vera nógu ítarlegur svo að liðsmenn geti undirbúið sig fyrir fundi liðsins til að leggja sitt af mörkum.
Algeng aðferð er að staðsetja hvert efni sem spurningu. Þetta kickstarter hugsunarferlið fyrir þátttakendur þína og veitir innritun á afstæðleika þess við fundarmarkmiðið.
Hvert efni ætti að hafa eiganda og tiltekinn tíma til að fjalla um efnið. Þemaeign veitir ábyrgð. Tímaramma heldur fundinn samkvæmt áætlun. Sæktu dagskrá fundarins okkar ókeypis hér: Dagskrá FreeConference Meeting Sækja
Áskorunin kemur fram, ekki þegar ákveðið er hverjum eigi að bjóða, heldur hverjum ekki að bjóða. Aðeins fólk sem þarf virkilega að vera á fundinum ætti að vera á þessum lista.
Ef þú hefur sett fundarmarkmið þín og úthlutað fundarmálum ættir þú að hafa góðan grunn til að vinna með til að ganga frá listanum yfir fundarmenn. Með það í huga skaltu spyrja sjálfan þig þrjár spurningar þegar þú tekur mið af hverjum fundarmanni. Ef þú svarar einhverju af spurningunum já, bættu honum þá við lista yfir dagskrárliði:
Ef þú ert ekki viss skaltu íhuga að gera mætingu hans valfrjálsa. Þú getur alltaf sent samantekt, upptöku eða uppskrift eftir fundinn í staðinn. Fundargerðir frá athugasemdamanni, ekki alltaf krafist.
Ein stærsta kvörtunin vegna viðskiptafunda er að þau eru sóun á tíma. Að stjórna fundum verður auðveldara þegar samstillingar eru í um 30 mínútur. Berðu virðingu fyrir tíma samstarfsmanna þinna án þess að sóa tíma eða tapa á árangri.
Eftirfylgni er jafn mikilvæg og fundurinn sjálfur. Neðst á sniðmát fyrir fundardagskrá, það er gagnlegt að innihalda hluta þar sem fundarmenn geta tekið minnispunkta, skjalfest aðgerðaatriði, ákvarðanir og meðhöndlun. Að hafa þennan hluta skipuleggur ályktanir sem gerðar voru á fundinum og gerir fundarmönnum kleift að sjá fyrir sér ferlið sem þarf að eiga sér stað eftir á.
Á fundinum geta komið upp óvænt efni sem stýra fókus frá lokamarkmiðinu. Til að vera á réttri leið og tímanlega, „leggja“ umræðu utan efnis á „Bílastæðinu“, venjulega í lok dagskrárinnar, til að fara aftur utan fyrri fundarins. Annað algengt hugtak fyrir þetta er „Við skulum taka þetta án nettengingar.
Þetta er sérstaklega mikilvægt ef fundarmenn munu taka þátt í fundinum þínum lítillega. Gakktu úr skugga um að allar upplýsingar um ráðstefnuna séu skýrt útlistaðar og réttar, þar á meðal upphringingarnúmer, aðgangskóði og tenglar á fundarsalinn þinn á netinu.
Eða búðu til fund með FreeConference.com og upplýsingar um ráðstefnuna eru settar í öll boð og áminningar ásamt fundardagskrá þinni.
Fyrirvari veitir fundarmönnum tíma til að undirbúa sig fyrir stjórnarfundinn og tryggja að þeir hafi ekki árekstra í áætlun sinni.
Fyrirvari veitir fundarmönnum tíma til að undirbúa sig fyrir fundinn og tryggja að þeir hafi ekki árekstra í áætlun sinni.
Búðu til FreeConference.com reikninginn þinn og fáðu aðgang að öllu sem þú þarft fyrir fyrirtæki þitt eða stofnun til að skjóta skrefum eins og vídeó og Skjádeiling, Hringtímaáætlun, Sjálfvirk boð í tölvupósti, áminningar, Og fleira.
