Kami sebagai populasi telah melakukan banyak penelitian akhir-akhir ini, dalam upaya mencari tahu mengapa rapat berhasil - atau tidak.
Seringkali, kita menyebutnya sebagai tradisi yang tidak efisien; biasanya dianggap sebagai buang-buang waktu (kecuali jika orang-orang benar-benar datang dengan persiapan) dan dapat diasumsikan bahwa kita semua setidaknya pernah datang ke satu pertemuan tanpa persiapan. Jadi, apa masalahnya? Mengapa rapat begitu sulit untuk dipedulikan? Mengapa rapat begitu sulit dikelola? Mengapa kita terus mengadakannya?
Pada umumnya, masalah rapat yang tidak efektif berkisar pada konsep keterlibatan , persiapan , komunikasi , keringkasan , dan pengembangan konkret.
Sulit untuk memotivasi orang yang tidak peduli dengan apa yang sedang dibicarakan.
Bahkan lebih sulit untuk bergerak maju ketika orang tidak memiliki informasi yang diperlukan.
Menjadi sulit untuk menjadi tuan rumah diskusi konstruktif ketika orang-orang tidak berada di halaman yang sama.
Hampir mustahil untuk maju ketika terhambat oleh hal-hal sepele sehari-hari, dan tentu saja tidak mudah untuk mencapai tujuan ketika proyek tidak dapat diselesaikan tepat waktu.
Jadi bagaimana sebaiknya kita bergerak maju?
Kebanyakan orang ingin mendiskusikan hal-hal yang mempengaruhi mereka secara langsung. Hal-hal yang baik untuk dibawa selama pertemuan adalah diskusi tentang isu-isu yang melibatkan departemen yang berbeda, karena sumber daya telah dialokasikan untuk tujuan diskusi kelompok.
Luangkan waktu untuk mempertimbangkan apakah masalah ini memengaruhi tim yang akan Anda tangani di rapat. Mereka akan menghargai keinginan Anda untuk memasukkan mereka.
Penting untuk memberi tahu tim Anda saat mengambil keputusan atau rapat penting yang melibatkan persiapan, karena Anda ingin memaksimalkan waktu dengan semua pihak yang terlibat. Mencoba memberi tahu orang-orang sementara orang lain, yang telah bersiap, duduk dan menunggu, adalah cara yang bagus untuk membuat tim Anda frustrasi dan tidak selaras.
Luangkan waktu untuk mempertimbangkan yang berikut: Jika Anda menerima undangan untuk berpartisipasi dalam pertemuan ini, apakah Anda memiliki informasi yang diperlukan untuk berpartisipasi secara aktif, terinformasi, dan konstruktif?
Orang tidak dapat membantu jika mereka tidak tahu apa yang Anda cari. Gambarkan untuk kelompok apa yang Anda harapkan dari jawaban mereka. Pendekatan berbasis pertanyaan membantu Anda mendapatkan tanggapan yang lebih bermanfaat dari tim Anda, tetapi hanya jika mereka tahu untuk apa jawaban mereka digunakan.
Beritahukan jika Anda mengadakan rapat sehingga Anda dapat mengumpulkan masukan untuk keputusan yang lebih besar. Jika Anda membutuhkan papan suara tentang ide baru, nyatakan itu dalam agenda. Jika Anda mencari konsensus di akhir pertemuan, tuliskan itu dan jelaskan bahwa tujuan akhir diskusi adalah untuk memutuskan sesuatu.
Luangkan waktu untuk membuat daftar harapan Anda di awal pertemuan, sehingga semua orang tahu mengapa Anda mengumpulkannya.
Menjaga agar sekelompok besar orang tetap fokus pada topik adalah tantangan, sementara menjaga agar mereka tetap sesuai jadwal hampir mustahil. Karena alasan ini, sangat penting untuk mengelola waktu Anda secara efektif di setiap pertemuan. Hal ini dapat dilakukan melalui penggunaan agenda yang dibuat dengan baik.
Buat garis besar setiap bagian/pertanyaan/bagian topik dalam kerangka waktu. Kerangka waktu ini harus memberikan adeq
uate jumlah waktu untuk diskusi, revisi, dan kesimpulan. Ini penting untuk diuraikan sebelum rapat: sering kali, Anda akhirnya akan mendengar kembali bahwa masalah tertentu membutuhkan lebih banyak waktu di papan tulis, atau dapat dikurangi secara signifikan.
Luangkan waktu untuk mempertimbangkan cara terbaik untuk menghabiskan waktu Anda dalam pertemuan ini. Berapa lama Anda ingin menghabiskan waktu untuk setiap item diskusi? Apakah diskusi ini akan memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya?
Tanpa keterlibatan, persiapan, komunikasi, dan manajemen waktu, peluang bisnis Anda untuk berkembang sangat tipis. Pertemuan Anda akan mengembara; Anda akan membuat karyawan Anda frustrasi; proyek Anda akan jatuh, dan tinggal, di tempat parkir.
Sangat penting untuk menetapkan tujuan, dan secara konsisten berusaha untuk mencapainya. Seluruh alasan orang mengadakan pertemuan adalah untuk mengkonsolidasikan upaya mereka pada topik tertentu dengan tujuan untuk mencapai sesuatu. Jangan biarkan riwayat pertemuan yang tidak bersemangat menjadi alasan Anda tidak mencapai tempat yang Anda inginkan.
Luangkan waktu untuk menetapkan tujuan, dan sering-seringlah mengunjunginya kembali.
Di Freeconference, ketika seseorang tidak dapat menghadiri rapat, itu adalah keadaan darurat. Kami bergerak di bidang penyelenggaraan rapat yang produktif, dan kami ingin Anda memaksimalkan waktu yang Anda habiskan untuk berkolaborasi, baik dari jarak jauh melalui konferensi virtual , maupun secara langsung di meja ruang rapat.
Apakah pertemuan terakhir Anda efektif atau tidak, apa yang harus dilakukan setelah selesai menentukan seberapa efektif pertemuan berikutnya. Saran kami adalah:
Buatlah agenda rapat yang solid.
Libatkan orang.
Siapkan staf Anda.
Sampaikan minat Anda.
Tetapkan tujuan, dan buat itu menjadi hal yang umum.
Hargai waktu mereka.
Dan jangan lupa, sedikit rasa terima kasih sangat membantu. Ucapkan terima kasih atas pertunangan mereka; berterima kasih kepada mereka untuk waktu mereka; berterima kasih kepada mereka atas ide-ide mereka.
Kami tidak akan kemana-mana jika bukan karena kerjasama. Jangan biarkan notulen rapat Anda terbuang sia-sia. Kembali ke Membuat Rapat Penting.
FreeConference.com, penyedia panggilan konferensi gratis pertama, memberi Anda kebebasan untuk memilih cara terhubung ke rapat Anda di mana saja, kapan saja tanpa kewajiban.
Buat akun gratis hari ini dan nikmati telekonferensi gratis, video tanpa perlu mengunduh, berbagi layar, konferensi web, dan banyak lagi.
Buat akun FreeConference.com Anda dan dapatkan akses ke semua yang Anda butuhkan agar bisnis atau organisasi Anda dapat langsung beroperasi dengan lancar, seperti video dan berbagi layar , penjadwalan panggilan , undangan email otomatis, pengingat , dan banyak lagi.
