Konferensi telepon merupakan alat komunikasi yang efektif untuk membangun semangat tim dan "budaya perusahaan" yang baik. Meskipun organisasi mendapat manfaat dari konferensi telepon yang berkualitas melalui peningkatan produktivitas dan profitabilitas, karyawan juga mendapat manfaat, karena jauh lebih menyenangkan untuk bekerja di tempat kerja yang bahagia dan penuh keterlibatan.
Artinya, jika semua orang bekerja sama dan tahu cara menjadi pembicara konferensi yang baik. Berikut lima tips tentang bagaimana Anda dapat berkontribusi dalam membangun semangat tim melalui telekonferensi, dan mengapa tips ini layak dilakukan.
Salah satu alasan mengapa panggilan konferensi begitu efektif adalah karena mereka menghargai waktu setiap orang. Dengan menghilangkan waktu perjalanan, bahkan ketika orang bekerja di gedung yang sama, mereka menghemat berjam-jam waktu staf.
Anda memiliki hal-hal yang lebih baik untuk dilakukan daripada menghadiri rapat.
Menghemat waktu memungkinkan penjadwalan komunikasi yang lebih sering, yang lebih baik bagi semua orang, karena kurangnya komunikasi merupakan sumber disfungsi yang besar dalam organisasi.
Untuk setiap menit Anda terlambat menelepon dengan 15 orang, Anda membuang 15 "menit orang" dari waktu semua orang. Membuang-buang waktu seperti membuang sampah sembarangan. Begitu orang pertama membuang sepotong sampah ke tempat umum, semua orang melakukannya. Jangan jadi orang pertama itu!
Jika Anda baru dalam panggilan konferensi, datanglah 10 menit lebih awal, dan dapatkan seorang teman untuk membantu Anda merasa nyaman dengan teknologinya. Jika Anda seorang profesional lama, dua menit lebih awal tidak masalah, sehingga Anda dapat masuk ke Desktop Bersama, meninjau agenda, membawa pikiran Anda ke rapat, dan siap untuk pergi ketika waktu tiba.
Alasan lain mengapa panggilan konferensi melalui saluran telepon sungguhan (bukan Skype atau VOIP) sangat baik adalah karena kualitas audio yang sangat baik memungkinkan setiap orang untuk mendengar isyarat "bahasa tubuh" halus yang mereka butuhkan untuk benar-benar memahami satu sama lain.
Jika seseorang kesal, semua orang perlu mengetahuinya sehingga mereka dapat membantu. Jika seseorang gembira karena mereka baru saja mencapai tonggak sejarah besar, kegembiraan dalam suara mereka adalah apa yang Anda dengar.
Membantu orang, merayakan kesuksesan, dan berbagi ide bagus adalah cara Anda menggunakan telekonferensi untuk membangun semangat tim dan meningkatkan laba Anda.
Sayangnya, bahkan kebisingan latar belakang dari satu lokasi penelepon yang dipilih dengan buruk dapat membuat kunci pas monyet menjadi panggilan konferensi yang baik. Itu sebabnya mengatur diri Anda dengan benar membuat semuanya berjalan lancar.
Anda harus berada di tempat yang tenang, di mana kebisingan latar belakang tidak akan mengganggu panggilan atau mengalihkan perhatian Anda, dan Anda memerlukan telepon berkualitas baik, sehingga semua orang dapat mendengar semua yang mereka butuhkan.
Jika orang yang mengundang Anda ke panggilan konferensi tidak terlalu peduli dengan pendapat Anda tentang masalah yang sedang dibahas, mereka akan mengirimi Anda cc di email grup.
Anda diundang ke telepon karena seseorang menginginkan otak Anda. Mereka tidak ingin setengah dari otak Anda, saat Anda membaca beberapa file atau mengirim beberapa email.
Jangan pernah melakukan banyak tugas pada panggilan konferensi.
Sisi lain dari hal ini adalah jika Anda benar-benar fokus, dan Anda merasa ingin memberikan kontribusi, lakukan saja! Sungguh tragis ketika seseorang menghambat ide bagus dalam panggilan konferensi.
Anda diundang untuk berpartisipasi, jadi jangan malu-malu.
Saat Anda berbicara, perkenalkan diri Anda, sehingga semua orang tahu siapa Anda, bahkan jika Anda check in setelah satu atau dua menit hening. Pegang ponsel Anda dekat dengan mulut Anda, atau dekat dengan mikrofon. Mulailah dengan "bisakah semua orang mendengarku?" Bicaralah perlahan, dan jangan khawatir terlalu keras. Orang selalu dapat menolak Anda, tetapi jika Anda tidak cukup keras, Anda akan membuang waktu.
Setelah Anda melewati "pemeriksaan suara", ekspresikan diri Anda. Untuk itulah Anda ada di sana. Saat Anda mengambil lantai, sampaikan ide Anda dengan jelas. Pada saat yang sama, ada baiknya untuk dicatat ketika Anda melakukan sebagian besar pembicaraan dalam panggilan konferensi. Berbicara itu menyenangkan, tetapi Anda dapat memiliki terlalu banyak hal yang baik. Berbagi lantai membangun semangat tim.
Sekali lagi, jika ini adalah panggilan konferensi pertama Anda, dapatkan bantuan teknis untuk menyiapkannya, dan pastikan untuk menanyakan apakah ponsel Anda terdengar baik-baik saja. Bisakah orang mendengar Anda saat Anda berbicara? Apakah Anda membuat gema? Menggunakan ponsel cerdas berkualitas baik tidak masalah, tetapi matikan semua peringatan potensial.
Jika Anda hanya memiliki speakerphone murah, Anda dapat mendengarkannya, tetapi hanya berbicara melalui headset. Gunakan tombol bisu ponsel Anda ketika Anda tidak berbicara, dan jangan menahan panggilan, sehingga Anda tidak akan menyiarkan Muzak ke dalam diskusi penting.
" Terima kasih telah menghubungi RamJac Corporation. Karena banyaknya panggilan yang masuk... "
Selain itu, ingatlah bahwa ada berbagai alat yang dapat mempermudah hidup Anda saat menangani panggilan untuk keperluan profesional. Misalnya, daripada mengandalkan layanan telepon rumah analog yang sudah usang, menggunakan aplikasi nomor telepon bisnis akan membuat pengalaman lebih lancar dan nyaman baik bagi Anda maupun orang yang Anda ajak bicara.
Panggilan konferensi adalah tentang membangun semangat tim dengan berbagi informasi penting dan membuat keputusan bersama. Jangan malu, dan jangan khawatir tentang semua detail teknis kecil. Jika Anda memiliki ponsel yang bagus dan lokasi yang tenang, Anda menang. Tim dapat membantu Anda mengatur tingkat volume dengan benar.
Seorang komedian terkenal pernah berkata, "90% kehidupan muncul." Membawa fokus penuh dan energi Anda ke panggilan konferensi adalah cara paling penting untuk menjadi penelepon konferensi yang baik.
Buat akun FreeConference.com Anda dan dapatkan akses ke semua yang Anda butuhkan agar bisnis atau organisasi Anda dapat langsung beroperasi dengan lancar, seperti video dan berbagi layar , penjadwalan panggilan , undangan email otomatis, pengingat , dan banyak lagi.
