Apa itu Manajemen Proyek Online?

Mengelola proyek secara online memerlukan berbagai alat digital untuk membantu mengangkat proyek Anda dari awal. Baik Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek online, platform konferensi video, atau keduanya, Anda dapat melacak semuanya dengan lebih baik mulai dari konsepsi hingga pengiriman menggunakan alat digital yang merampingkan komunikasi.

Mari kita lihat bagaimana platform konferensi video meningkatkan kualitas manajemen proyek online.

Apa itu?

Manajemen proyek online bergantung pada alat digital yang mendukung semua fase garis hidup proyek: Inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan. Manajer proyek memimpin penjadwalan, alokasi sumber daya, anggaran, kualitas, dan mengawasi komunikasi – yang menjadikan konferensi video sebagai aset berharga bagi kemajuan proyek.

Perangkat lunak manajemen proyek online menjadikan tugas, proyek, dan kerja tim lebih terlihat dan nyata, sementara konferensi video adalah alat digital yang menciptakan ruang kolaboratif virtual untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Dengan platform konferensi video, manajer proyek dapat tetap berhubungan dan menjangkau untuk berkomunikasi secara efektif dengan individu dan tim. Ketika manajemen proyek efektif, proyek dapat tumbuh dan berkembang lebih cepat. Hasilnya, pekerjaan menjadi lebih cepat karena tim dapat dengan mudah bertemu, berbagi, dan berkolaborasi tanpa gesekan.

Peningkatan proyek, transmisi informasi yang lebih cepat, dan pembaruan penting adalah hasil dari komunikasi yang ditingkatkan dan manajemen proyek yang lebih baik melalui platform konferensi video.

Bagaimana manfaatnya?

Menggunakan perangkat lunak konferensi video manajemen proyek sebagai alat untuk mendorong proyek Anda memastikan Anda tetap tepat waktu, sesuai cakupan, dan sesuai anggaran.

• Tepat waktu: Sejajarkan lebih cepat dengan pengambil keputusan, pemasok, vendor – siapa saja yang terlibat dalam proyek – saat Anda dapat mengatur pertemuan online dengan beberapa klik.
• Dalam jangkauan: Tetap dalam lingkup pekerjaan yang telah ditentukan tanpa harus mundur atau menghadapi redundansi. Jika perubahan pada peluncuran proyek terjadi, mudah saja untuk memperbaikinya dan terus memberi tahu pemain kunci.
• Dalam anggaran: Hemat uang saat Anda dapat melakukan outsourcing tugas dan tidak bepergian atau menghabiskan akomodasi. Simpan informasi terperinci dan selenggarakan pertemuan status online secara teratur untuk membahas keuangan, perkiraan, dan pengeluaran yang dapat diperkirakan.

Siapa yang membutuhkannya?

Manajer proyek bertemu banyak tantangan yang dapat memperlambat kemajuan dan pertumbuhan suatu proyek. Tidak jarang mengalami salah satu cegukan berikut:

• Buang-buang waktu dalam memperoleh informasi, memperbarui jadwal, mencari file dan dokumen, dan memperbarui tim
• Tidak dapat dengan cepat menyebarluaskan perubahan pada proyek dan informasi
• Terlalu banyak manajer proyek dengan gaya dan pendekatan yang berbeda
• Prioritas yang tersebar
• tidak cukup sumber daya
• Lingkup pekerjaan tidak ditentukan
• Tenggat waktu lebih disukai daripada kualitas pekerjaan
• Tim tidak dapat memusatkan komunikasi dan saluran kerja

Tetapi ketika satu atau banyak dari tantangan ini muncul, bagaimana Anda dapat bekerja untuk mengubah atau mencegahnya terjadi lagi? Dengan memanfaatkan konferensi video dan fitur yang menyertainya, manajer proyek dapat menyelaraskan apa yang perlu dilakukan dengan cara menyelesaikannya.

Dengan komunikasi online sebagai inti dari mewujudkan proyek apa pun, gunakan fitur konferensi video berikut untuk memberdayakan rapat online, pengarahan, pembaruan, dan lainnya:

• Undangan dan Pengingat
  Rencanakan rapat Anda sebelumnya (atau langsung!) dan sertakan semua informasi yang relevan. Klik untuk menyetel pengingat dan mengundang siapa pun dari Buku Alamat.
• Notifikasi SMS
  Ingatkan peserta rapat penting akan datang dengan menghubungi mereka langsung di perangkat seluler mereka dengan detail yang relevan.
• Undangan Panggilan Grup
  Buat grup di Buku Alamat Anda yang sudah ditentukan sehingga Anda bisa mengklik dan menjalankan grup.
• Penjadwal Zona Waktu
  Bertemu secara online tanpa harus menebak zona waktu. Cukup gunakan fitur untuk memasukkan waktu dan tanggal kota Anda dan menemukan waktu yang tepat untuk bertemu.
• Berbagi Dokumen
  Daripada menghabiskan waktu mencari file tertentu atau mencari melalui utas email lama, Anda dapat berbagi media, tautan, dan video penting di tempat. Semua dokumen disertakan dalam email ringkasan panggilan.
• Aplikasi Ponsel
  Bahkan jika Anda berlari antara kantor dan rumah, Anda dapat tetap terhubung dan tepat waktu dengan bergabung ke rapat dari mana saja. Gunakan aplikasi Android atau iOS dari perangkat Anda untuk melakukan panggilan saat dalam perjalanan!

(alt-tag: Tiga orang bekerja di meja, berbicara dan berinteraksi di tablet sambil menggambar rencana di meja kerja di kantor)

Konferensi video untuk membantu mengelola proyek Anda secara online menawarkan:

1. Peluang Untuk Menghubungkan Tatap Muka
   Terutama jika tim Anda berada di berbagai bagian kota, negara, atau dunia, percakapan email dapat disalahpahami dan detailnya dapat diabaikan dalam pesan teks panjang dan rantai email. Obrolan video cepat menawarkan cara lain kepada peserta untuk tetap terhubung, membangun hubungan baik, dan berkomunikasi dengan lebih ringkas terutama ketika bahasa tubuh dan ekspresi wajah terlihat.
2. Koneksi waktu nyata
   Obrolan video adalah kesempatan yang tepat untuk memberi dan menerima umpan balik instan atau mengirim dan menerima file di tempat. Pekerjaan dapat dikolaborasikan secara real-time menggunakan papan tulis online dan berbagi layar. Menyelesaikan tugas tidak harus dilakukan sendiri atau dalam silo ketika peserta diberitahu dengan jelas tentang tenggat waktu yang tercantum dalam alat manajemen proyek atau dikirimi detail tentang rapat online yang akan datang melalui pemberitahuan SMS.
3. Penggunaan Sumber Daya yang Lebih Baik
   Manajer proyek akan bernapas lega mengetahui bahwa mereka dapat mengandalkan platform konferensi video yang menghubungkan tidak hanya pekerja penuh waktu tetapi juga pekerja lepas dan pekerja kontrak. Jangkau bakat khusus untuk proyek satu kali atau kumpulkan tim khusus terlepas dari geografi. Pendekatan yang lebih berpusat pada video untuk strategi komunikasi Anda mengundang orang berdasarkan bakat, bukan kedekatan. Plus, proyek Anda dapat menghemat sumber daya dan waktu, dan membuat Anda tetap pada anggaran.
4. Proses yang Ditingkatkan
   Dengan fokus pada konferensi video sebagai inti dari strategi komunikasi Anda, proyek Anda memiliki manfaat tambahan untuk membuat koneksi langsung dan menghadap ke depan untuk mengatasi masalah, melihat kemacetan, dan menyatukan orang.

Biarkan FreeConference.com menghidupkan proyek Anda. Dengan layanan konferensi web profesional ditambah fitur gratis termasuk berbagi layar, ruang rapat online, konferensi video, dan lainnya – GRATIS – Anda dapat terhubung dengan tim, klien, dan manajemen tingkat atas Anda untuk mewujudkan proyek Anda. Lakukan brainstorming, tetapkan tujuan, dan bergerak bersama menuju visi bersama Anda.