Cara Meningkatkan Kolaborasi Antar Tim

Kekuatan dalam angka adalah permainannya. Seperti pepatah Afrika mengatakan, “Jika Anda ingin pergi cepat, pergilah sendiri. Jika Anda ingin melangkah jauh, pergilah bersama,” ketika kami menggabungkan pengalaman dan keterampilan kami dalam bisnis, kolaborasi menjadi lebih kuat secara eksponensial.

Tetapi bagaimana jika kita ingin pergi cepat dan jauh? Bagaimana kita membangun budaya tempat kerja yang mendorong perilaku kolaboratif untuk kerja tim yang efektif yang menyelesaikan sesuatu?

Meningkatkan kolaborasi antara pekerja dan departemen dimulai dengan komunikasi tim yang membawa orang ke tujuan akhir yang sama. Ketika kita berbicara tentang kerja tim, ini lebih dari sekadar berurusan dengan tugas yang ada, ini tentang:

• Saling mendukung
• Berkomunikasi secara efektif
• Menarik berat badanmu

Ketika setiap orang memiliki peran yang jelas, pemimpin yang harus diikuti, keterampilan untuk berkontribusi, dan sumber daya yang cukup, di sinilah keajaiban terjadi. Selama tujuan yang sama dibagikan, dengan seperangkat keterampilan khusus yang beragam, kelompok dapat berfungsi dan menghasilkan hasil mereka sendiri.

Jadi, bagaimana Anda mendorong lingkungan yang lebih kolaboratif bagi tim untuk berkembang? Baca terus untuk mengetahui beberapa strategi kerja tim dan kolaborasi yang sukses.

Bangun Keterampilan Kerja Sama dan Kolaborasi Anda

Untuk membangun kemampuan kolaborasi yang lebih baik, langkah pertama adalah memperkuat team building, yang landasannya adalah komunikasi. Komunikasi adalah istilah umum yang mengacu pada cara pesan dikirim dan diterima. Bagaimana orang lain menerima apa yang Anda kirim? Bagaimana Anda mengomunikasikan apa yang perlu diselesaikan? Pertukaran ini bisa menjadi perbedaan antara saling memahami atau tidak.

Selain itu, komunikasi yang baik membutuhkan kemampuan bawaan (atau dipelajari) untuk membaca dan menguraikan isyarat nonverbal (memperhatikan apa yang tidak dikatakan seseorang, bahasa tubuh, dll.), mendengarkan secara aktif, berimprovisasi (berorientasi pada solusi, dll.) dan menjadi cepat. di kaki Anda saat ini.

Seorang komunikator yang baik:

• Menyampaikan pesannya dengan cara yang dapat dipahami oleh pendengar
• Memberikan fakta daripada emosi
• Menyebarkan informasi secara singkat
• Mengundang umpan balik
• Mengajukan pertanyaan untuk memastikan informasi mendarat dengan benar
• Mengambil jeda untuk mendengarkan secara aktif dan berpikir alih-alih menjawab

Komunikasi diterjemahkan menjadi kolaborasi seperti ini:

Komunikasi > Kerjasama > Koordinasi > Kerja Sama Tim > Kolaborasi

Ketika komunikasi tepat sasaran, anggota tim merasa seperti mereka dilihat dan didengar yang mengarah pada pemahaman yang lebih besar. Ketika setiap orang dapat memahami satu sama lain, mengkoordinasikan upaya kolaboratif membantu menyelesaikan tugas kolaboratif, sehingga memperkuat dan memelihara kecenderungan peningkatan kerja tim dan keterampilan kolaborasi.

Apa itu keterampilan kolaborasi?

Membentuk tim yang bersedia dan berdedikasi untuk mencari solusi; bekerja dengan kekuatan dan kelemahan kolektif; memahami, memperbaiki dan mengambil kepemilikan atas kesalahan; memberikan penghargaan di tempat yang pantas, dan benar-benar menunjukkan empati terhadap kekhawatiran anggota tim lain adalah tanda-tanda upaya kolaborasi yang hebat.

Pertimbangkan keterampilan kolaborasi berikut:

1. Tetapkan Harapan Perilaku Melalui Demonstrasi
   Jika Anda memimpin kelompok, daripada menjelaskan perilaku yang ingin Anda lihat, tunjukkan. Jalani aturan yang ingin Anda tegakkan, dan minta semua orang bertanggung jawab atas tindakan mereka – seperti saat Anda perlu mempertahankan pendirian, mengekspresikan ide, mengandalkan orang lain, melakukan percakapan yang sulit, dll.
2. Tetap Di Atas Pendidikan Tim
   Pastikan setiap orang memiliki semua informasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka secara akurat. Apa parameter tugas yang ada? Siapa yang bertanggung jawab untuk apa? Bagaimana anggota tim dimaksudkan untuk menjangkau? Keterampilan tambahan apa yang perlu mereka peroleh agar dapat bersinar dalam peran mereka?
3. Terapkan Fleksibilitas Untuk Peran Kepemimpinan
   Berdasarkan ruang lingkup dan kebutuhan proyek, kepemimpinan akan berfluktuasi. Seorang anggota tim yang unggul dalam manajemen proyek akan dapat menerapkan keterampilannya saat mendiskusikan lintasan proyek daripada anggota tim yang usahanya dapat digunakan untuk mengelola arah kreatif dengan lebih baik. Kepemimpinan akan bergeser saat proyek berlangsung.
4. Jelajahi Keingintahuan
   Latih kesabaran sambil berbagi sudut pandang di dalam kelompok, dan sambil berkembang untuk memahami sudut pandang di luar kelompok. Ketika semua orang berbagi rasa ingin tahu mereka untuk belajar dan berbagi lebih banyak, tema, kebutuhan, data, penelitian, dan ide yang menyeluruh dapat dihubungkan dan diterapkan secara menyeluruh untuk memperkaya proyek atau tugas.
5. Jadilah Pemandu Sorak
   Mendorong anggota tim. Kesuksesan mereka adalah kesuksesan semua orang. Bersikap hormat dan berurusan dengan setiap rekan kerja secara pribadi menunjukkan bahwa Anda peduli dan menginspirasi orang lain untuk peduli juga.
6. “Saya Tidak Tahu” Bisa Menjadi Jawaban yang Tepat
   Bagaimanapun, Anda hanya manusia! Lebih baik mengakui bahwa Anda tidak tahu solusinya, daripada mengarang sesuatu dengan cepat dan salah. Tidak ada yang mengharapkan siapa pun untuk memiliki semua jawaban. Andalkan para ahli yang memiliki wawasan yang lebih baik atau berkata, "Saya tidak tahu, biarkan saya menghubungi Anda kembali."
7. Ingat Bentuk Mengikuti Fungsi
   Kemacetan paling sering terjadi ketika ada gangguan pada prosesnya. Identifikasi struktur dan proses mana yang menghambat hasil dari berfungsi dengan baik. Bisakah komunikasi dibuka? Bisakah pekerjaan menjadi efisien dengan lebih banyak waktu tatap muka?
8. Memecahkan Masalah Sebagai Grup
   Datang bersama sebagai kelompok untuk lebih banyak berbagi dan dialog terbuka di mana pengalaman budaya, keterampilan, dan pengetahuan dibawa ke meja bundar.
9. Melayani Inovasi
   Ketika inovasi menjadi fokus, sebuah tim yang terdiri dari berbagai kelompok orang dengan cakupan yang luas basis pengetahuan, pengalaman, dan cara berpikir, solusi kreatif menjadi lebih mudah dilihat.
10. Tidak apa-apa Untuk Tidak Setuju – Undang It
    Ide-ide yang saling bertentangan membantu membawa solusi dan menyingkirkan masalah, hanya jika rasa hormat dan komunikasi juga ada. Wacana yang sehat, produktif, dan konstruktif bisa sangat bermanfaat.

Pahami Tujuan Kolaborasi Tim

Kolaborasi selalu menjadi bagian dari setiap tempat kerja, namun, beberapa proyek dan tujuan memerlukan lebih dari itu.
Evaluasi keterampilan kerja tim Anda dengan mempertimbangkan beberapa faktor berikut:

• Berapa banyak waktu tatap muka yang terlibat?
• Seberapa akrab rekan kerja satu sama lain?
• Apakah Anda menghargai kuantitas atau kualitas?

Tim yang berupaya menuju kolaborasi yang produktif mengalami hasil yang lebih kaya dan ikatan yang lebih kuat. Jadi, apa gunanya kolaborasi, dan apa manfaatnya?

7. Pemecahan Masalah Lebih Efisien
Apa yang Anda lakukan ketika Anda mencapai blok? Anda meminta bantuan, berbicara dengan orang lain, atau melakukan penelitian. Anda mencari perspektif lain. Pikirkan tentang menjadwalkan pertemuan online, membawa sesi brainstorming Anda ke papan tulis online, mengundang panel pemimpin pemikiran, dll., untuk membantu memecahkan masalah.

6. Menciptakan Kohesi
Kolaborasi menyatukan orang untuk membuat tim kolaboratif yang kompleks. Alih-alih bekerja dalam silo, kolaborasi yang efektif menjadi lebih intensif ketika tim dengan keterampilan campuran dikumpulkan dari departemen yang berbeda. Tim atau individu yang biasanya tidak bekerja sama diberi kesempatan untuk bersatu dan bergabung untuk menciptakan pekerjaan yang mungkin memiliki dimensi tambahan.

5. Kesempatan Untuk Belajar Dari Satu Sama Lain
Melalui berbagi umpan balik, pendapat, keahlian, pengetahuan dan pengalaman, peningkatan kolaborasi di antara pekerja menjadi jelas. Belajar dari rekan kerja membentuk lingkungan yang menciptakan lebih banyak pembelajaran dan pengembangan.

4. Jalur Baru Untuk Berkomunikasi
Percakapan terbuka yang teratur di antara tim benar-benar membuka saluran untuk kerja mendalam. Berbagi informasi berarti rekan kerja dapat melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik, lebih cepat, dan lebih akurat. Perangkat lunak kolaborasi yang memungkinkan komunikasi cepat baik tatap muka melalui video atau audio meningkatkan kualitas, dan meningkatkan kecepatan dan koneksi.

3. Meningkatkan Retensi Karyawan
Ketika pekerja merasa terbuka dan terhubung dengan tempat kerja dan alur kerja, kecil kemungkinan mereka ingin berhenti untuk mencari pekerjaan di tempat lain. Koneksi adalah kuncinya dan ketika kolaborasi berada di garis depan bagaimana kelompok berfungsi, karyawan merasa dibutuhkan, diinginkan, dan bersedia berkontribusi lebih banyak.

2. Pekerja yang Lebih Bahagia dan Lebih Efisien
Kegagalan di tempat kerja seperti kualitas rendah dan pekerjaan yang berlebihan, pengarahan yang buruk, dan kebingungan delegasi dapat diminimalkan dengan menggunakan alat kolaborasi tim. 86% karyawan dan eksekutif mengatakan bahwa kegagalan di tempat kerja menjadi lebih sering terjadi ketika ada kurangnya komunikasi atau upaya yang dilakukan untuk berkolaborasi.

1. Tambahkan Lapisan Baru ke Budaya Perusahaan
Hasilkan lebih banyak kepercayaan di antara kolega dan departemen ketika Anda dapat mengatakan apa yang Anda maksudkan dan bersungguh-sungguh dengan apa yang Anda katakan. Ketika Anda merasa dipahami, saat itulah solusi kerja tim jangka panjang benar-benar diterapkan. Perhatikan saat moral meningkat dan anggota tim merasa ingin berbicara, berbagi wawasan, berpartisipasi, dan berkontribusi. Perhatikan bagaimana kehadiran meningkat juga.

Komunikasi Konstan

Untuk menjaga hubungan kerja berkembang, tingkat di mana komunikasi ditegakkan sangat penting. Menjaga agar jalur komunikasi tetap dapat diakses akan memperkuat momentum dan dapat membuat proyek, atau alur kerja apa pun berlanjut dengan lebih lancar. Menerapkan strategi komunikasi yang mencakup panggilan konferensi, konferensi video dan rapat online dengan perangkat lunak kolaboratif seperti papan tulis online, dan berbagi layar untuk komunikasi yang selalu aktif.
Menjaga komunikasi tetap konstan akan:

• Tambahkan Transparansi Ke Bisnis:
  Standar komunikasi yang solid secara internal secara alami akan keluar dan memengaruhi cara Anda berurusan dengan klien, pengembangan bisnis, hasil kerja, dll.
• Ciptakan Hubungan yang Lebih Kuat:
  Komunikasi kolaboratif menempatkan Anda pada halaman yang sama dengan tim Anda. Informasi tepat yang dibagikan dan dilihat oleh semua orang membuat anggota tim merasa lebih dekat daripada mendengarnya secara langsung. Daripada menyembunyikan informasi atau hanya memberi tahu anggota tim tertentu, pengungkapan penuh berfungsi untuk menjaga hubungan yang lebih sehat dan kuat.
• Beri tahu Tim Perubahan:
  Rencana proyek, peta pikiran, presentasi, sesi tisu – semuanya disiapkan untuk membuka percakapan seputar amandemen, perubahan anggaran, jadwal, umpan balik klien, dan banyak lagi. Rapat adalah platform bagi karyawan tingkat tinggi untuk mendistribusikan informasi ke seluruh jajaran.
• Mendorong Lingkaran Umpan Balik:
  Lingkungan yang aman dan terbuka di mana rekan kerja merasa nyaman untuk saling terbuka membantu diskusi mengalir dengan bebas. Jika ada hambatan, tantangan, atau bahkan sesuatu untuk dirayakan, membangun alur yang mengundang umpan balik memberi semua orang informasi penting yang meningkatkan proses kerja atau memberi selamat atas proses yang dilakukan dengan baik.
• Bawa Lebih Banyak Klien:
  Dengan konferensi web, mudah untuk tetap sering berhubungan. Tetap di atas proyek menjadi lebih sederhana ketika Anda dapat mengundang dan menjadwalkan rapat online, memiliki waktu tatap muka, melakukan presentasi, dan banyak lagi. Perangkat lunak konferensi video menjembatani kesenjangan antara di mana Anda berada dan di mana pelanggan Anda berada, menempa kepercayaan dan memperluas jaringan Anda.

Dapat diakses di mana pun lokasinya, membuat tim, klien, dan calon klien Anda tahu bahwa mereka dapat mengandalkan Anda untuk menyelesaikan pekerjaan.

Menumbuhkan Kepercayaan

Tanpa kepercayaan, seberapa cepat dan jauh Anda bisa melangkah? Ketika Anda tidak yakin apakah tim Anda memiliki kemampuan untuk mengerjakan suatu proyek atau Anda terlalu sering “bermain aman” dan tidak mengambil risiko atau mengembangkan ide-ide inovatif, kinerja tim akan menurun. Jika perasaan ragu menggarisbawahi bagaimana tim Anda berfungsi, anggota tim mungkin mulai menjadi destruktif. Keraguan bekerja untuk menghancurkan tim alih-alih membangunnya.
Sebaliknya, memupuk budaya kepercayaan dan dukungan menciptakan struktur bagi tim untuk berkembang. Memahami titik buta kolektif, kekuatan dan kelemahan membantu individu mengetahui siapa yang melakukan apa dan bagaimana kerja tim mewujudkan proyek tersebut.

Arah, visi, dan strategi yang diartikulasikan dengan jelas membantu menempatkan tim Anda di jalur menuju kesuksesan. Berikut adalah beberapa hal yang harus dan tidak boleh dilakukan dalam hal membangun kepercayaan dalam tim Anda:

Jangan menetapkan tujuan yang terlalu tinggi atau terlalu rendah
Sasaran yang tinggi akan membuat karyawan merasa Anda memanfaatkan mereka menetapkan tujuan terlalu rendah akan menyiratkan tidak ada kepercayaan. Tantangannya adalah menemukan sweet spot yang membuat setiap individu merasa dimengerti. Selain itu, membiarkan anggota tim berkembang, bereksperimen, dan gagal menunjukkan bahwa Anda memercayai penilaian mereka dan mendorong pertumbuhan mereka.

Promosikan akuntabilitas
Memimpin dengan memberi contoh berarti Anda menjunjung tinggi standar yang sama dengan karyawan Anda. Komunikasi tim yang melibatkan kegagalan dan kerendahan hati membuktikan bahwa tidak ada orang yang sempurna, tetapi menunjukkan tanggung jawab dan kepemilikan. Ketika seseorang mengakui kesalahannya, semua orang dapat bekerja sama untuk kembali ke jalurnya.

Jangan ikut gosip
Itu normal untuk beberapa "berita" menyebar seperti api di kantor atau pengaturan erat, tetapi hanya untuk tingkat tertentu. Membahas informasi pribadi dan politik kantor memengaruhi kepercayaan. Dan jika itu diucapkan oleh seorang manajer kepada seorang karyawan, itu bisa dianggap sangat tidak profesional. Jauhkan gosip dari lingkaran dan tempat kerja jika kepercayaan adalah sesuatu yang penting bagi Anda.

Fokuslah untuk bersikap langsung dan konsisten
Komunikasi yang tidak jelas membuang-buang waktu. Maju dengan apa yang Anda pikirkan dan tidak bertele-tele sangat penting untuk berkolaborasi. Keterusterangan dan kejujuran menumbuhkan kepercayaan dan memberi Anda hasil yang diinginkan. Sama dengan konsistensi. Menjadi murung, dan mengganti persneling secara tiba-tiba tidak menanamkan perasaan stabilitas. Setiap orang memiliki hari libur, tetapi komunikasi yang tidak mengirimkan sinyal campuran akan membantu memperkuat kepercayaan.

Jangan manajemen mikro
Ketakutan dan kontrol mendukung kebutuhan untuk mengelola mikro. Tidak mempercayai tim Anda untuk melakukan pekerjaan mereka berarti Anda mungkin tidak mempercayai mereka dan siapa mereka. Jika Anda telah mempekerjakan dan melatih tim Anda, mengapa Anda tidak mempercayai mereka? Biarkan mereka melakukan pekerjaan mereka tanpa harus mengawasi setiap detail.

Bekerja cepat dan sejauh mungkin sebagai tim lebih mudah dilakukan sekarang daripada sebelumnya. Alat yang menghubungkan Anda dengan klien dan pekerja jarak jauh di seluruh dunia memungkinkan bisnis berjalan lebih lancar. Biarkan komunikasi yang efektif memberdayakan kolaborasi, dan berikan dorongan kepada tim Anda untuk menjadi lebih cepat dan melangkah lebih jauh dari sebelumnya.

FreeConference.com memberi bisnis Anda perangkat lunak dan alat komunikasi dua arah yang dibutuhkan untuk menanamkan lebih banyak kolaborasi dan kepercayaan. Dengan konferensi video gratis, bebas panggilan konferensi dan gratis Berbagi layar, Anda dapat sangat meningkatkan komunikasi internal dan eksternal antara tim, klien, karyawan baru, dan lainnya.