Bagaimana Cara Kerja Acara Virtual?

Untuk yang sukses, acara virtual berdampak tinggi, Anda harus meluangkan waktu untuk merencanakan dan mengatur. Bahkan, Anda akan ingin memperlakukannya dengan cara yang sama seperti acara tatap muka lainnya. Tapi jangan biarkan hal itu membebani Anda. Dengan solusi konferensi video di ujung jari Anda, ditambah semua fitur yang Anda perlukan untuk terlibat, mempresentasikan, dan membuat rapat dinamis, Anda dapat melakukan acara virtual yang sukses tanpa rasa sakit.

Acara virtual adalah pertemuan yang berlangsung secara online. Di situlah kelompok, komunitas, atau audiens berkumpul untuk berkomunikasi dan berbagi pengalaman. Itu bisa berorientasi sosial, atau bisnis. Mungkin itu konferensi, atau mungkin campuran virtual sekarang dan tatap muka di kemudian hari. Either way, sebuah acara harus membangkitkan rasa jaringan dan komunitas. Bagaimanapun, itu menarik orang-orang yang berpikiran sama untuk terikat dan mengobrol tentang topik yang sama.

Dengan acara virtual, Anda dapat menyatukan audiens saat memasarkan produk atau layanan perusahaan Anda. Ini adalah solusi menang-menang!

Jadi bagaimana cara kerja acara virtual? Meluncurkan yang berhasil memposisikan produk atau layanan Anda dalam cahaya yang baik, membuat audiens Anda merasa diterima dan memberikan kesempatan untuk jaringan atau koneksi, semuanya dimulai dengan alat digital yang andal.

Persyaratan Perangkat Keras: Sebaiknya gunakan perangkat yang memiliki layar cukup besar agar tab tetap terbuka. Smartphone memang cocok jika Anda seorang peserta, tetapi sebagai tuan rumah, disarankan untuk menggunakan laptop atau desktop. Pastikan Anda memiliki mikrofon, kamera, dan speaker baik secara internal di perangkat Anda atau Anda dapat memutakhirkan secara eksternal.

Persyaratan Perangkat Lunak: Anda akan membutuhkan konferensi video alat yang mudah digunakan, intuitif dan tidak memerlukan peralatan atau pengaturan yang rumit.

Setelah alat Anda siap, tergantung pada jenis acara virtual yang Anda selenggarakan, Anda harus memasarkan dan beriklan untuk mendapatkan peserta. Anda dapat mencoba:

• Menjangkau melalui media sosial
• Mengirim ledakan email ke kontak Anda
• Hosting acara Facebook Live untuk membangkitkan kesadaran
• Membuat konten berbayar

Mengharapkan hasil yang bagus? Maka jangan lupakan kekuatan pemasaran yang baik. Jika pesan Anda tidak ditargetkan dan dipromosikan, Anda menghadapi risiko kehadiran yang buruk. Setelah Anda dapat menjangkau audiens yang Anda tuju, maka Anda harus menyediakan konten yang menarik dan menarik. Bagaimanapun, konten adalah raja!

Apa yang telah Anda rencanakan? Pikirkan tentang beberapa kegiatan yang ingin Anda sertakan dalam tata letak acara Anda seperti tamu istimewa, presenter, pidato motivasi, meditasi, gamification, kontes, video, dll.

Karena peserta tidak akan mengambil ruang fisik, terserah Anda untuk merumuskan bagaimana Anda ingin mengatur ruang virtual Anda. Putuskan seberapa banyak interaksi yang layak atau seberapa maju Anda nantinya. Apakah akan ada sesi tanya jawab atau polling? Bagaimana dengan presentasi, pembicara utama, chat room, dan breakout room atau cara lain untuk berinteraksi? Bergantung pada jenis acara virtual yang Anda pikirkan, struktur Anda akan terbentuk untuk mendukung apa yang ingin Anda katakan dan bagaimana Anda ingin mengatakannya.

Ada 4 jenis utama acara virtual yang meliputi:

1. Webinars
   Digunakan untuk menarik perhatian selama kurang lebih satu jam hingga dua jam, webinar memberikan kesempatan kepada peserta dari seluruh dunia untuk bergabung dan menyerap konten dari penyaji. Acara virtual yang berfokus pada webinar bersifat mendidik, cenderung hanya sekali dan biasanya dihadiri dengan baik karena bersifat khusus dan informatif. Mereka dapat direkam sebelumnya atau langsung, dan sangat cocok untuk pelatihan internal dan eksternal.
2. Konferensi Virtual
   Dengan fokus pada acara langsung, konferensi virtual lebih dinamis. Itu seperti konferensi normal kecuali dihosting secara online. Mereka termasuk konten multi-sesi (ruang istirahat, sesi, presentasi, dan pembicara semua terjadi secara bersamaan) di mana peserta dapat membuat rencana perjalanan mereka sendiri dan menonton langsung sekarang atau menonton konten yang direkam nanti.
3. Acara Hibrida Internal
   Acara ini sebagian secara langsung dan sebagian virtual. Misalnya, tidak disarankan untuk mengirim seluruh tim ke markas, tetapi beberapa dapat dipilih untuk pergi, sementara yang lain mendengarkan secara virtual. Jenis acara virtual ini berfungsi untuk perusahaan yang ingin mengumpulkan karyawan di berbagai negara, benua, dan kantor. Sempurna untuk peluncuran produk, acara sosial perusahaan, pengembangan bisnis, peningkatan keterampilan, orientasi rekrutmen baru, dll.
4. Acara Hibrida Eksternal
   Bagi mereka yang berada di luar organisasi, acara hybrid eksternal memungkinkan mereka yang tidak dapat melakukan perjalanan ke acara tersebut untuk tetap hadir secara virtual. Acara ini dapat berupa konferensi pengguna atau industri atau "hari penemuan" untuk waralaba, misalnya. Mereka juga membutuhkan lebih banyak perencanaan, produksi dan kemahiran.

Jika Anda ingin acara virtual Anda disiapkan untuk sukses, sertakan yang berikut ini komponen yang harus dimiliki:

• Situs web acara dengan info yang jelas dan terperinci
• Pendaftaran acara dan email konfirmasi
• Konten presentasi langsung (pembicara, tamu istimewa, presentasi, dll.)
• Video audio satu arah langsung
• Waktu Tanya Jawab
• Interaksi kotak obrolan
• Konten yang direkam
• Survei umpan balik

Berikut adalah beberapa Anjuran dan Larangan untuk menyelenggarakan acara virtual yang membuat Anda memiliki tingkat kehadiran yang tinggi, dan membuat peserta merasa waktu mereka dihabiskan dengan baik:

Jangan Kehilangan Pemirsa Anda
Pertahankan aliran dinamis dengan membuat audiens Anda tetap terlibat. Ajukan pertanyaan, dan dapatkan jawaban di kotak obrolan. Menarik orang-orang dengan menggunakan poin-poin pendek pada slide saat berbicara melalui presentasi Anda. Gabungkan visual yang menarik dan gunakan ruang tunggu virtual untuk mendorong jaringan dan kolaborasi.

Jangan Persempit Dampak Anda
Publik atau pribadi, pastikan Anda mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat konten tambahan dari acara itu sendiri. Ini bisa berupa cuplikan di balik layar, klip presenter, atau cuplikan sorotan yang ditayangkan di media sosial.

Pilih Untuk Bermitra Dengan Platform yang Tepat
Ketahui jenis fitur konferensi video yang ingin Anda sertakan dan mana yang paling ramah pengguna, intuitif, dan teknologi bebas rasa sakit untuk digunakan sehingga Anda dapat berkomunikasi dengan jelas dan efektif. Mencari Berbagi layar dan streaming langsung ke kemampuan YouTube, Misalnya.

Biarkan FreeConference.com membantu Anda merancang acara virtual yang membuat Anda diperhatikan. Dapatkan merek Anda di luar sana dengan solusi konferensi video gratis untuk memberikan produk Anda eksposur yang Anda cari. Gunakan berbagai alat dan fitur untuk menyempurnakan penawaran Anda sambil menyajikan pesan yang dinamis.