Pertemuan virtual tidak mungkin menggantikan pertemuan langsung sepenuhnya, tetapi dengan ekspansi yang cepat dan teknologi yang berkembang, perusahaan memangkas biaya untuk melakukan pertemuan virtual sementara anggota tim terpisah secara geografis. Sementara rapat yang efektif umumnya mengikuti pedoman yang sama, melakukan pekerjaan virtual di ruang pertemuan online dapat menghadirkan serangkaian tantangan yang unik -- berikut adalah 3 bit saran rapat untuk menyelenggarakan rapat virtual terbaik.
Ini mungkin berlaku untuk rapat secara umum, tetapi rapat virtual dapat lebih rentan terhadap hilangnya fokus atau produktivitas jika anggota tim hanya membaca teks satu sama lain, atau mendengar tentang suatu topik untuk pertama kalinya. Tetapkan sedikit pekerjaan rumah, dan pastikan bahwa agenda didistribusikan dengan baik sebelum dimulai sehingga anggota tim dapat menyesuaikan pola pikir mereka dan mengembangkan beberapa momentum menuju panggilan konferensi virtual.
Persiapan juga mencakup mengetahui aspek teknis dari ruang pertemuan online. Pastikan rapat dapat dimulai meskipun ada kesulitan teknis, dan cukup akal untuk memberikan saran kepada anggota tim yang memiliki pertanyaan teknis.
Etiket rapat tim lebih penting di ruang rapat virtual daripada rapat biasa. Berikut adalah beberapa aturan yang harus ditegakkan: larangan multitasking, jika anggota tim melakukan sesuatu yang lain atau memiliki percakapan sampingan saat rapat dimulai, panggilan konferensi akan menjadi tidak berguna. Dua cara untuk mengatasi masalah ini adalah dengan mengaktifkan dan menonaktifkan video, dan menonaktifkan penelepon yang tidak perlu.
Beri setiap anggota tim kesempatan untuk berbicara, fokus sudah sulit dipertahankan dalam pertemuan reguler, etiket rapat tim harus ekstra menarik ketika itu pekerjaan virtual atau produktivitas berisiko. Ciptakan suasana inklusif di mana anggota tim merasa bebas untuk berbicara tanpa takut dikritik atau diinterupsi.
Biasanya ketika pertemuan langsung selesai, anggota tim berkumpul di sekitar pendingin air untuk mendiskusikan apa yang mereka suka dan tidak suka tentang apa yang terjadi. Hal ini tidak dapat dicapai dalam panggilan video karena peserta terpisah secara fisik, tetapi penting bagi tim untuk membangun kepercayaan dan chemistry.
Ada 2 cara untuk mendekati ini: pertama adalah memformalkannya; mintalah setiap orang memberikan umpan balik mereka tentang pertemuan tanpa konsekuensi untuk mempromosikan transparansi dalam tim. Yang lainnya adalah pendekatan informal, seperti kebanyakan pembicaraan tentang pendingin air. Keluar sebagai moderator setelah rapat dan biarkan anggota tim berbicara di antara mereka sendiri selama 10 menit lagi. Dialog dan umpan balik yang tidak terkait dapat mengembangkan hubungan kerja dan meningkatkan etiket rapat tim di masa mendatang.
Buat akun FreeConference.com Anda dan dapatkan akses ke semua yang Anda butuhkan agar bisnis atau organisasi Anda dapat beroperasi, seperti video dan Berbagi layar, Penjadwalan Panggilan, Undangan Email Otomatis, Pengingat, Dan banyak lagi.
