Կյանքում կա 3 բան, որոնք անխուսափելի են՝ մահը, հարկերը և հանդիպումները...
Լավ... գուցե մի փոքր չափազանցված լինի, բայց եթե երբևէ աշխատել եք, հավանական է, որ հանդիպման եք եղել: Թեև արդյունավետ հանդիպումների տոկոսը կարող է տատանվել 33-ից 70% -ի միջև, մենք բոլորս կարող ենք համաձայնել, որ մենք ավելի շուտ կցանկանայինք մասնակցել: արդյունավետ հանդիպումներ քան անարդյունավետները: Արդյունավետ հանդիպումների մեծ գործոն է Հանդիպման դերերը, որոնք կենտրոնացնում են հանդիպման անդամների պարտականությունները՝ արդյունավետ նիստ ապահովելու համար. նման դիրքեր սպորտային թիմում կամ խոհանոցում տարբեր խոհարարներ: Ահա հանդիպման 4 հիմնական դերերը, որոնք պետք է վերագրվեն յուրաքանչյուր հանդիպման:
Դեր թիվ 1: Առաջնորդ
«Ես ոչ միայն կմասնակցեմ հանդիպմանը, ես այնտեղ կլինեմ՝ ղեկավարելու հանդիպումը»:
Հանդիպման ամենակարևոր պաշտոնն ունի 3 տարբեր պարտավորություններ. Համաժողովից առաջ նրանք ծրագրում և համակարգում են օրակարգը, վայրը, սարքավորումները և ներկաներին՝ լուծելով բոլոր դժբախտությունները, վերապահումները և անսպասելի արտակարգ իրավիճակները:
Կոնֆերանսի ընթացքում նրանք պետք է քննարկումներն ուղղեն այնպես, որ դա հետևի նախապես բաշխված և համաձայնեցված օրակարգին։ Առաջնորդի պարտականությունն է հաստատել հանդիպման դերերը և ապահովել հավասար խոսելու հնարավորություններ բոլոր ներկաների համար, ստեղծել այնպիսի միջավայր, որ բոլոր ներկաները հարմարավետ զգան բոլոր սեմինարներին, ինչպես նաև բոլոր մտքերի գրոհին և քննարկումներին նպաստելու համար: Առաջնորդը նաև պատասխանատու է ցանկացած սարքավորումների համար, ինչպիսիք են PowerPoint-երը, Էկրանի փոխանակում, կամ այլ տեսողական պատկերներ:
Հանդիպումից հետո ղեկավարը պետք է արդյունավետ կերպով հաղորդի, թե որոնք են եզրակացությունները և հաջորդ քայլերը, և պարտականություններ հանձնարարի թիմի բոլոր անդամներին՝ շփոթությունից և անարդյունավետությունից խուսափելու համար:
Այս հանդիպման դերը արձանագրում է հիմնական կետերը որոնք արվում են հանդիպման ընթացքում։ Դրանք հատկապես արդյունավետ կլինեն, եթե նրանք մշակել օրակարգը առաջնորդի հետ միասին, որպեսզի նրանք ոչ միայն ծանոթ լինեն օրակարգին, այլև անհրաժեշտության դեպքում ավելացնեն այն: Ձայնագրիչը նաև տարածում է օրակարգը համաժողովից առաջ և այնուհետև բաժանում է նշումներն ու եզրակացությունները:
Դեր թիվ 3. Ժամանակի պահապան
Հանդիպման այս դերն օգնում է առաջնորդին օրակարգի յուրաքանչյուր կետի վրա ծախսած ժամանակի հարցում: Ժամանակաչափը պետք է հստակ պատկերացնի օրակարգը առաջնորդել զրույցը հանդիպման համար նրբորեն հետևել հատկացված ժամանակային հատվածներին: Նրանք նաև կհիշեցնեն հանդիպման բոլոր մասնակիցներին, երբ օրակարգի ընթացիկ կետում մնում է 5-10 րոպե, որպեսզի ներկաներն ավելի լավ գնահատեն ժամանակի կառավարումը:
Դեր թիվ 4. Մասնակից
Ոչ ոք չի ցանկանում լինել քաղաքացիական անձ, երբ նրանք խաղում են մաֆիա, բայց մասնակցի դերը մեծ դեր է խաղում հանդիպման հաջողության մեջ: Մասնակիցների հիմնական պարտականությունն է նպաստել քննարկումներին, լինի դա օրակարգային հարցեր, ուղեղային գրոհ, թե պլանավորում: Մասնակիցները շատ առումներով առաջնորդի ընդլայնումն են. նրանք պետք է հնարավորինս նպաստեն օրակարգի հարցերին, ստեղծեն հարմարավետ միջավայր ուրիշների համար՝ կիսվելու իրենց գաղափարներով և հետևեն հատկացված ժամանակին, որպեսզի հանդիպումը շուտափույթ ավարտվի: Եթե հանդիպման ավարտից հետո առաջնորդը ներկայացրեց ներկաների դերերը, խնդրեք պարզաբանել՝ շփոթությունից խուսափելու համար:
Կանոնավոր հանդիպումների արդյունավետությունը բարձրացնելու համար ես խորհուրդ եմ տալիս ռոտացիոն դերերը փոխել թիմի տարբեր անդամների միջև: Երբ յուրաքանչյուր մասնակից ունենա ընդհանուր զգացողություն և փորձ յուրաքանչյուր դերի հետ, այն կոգեշնչի հանդիպման նոր գաղափարներ, հեռանկարներ և մասնակցություն:
