क्या बैठकें अनुत्पादक बनाती हैं? इसके असंख्य कारण हैं, लेकिन इस लेख के लिए हम जिस पर ध्यान केंद्रित करेंगे, वह है जवाबदेही की कमी। ज़रूर, किसी चीज़ के लिए सहमत होना बहुत अच्छा है, लेकिन अगर परिणामस्वरूप कुछ नहीं होता है, तो पहली जगह में मिलने की जहमत क्यों उठाएँ? जब आपके पास एक ऑनलाइन वॉयस रिकॉर्डर होता है, तो आपकी सभी मीटिंग्स को रिकॉर्ड किया जाता है और आपके सभी प्रतिभागियों को वितरित किया जाता है, जिसका अर्थ है कि नौकरी के रास्ते में आने का कोई बहाना नहीं है।
एक ऑनलाइन कॉन्फ़्रेंस कॉल वॉयस रिकॉर्डर एक उपकरण है जिसका उपयोग किसी के साथ भी किया जा सकता है FreeConference.com सशुल्क योजना. रिकॉर्डर पूरी बैठक को रिकॉर्ड करता है, और यदि कही गई बातों पर असहमति है तो यह स्पष्टता का एक अमूल्य स्रोत हो सकता है। यह आपको बैठक में उपस्थित लोगों के साथ पुनर्कथन करने के लिए एक मूल्यवान उपकरण भी प्रदान कर सकता है।
आपके ऑनलाइन वॉयस रिकॉर्डर को सक्रिय करने के कुछ तरीके हैं। केवल-ऑडियो कॉन्फ़्रेंस कॉल को आपके कीपैड पर *9 दबाकर रिकॉर्ड किया जा सकता है, जब तक आप कॉल के मॉडरेटर हैं। पर क्लिक करके ऑनलाइन कॉन्फ्रेंस कॉल रिकॉर्ड की जा सकती है अभिलेख आपके ऑनलाइन डैशबोर्ड के शीर्ष पर बटन।
शेड्यूलिंग पेज से स्वचालित रिकॉर्डिंग सक्षम करके ऑडियो और वीडियो कॉल दोनों को स्वचालित रूप से रिकॉर्ड करने के लिए भी सेट किया जा सकता है। यदि आप अपने सम्मेलन को स्वचालित रूप से रिकॉर्ड करने के लिए सेट करते हैं, तो आपके कॉल में शामिल होने वाले मेहमानों को सूचित किया जाएगा कि उनके प्रवेश करते ही कॉल रिकॉर्ड की जा रही है।
कॉल रिकॉर्डिंग आपको मीटिंग के दौरान आपके द्वारा लिए गए नोट्स को स्पष्ट करने में मदद के लिए एक संदर्भ दे सकती है। यह किसी बैठक में लिए गए निर्णयों का पूरा रिकॉर्ड भी प्रदान कर सकता है, साथ ही यदि कई लोग एक साथ बोल रहे हों तो परिणाम निर्धारित करने में भी आपकी मदद कर सकता है।
यदि आपको ऑनलाइन वॉयस रिकॉर्डर का उपयोग करने के लिए किसी अन्य कारण की आवश्यकता है, तो विचार करें कि जब लोग जानते हैं कि उन्हें रिकॉर्ड किया जा रहा है तो वे अलग तरह से कार्य करते हैं। लोगों को यह बताना कि आप उन्हें रिकॉर्ड कर रहे हैं, कभी-कभी उन्हें कार्यस्थल में अधिक जवाबदेह बनाने के लिए पर्याप्त होता है।
यह हमेशा एक अच्छा विचार है अपने स्वयं के नोट्स लें. ऐसा करने से आपको उन बारीकियों, छापों और अन्य सूक्ष्मताओं को पकड़ने में मदद मिल सकती है जो प्रतिलेखन में छूट सकती हैं।
इसके बाद, सुनिश्चित करें कि बैठक में उपस्थित सभी लोगों को पता है कि बैठक रिकॉर्ड की जा रही है। आपको इसके बारे में कोई बड़ी बात करने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन जब रिकॉर्डिंग की बात आती है तो यह एक सामान्य शिष्टाचार है। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आपके पास मालिकाना प्रस्तुति वाला वक्ता है, तो ऐसी स्थिति में आपको बैठक शुरू करने से पहले अनुमतियों पर चर्चा करनी चाहिए।
बैठक के बाद, उपस्थित लोगों को मिनटों का एक लिखित सेट प्रदान करना सुनिश्चित करें जिसमें संक्षेप में बताया गया हो कि किस बारे में बात की गई और किस पर सहमति हुई। यह आपके स्वयं के नोट्स और आपकी मीटिंग ट्रांस्क्रिप्शन का मिश्रण हो सकता है, लेकिन मीटिंग के प्रतिभागियों को आसानी से यह देखने का एक तरीका देना आवश्यक है कि मीटिंग के दौरान किस बात पर सहमति हुई थी।
मीटिंग मिनट सेट करने का आदर्श तरीका 3-कॉलम प्रारूप का उपयोग करना है: विषय बाईं तरफ, विवरण केंद्र में, और जिम्मेदार व्यक्ति दायीं तरफ। यह विधि सुनिश्चित करती है कि आपकी मीटिंग के बाद कोई ग़लतफ़हमी न हो, और हर कोई जानता है कि आगे कैसे बढ़ना है।
हालाँकि FreeConference.com का ऑनलाइन वॉयस रिकॉर्डर मुफ़्त नहीं है, यह जानने के लिए भुगतान करने के लिए एक छोटी मासिक कीमत है कि आपकी प्रत्येक बैठक उपयोगी होगी, और आपकी टीम के पास यह भूलने का कोई बहाना नहीं होगा कि वे किस बात पर सहमत हुए थे।
FreeConference.com अनेक प्रकार की पेशकश करता है भुगतान की योजना जो किसी भी बजट या आवश्यकता के अनुरूप होगा। यदि आप FreeConference.com का मुफ़्त संस्करण आज़माना चाहते हैं और मुफ़्त टेलीकांफ्रेंसिंग, डाउनलोड-मुक्त वीडियो, स्क्रीन शेयरिंग, वेब कॉन्फ्रेंसिंग और बहुत कुछ का अनुभव करना चाहते हैं, तो आप ऐसा कर सकते हैं आज एक निःशुल्क खाता बनाएं.
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