दस्तावेज़ों को गलत तरीके से साझा करना बंद करें! दस्तावेज़ साझा करने के बारे में आपको 5 बातें पता होनी चाहिए

जीवन में बाकी सब की तरह, स्क्रीन साझेदारी एक महान उपकरण है जो दोधारी तलवार हो सकता है। इसका उपयोग सिखाने, सुविधाओं को प्रदर्शित करने, प्रस्तुतीकरण देने और अपने को बेहतर बनाने के लिए किया जा सकता है वीडियो संचार कुल मिलाकर। हालाँकि, आपके डिवाइस को विज़ुअल एक्सेस देने से विभिन्न व्यावसायिक गलतियाँ हो सकती हैं। हालांकि ये गलत बातें दर्शकों के नजरिए से प्रफुल्लित करने वाली हो सकती हैं, आपको दस्तावेजों को गलत तरीके से साझा करने से रोकने के लिए हर संभव प्रयास करना चाहिए।

उम्मीद है, यह लेख आपके श्रोताओं को आपके खर्च पर हंसने से रोकेगा।

जब आप दस्तावेज़ साझा कर रहे होते हैं, तो प्रतिभागी वह देख सकते हैं जो आप देख सकते हैं

स्पष्ट लगता है, है ना? यदि आप इस लेख पर सिर्फ एक नज़र डाल रहे हैं तो यह एक बुलेट बिंदु है जो मैं आपको याद रखना चाहता हूं: सभी गोपनीय जानकारी बंद करें। वहाँ बहुत सारे लोग हैं जो गोपनीय जानकारी को खुला छोड़ देते हैं उनकी स्क्रीन साझा करना. यह अप्रत्याशित रूप से सामान्य घटना सूचना को प्रकट करने का सबसे आसान तरीका है जिसे गुप्त रखना सबसे अच्छा है; यह एक कर्मचारी का अनुबंध हो सकता है, किसी अन्य मीटिंग का विवरण, या इससे भी बदतर -- ग्राहक की जानकारी।

चैट सूचनाएं सबसे खराब समय पर दिखाई देंगी

किसी भी दुर्घटना से बचने के लिए एक सामान्य दिशानिर्देश है कि आप अपने डेस्कटॉप को किसी भी व्यक्तिगत तत्व से हटा दें, जिसमें डेस्कटॉप पृष्ठभूमि, व्यक्तिगत उपकरण जैसे सोशल मीडिया और यहां तक ​​कि संगीत भी शामिल है जो आपको काम करने में मदद करता है। ये सभी व्यक्तिगत तत्व बैठक में मदद नहीं करते हैं और आपकी प्रस्तुति से दूर हो सकते हैं। अपने डेस्कटॉप को साफ करें और एक विश्वसनीय व्यावसायिक प्रभाव छोड़ते हुए, अपनी प्रस्तुति के लिए टोन सेट करने के लिए एक पेशेवर वातावरण स्थापित करें।

परीक्षण न किए गए कार्यक्रम आपकी प्रस्तुति का अभिशाप हैं

हर कोई समय बर्बाद करने से नफरत करता है, यही कारण है कि पहली बार अपरिचित तकनीकों का उपयोग करने की कोशिश कर रहे एक प्रस्तुतकर्ता की दृष्टि से मैं देखता हूं। कृपया, कृपया अपने सॉफ़्टवेयर का परीक्षण करें जिसे आप मीटिंग के दौरान उपयोग करने जा रहे हैं ताकि लोग देख रहे हैं कि प्रौद्योगिकी के साथ झुकाव की शर्मिंदगी और गैर-पेशेवरता को बचाने के लिए। मैं दस्तावेज़ साझा करने से एक दिन पहले "ड्रेस रिहर्सल" से गुजरने की सलाह देता हूं, क्योंकि कई कार्यक्रमों में लगातार अपडेट और फीचर परिवर्तन होते हैं।

सर्वोत्तम सामग्री होना ही काफी नहीं है -- आपको एक योजना की आवश्यकता है!

भले ही आपके पास सबसे अच्छी प्रस्तुति हो, अगर आपने यह योजना नहीं बनाई है कि आप क्या कहने जा रहे हैं, तो आप मुश्किल में पड़ जाएंगे। किसी भी जानकारी को पढ़कर जो आपकी प्रस्तुति में लिखी जा सकती है, निश्चित रूप से आपके दर्शकों को कुछ ही समय में खर्राटे ले लेगा; आपको अपनी प्रस्तुति के प्रत्येक अनुभाग में कम से कम जोड़ने के लिए बिंदुओं की एक सूची की आवश्यकता है।

जब आपका काम हो जाए तो अपने दस्तावेज़ को साझा करना बंद करना याद रखें!

एक धावक के रूप में हमेशा टेप के माध्यम से दौड़ें - फिनिश लाइन के पार न चलें! जब आप अंततः अपनी भयानक स्क्रीन साझाकरण प्रस्तुति समाप्त कर लें, तो सुनिश्चित करें कि स्क्रीन साझाकरण बंद है! या फिर भले ही आप कुशलतापूर्वक चरण 1 से 4 तक लागू करते हैं, यदि आप अपनी प्रस्तुति के 2 मिनट बाद एक निजी बातचीत शुरू करते हैं तो सभी प्रयास व्यर्थ हो जाएंगे। मीटिंग के बाद कुछ और करने से पहले अपना स्क्रीन शेयरिंग प्रोग्राम हमेशा बंद कर दें!

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