अधिक उत्पादक परियोजना बैठक कैसे करें

जबकि एक परियोजना बैठक के दौरान सहयोग की सुविधा के लिए बैठकें महत्वपूर्ण हैं, वे एक बहुत बड़ा समय बर्बाद कर सकते हैं। असल में, अधिकांश लोग लगभग आधी सभाओं को "समय बर्बाद" मानते हैं। और यह न केवल उन्हें निराश करता है, बल्कि यह उनके लिए काम पर ध्यान केंद्रित करना भी कठिन बना देता है।
नतीजतन, यह महत्वपूर्ण है कि आप अपनी परियोजना बैठकों को और अधिक उत्पादक बनाने के तरीके खोजें। ऐसा करने से आपकी टीम मीटिंग्स को देखने के तरीके को बदलने में मदद करेगी, जो तब इन मीटिंग्स को लोगों की समस्याओं के लिए मदद लेने, दूसरों को सुझाव देने और प्रोजेक्ट की समग्र स्थिति के बारे में अपडेट प्राप्त करने के लिए एक उपयोगी स्थान में बदल देगी।
ऐसा करना कहा से आसान है, इसलिए अपनी अगली प्रोजेक्ट मीटिंग का अधिकतम लाभ उठाने में आपकी मदद करने के लिए, निम्नलिखित मीटिंग रणनीति को नियोजित करना सुनिश्चित करें।

एक एजेंडा बनाएं और इसे प्रसारित करें

अधिक उत्पादक परियोजना बैठक करने के लिए आपको सबसे पहले जो करना होगा वह यह निर्धारित करना है कि जब सभी एक ही कमरे में हों तो वास्तव में क्या चर्चा की जाएगी। एक एजेंडा एक साथ रखने से आपको इस सवाल का जवाब देने में मदद मिलेगी कि "यह बैठक किस लिए है?" जो यह स्पष्ट करने में मदद करता है कि बैठक वास्तव में आवश्यक है या नहीं।
इसके अलावा, यह महत्वपूर्ण है कि आप इस एजेंडा को मीटिंग के सभी प्रतिभागियों को कम से कम एक पूरा दिन पहले भेज दें। इससे उन्हें इस बात का अंदाजा लगाने में मदद मिलेगी कि बैठक किस बारे में है, और यदि आप कुछ नई चर्चा करने जा रहे हैं, तो इससे लोगों को बैठक में जाने से पहले चीजों के बारे में सोचना शुरू करने में मदद मिलेगी।
इस बिंदु पर, यदि कुछ और है जो आप चाहते हैं कि लोग बैठक में आने से पहले करें, तो सुनिश्चित करें कि आप ऐसा ही अपना एजेंडा कहें। उदाहरण के लिए, यदि आप चाहते हैं कि वे कुछ पढ़ें, या यदि आप चाहते हैं कि वे कुछ डेटा एकत्र करें, तो उन्हें पहले से ऐसा करने के लिए कहना बुद्धिमानी है, ताकि प्रोजेक्ट मीटिंग शुरू होने पर आप ठीक से कूद सकें।

समय सीमा निर्धारित करें और सम्मान करें

एक बैठक जो अनुत्पादक महसूस करती है उसका एक हिस्सा इसके लिए आवंटित समय से अधिक है। बैठकें विशिष्ट उद्देश्यों के लिए मौजूद होती हैं, और यदि आप हाथ में लिए गए कार्य से भटकना शुरू कर देते हैं, तो समय समाप्त होना आसान है और या तो बैठक को आगे बढ़ाने की आवश्यकता है, या अपने लक्ष्य को पूरा किए बिना इसे समाप्त करना होगा।
ऐसा होने से रोकने का एक अच्छा तरीका यह है कि एजेंडे में प्रत्येक आइटम के लिए एक समय सीमा निर्धारित की जाए और उस पर टिके रहें। अगर कुछ ऐसा आता है जो आपको आवंटित समय से आगे बढ़ने का कारण बनता है, तो उस बिंदु पर विचार करें; आप बाद में उस पर जाने के लिए लोगों के किसी अन्य समूह के साथ एक और मीटिंग शेड्यूल कर सकते हैं। इस तरह काम को तोड़ने से आपकी प्रोजेक्ट टीम को और अधिक सफल बनाने में मदद मिलेगी।
अंत में, आप समय सीमा का सम्मान करने और अपनी बैठक को समय पर रखने में मदद करने के लिए टाइमर का भी उपयोग कर सकते हैं। ऐसा करने से न केवल आपको अधिक उत्पादक बनने में मदद मिलेगी, बल्कि यह आपकी टीम को यह भी दिखाएगा कि आप उनके समय का सम्मान करते हैं और इसे बर्बाद करने से बचने के लिए हर संभव प्रयास करेंगे।

कमरे में सही लोगों को प्राप्त करें

एक उत्पादक परियोजना बैठक की कुंजी का एक हिस्सा यह सुनिश्चित कर रहा है कि सही लोग, और केवल सही लोग मौजूद हैं। किसी मीटिंग के अंदर एक घंटा बिताने से बुरा कुछ नहीं है, जिसमें आपको शामिल होने की आवश्यकता नहीं थी, और यदि ऐसा होता है, तो इसका मुख्य कारण यह है कि मीटिंग के आयोजक ने यह पूछने में पर्याप्त समय नहीं लगाया कि वास्तव में वहां किसे होना चाहिए।
ऐसा करने में आपकी सहायता के लिए, आपके पास हो सकने वाली विभिन्न प्रकार की मीटिंग्स पर विचार करें, जैसे:

• निर्णय बैठकें: इस बैठक का उद्देश्य सहयोग करना और आगे का सबसे अच्छा रास्ता खोजना है, और इसका मतलब यह है कि परियोजना को पूरी तरह से समझने वालों को ही वहां होना चाहिए। बाकी सब बस अतिरिक्त होंगे, और यह बैठक को निरर्थक बना देगा।
• कार्य बैठकें: ये तब होते हैं जब लोगों को किसी विशिष्ट कार्य पर सहयोग करने की आवश्यकता होती है, और केवल वे लोग जो इस कार्य को पूरा करने के लिए जिम्मेदार होते हैं, उन्हें बैठक में शामिल होने की आवश्यकता होती है।
• प्रतिक्रिया बैठकें: ये प्रबंधकों को अपनी टीम से यह जानने का मौका देते हैं कि क्या काम कर रहा है और क्या नहीं। प्रोजेक्ट के पूरे जीवन चक्र में इनका होना अच्छा है ताकि जब कुछ ठीक नहीं चल रहा हो तो लोग बेझिझक बोल सकें। और आपकी टीम के आकार के आधार पर, यह एकमात्र प्रकार की बैठक है जहां सभी को उपस्थित होने की आवश्यकता हो सकती है।

सही उपकरण का उपयोग करें

आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले टूल यह निर्धारित करने में भी एक बड़ी भूमिका निभाएंगे कि आपकी मीटिंग्स कितनी उत्पादक हैं। उदाहरण के लिए, स्क्रीन शेयरिंग, वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग और व्हाइटबोर्डिंग सभी आपके लिए रूम में लोगों के साथ सहयोग करना आसान बनाते हैं, जिससे आपकी मीटिंग अधिक कुशल हो जाती है। और ये सभी उपकरण और बहुत कुछ इसके द्वारा पेश किया जाता है फ्रीकॉन्फ्रेंस.कॉम.
आज के कार्यस्थलों में सही उपकरण होने का महत्व और भी अधिक है। इतनी सारी कंपनियों के कई स्थान हैं, या लोगों को इसकी अनुमति देते हैं दूर से काम करना, जिसका अर्थ है कि लोग विभिन्न शहरों या देशों में फैले हुए हैं। सही तकनीक का उपयोग करने से ऐसा प्रतीत हो सकता है कि हर कोई एक ही कमरे में है, जिससे आपके लिए एक उत्पादक परियोजना बैठक आयोजित करना आसान हो जाता है।

अपनी अगली परियोजना बैठक को रूपांतरित करें

मीटिंग प्लानिंग प्रक्रिया में अपनी टीम को शामिल करना सुनिश्चित करें, और उनसे फीडबैक इकट्ठा करें ताकि आप अपनी मीटिंग प्रक्रिया में सुधार कर सकें। यहां चर्चा की गई रणनीति को नियोजित करने से आपको अपनी बैठकों को कष्टप्रद समय बर्बाद करने वालों से सहयोग और नवाचार करने के अवसरों में बदलने में मदद मिलेगी।

के बारे में लेखक: केविन कोनर एक उद्यमी हैं जो कई व्यवसायों के मालिक हैं जिनमें शामिल हैं ब्रॉडबैंड खोज, लोगों और व्यवसायों को सर्वोत्तम मूल्य वाला ब्रॉडबैंड इंटरनेट खोजने में मदद करने के लिए समर्पित सेवा। अपने व्यवसायों को चलाने और बढ़ाने में व्यापक परियोजना योजना और प्रबंधन शामिल है और केविन अपने अनुभवों को दूसरों के साथ साझा करना पसंद करते हैं ताकि उन्हें सफल होने में मदद मिल सके।

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