एक व्यक्तिगत बैठक पारंपरिक रूप से बुलाने का सबसे प्रभावी और विश्वसनीय तरीका रहा है, लेकिन दुनिया भर में कार्यबल बढ़ रहे हैं और फैल रहे हैं, सम्मेलन कॉल पहले से कहीं अधिक महत्वपूर्ण हैं। यदि आप एक बड़े समूह हैं या व्यवसाय को छोटा करने के लिए छोटे हैं, तो आपकी विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए स्पष्ट और संक्षिप्त संचार की आवश्यकता होती है।
कॉन्फ़्रेंस कॉल को वर्चुअल कॉन्फ़्रेंस टेबल के रूप में सोचें, जहां हर कोई बातचीत में भाग लेने के लिए उपलब्ध है, चाहे वे कहीं भी हों। कॉन्फ़्रेंस कॉल समूह सहयोग की सुविधा प्रदान करते हैं और व्यक्तिगत रूप से मिलने के लिए एक आदर्श विकल्प हैं, जिससे आपको आने-जाने का समय, यात्रा लागत और आवास की बचत होती है।
लेकिन आपके पास एक अच्छी कॉन्फ़्रेंस कॉल कैसे है, जो शारीरिक रूप से न होते हुए भी उतनी ही आकर्षक, उत्पादक और रचनात्मक है? इस पोस्ट में, हम सुचारू फ़ोन मीटिंग आयोजित करने के लिए शीर्ष युक्तियों को शामिल करेंगे चाहे यह आपकी पहली कॉन्फ़्रेंसिंग कॉल हो या आप यहां से हर महत्वपूर्ण कॉल को बेहतर बनाने के तरीकों की तलाश कर रहे हों!
व्यक्तिगत रूप से आयोजित किसी भी बैठक की तरह, समय की पाबंदी एक अपेक्षा है। कई मायनों में समय पर या निर्धारित शुरुआत से थोड़ा ही आगे दिखाना कई मायनों में विचारणीय है।
सबसे पहले, यह आपको बैठक कक्ष में प्रवेश करने और सेटिंग्स से परिचित होने के लिए एक क्षण देता है। यह देखने के लिए चारों ओर एक नज़र डालें कि म्यूट बटन कहाँ है और कोई अतिरिक्त सुविधाएँ आज़माएँ जो आपके कॉल के दौरान उपयोग की जा सकती हैं। देखें कि आप जिन सुविधाओं का सबसे अधिक उपयोग करेंगे, वे कहाँ स्थित हैं; "प्रारंभ," "अनुसूची," आदि।
प्रो-टिप: जब आप मीटिंग में प्रवेश करते हैं तो होल्ड संगीत पर ध्यान दें? यह दर्शाता है कि आप सही जगह पर हैं और यह एक विचारशील विशेषता है जो ऑनलाइन आने वाले मेहमानों को इंगित करती है कि कॉल शीघ्र ही शुरू होगी।
दूसरे, इन कुछ क्षणों का उपयोग अपने माइक और स्पीकर की जांच करने के लिए करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि एक बार कॉन्फ़्रेंस कॉल पूरे जोरों पर होने के बाद कोई तकनीकी कठिनाई न हो। यह व्यवधान और समस्या निवारण में बिताए गए अजीब क्षणों को कम करेगा।
तीसरा, थोड़ा "कॉन्फ्रेंस कॉल" शिष्टाचार का अभ्यास करें। चिप्स के एक बैग की कर्कश आवाज या पृष्ठभूमि के शोर से प्रतिक्रिया से ज्यादा परेशान करने वाला कुछ नहीं है। क्या आपका हेडसेट तैयार है, आपका लैपटॉप पूरी तरह से चार्ज है और कोई अन्य सामान जिसकी आपको आवश्यकता हो सकती है - शोर वाले नाश्ते को घटाएं! अपने आप को और अपने आस-पास को "कॉन्फ्रेंस-कॉल-रेडी" होने के लिए व्यवस्थित करने के लिए कुछ क्षण बिताने के बाद आप एक अच्छी पहली छाप छोड़ने या एक उत्पादक बैठक के साथ आगे बढ़ने के लिए तैयार होंगे।
क्या आप इस कॉन्फ्रेंस कॉल के दौरान प्रस्तुत कर रहे हैं? मेजबानी? सह-होस्टिंग? इस सिंक का उद्देश्य क्या है?
एक बार जब आप अपनी भूमिका स्थापित कर लेते हैं, तो आप आगे की योजना बना सकते हैं और अन्य प्रतिभागियों के लिए आसानी से पचने योग्य होने के लिए कॉन्फ्रेंस कॉल को तोड़ सकते हैं। सब लोग एक साथ क्यों आ रहे हैं, इसका कारण जानने के बाद, आप बिना किसी देरी या जटिलता के सही लोगों के लिए एक गतिशील बैठक प्रदान कर सकते हैं।
विचार करें कि कॉन्फ़्रेंस कॉल के दौरान किन फ़ाइलों को साझा करने की आवश्यकता होगी। उन्हें अपने डेस्कटॉप पर कॉल में खींचने और छोड़ने या हिट करने के लिए तैयार रखें स्क्रीन शेयरिंग फीचर प्रतिभागियों को ठीक वही दिखाने के लिए जो आप अपनी स्क्रीन पर देख रहे हैं।
अपना संदेश देते समय, अपने विचारों को स्पष्ट रूप से व्यक्त करें और शुरुआत, मध्य और अंत के साथ अपने निष्कर्ष या प्रस्तुति प्रस्तुत करें। कभी-कभी ध्यान की अवधि कम हो जाती है, इसलिए समय से पहले बैठक के अपने हिस्से का अभ्यास करके, आप अपने विचार की व्याख्या कर सकते हैं और आसानी से पीछा कर सकते हैं।
आपकी भूमिका चाहे जो भी हो, भले ही केवल एक पर्यवेक्षक के रूप में, कॉल के उद्देश्य को समझने के लिए आगे की योजना बनाना और टेकअवे स्थापित करना यह सुनिश्चित करेगा कि आप हर बार एक निर्बाध बैठक करें।
कभी-कभी कॉन्फ़्रेंस कॉल लंबी बातचीत का कारण बन सकती हैं, खासकर यदि आप उच्च-स्तरीय सामग्री पर चर्चा कर रहे हैं, राय व्यक्त कर रहे हैं, रचनात्मक उद्देश्यों पर विचार-मंथन कर रहे हैं, या अभूतपूर्व विचार प्रस्तुत कर रहे हैं।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी लोग समय पर रहें, बैठक से पहले एक ढीला यात्रा कार्यक्रम बनाने पर विचार करें। इसे एक या दो दिन पहले प्रतिभागियों को भेज दें ताकि वे इस बात पर ध्यान दे सकें कि क्या आने वाला है। इस तरह, उन्हें इस बात का बेहतर अंदाजा होगा कि उन्हें क्या उम्मीद है और वे बैठक से पहले प्रश्न तैयार कर सकते हैं या प्रतिक्रिया के लिए तैयार रह सकते हैं।
प्रो-टिप: प्रतिभागियों को किसी भी प्रश्न को लिखने के लिए प्रेरित करें और उत्तर देने के लिए अंत में समय के एक खंड को अलग रखें। यदि समय समाप्त हो जाता है, तो बस सभी से अपने प्रश्न को एक ईमेल में शामिल करने के लिए कहें, जिसका उत्तर दिया जाएगा और बाद में दिन में भेज दिया जाएगा। या वास्तविक समय में प्रश्नों और टिप्पणियों को साझा करने के लिए अपने सम्मेलन मंच पर चैट सुविधा का उपयोग करें।
इसके अलावा, ओवरटाइम में जाने को कम करने में मदद करने के लिए, शायद यह विचार करने योग्य है कि क्या आपके सम्मेलन में वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग घटक शामिल होना चाहिए। यह उन स्थितियों में अच्छी तरह से काम कर सकता है जहां दृश्य संकेत एक आभासी साक्षात्कार के दौरान निर्णय लेने में सहायक होते हैं।
अगली मीटिंग, अभी सहेजने और बाद में देखने के लिए रिकॉर्ड हिट करने का प्रयास करें, और आप देखेंगे कि यह सुविधा कितनी मूल्यवान है।
उन सभी लोगों के लिए मीटिंग में हुई हर चीज़ को कैप्चर करें जो शेड्यूल किए गए कॉन्फ़्रेंस कॉल में शामिल नहीं हो सकते हैं। यह हाइलाइट्स पर जाने, स्पष्टता हासिल करने, ज्ञान की छोटी-छोटी डली निकालने या यह देखने का एक सही तरीका है कि आपको बिंदु A से B तक कैसे मिला।
जब आप कॉन्फ़्रेंस कॉल रिकॉर्ड करते हैं, तो आप अपना पूरा ध्यान इस बात पर देने में सक्षम होते हैं कि आपके सामने क्या हो रहा है। नोट-टेकिंग को अतीत की बात बना लें जब आप उपस्थित हो सकें और पूरी तरह से सुन सकें। एक बार सिंक हो जाने के बाद, आप इसे देख सकते हैं और उन महत्वपूर्ण हिस्सों को चुन सकते हैं जो आपको और आपके काम को प्रभावित करते हैं।
रिकॉर्डिंग का एक और लाभ; निर्णय कैसे लिया गया, इसकी पूरी तस्वीर आपको मिल जाती है। बैठक को शुरू से अंत तक कैप्चर करके, आपके पास संपूर्ण विकास प्रक्रिया का इतिहास है। कोई विचार या टिप्पणी बीच में नहीं छोड़ी जाती। निर्णय का हर चरण जो आपको उस स्थान तक पहुँचाता है जहाँ आप हैं, आपकी उंगलियों पर उपलब्ध है ताकि आप इसे देख सकें और चर्चा कर सकें।
अंत में, मीटिंग रिकॉर्डिंग प्रतिभागियों के बीच जवाबदेही बनाने के लिए कार्रवाई करती है। जब परियोजनाओं और संशोधनों को एक विशिष्ट संसाधन के लिए आवंटित किया जाता है, तो रिकॉर्डिंग विवरण और स्पष्टता प्रदान करती है और इसे काम करने के लिए मौखिक "मानचित्र और कार्य योजना" के रूप में माना जा सकता है।
आपके पास अगला सिंक, चाहे वह सख्ती से एक फोन मीटिंग हो या वीडियो के साथ उन्नत हो, यह जानकर आत्मविश्वास महसूस करें कि आपको ऑनलाइन मीटिंग से उतना ही मिल रहा है जितना आप व्यक्तिगत रूप से प्राप्त कर रहे हैं।
ऐसा कोई कारण नहीं है कि आपका बढ़ता कार्यबल संचार की लाइनों को व्यापक रूप से खुला नहीं रख सकता - कहीं भी किसी भी समय। दुनिया के सभी कोनों में संभावित ग्राहकों के लिए अपनी तत्काल टीम से लेकर नए कर्मचारियों तक सभी के संपर्क में रहें मुफ्त सम्मेलन कॉल उपकरण जो आपको जुड़े रहने के लिए सशक्त बनाता है।
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