जैसे-जैसे अधिक से अधिक संगठन ऑनलाइन होते हैं, वेब सम्मेलन और प्रस्तुतियाँ तेजी से लोकप्रिय होती जा रही हैं। हालांकि कॉन्फ़्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर रोज़ाना अधिक परिष्कृत होता जा रहा है, एक वर्चुअल मीटिंग या प्रस्तुति हमेशा एक व्यक्तिगत पॉवो से अलग होगी। यह कहना नहीं है कि आभासी बैठकें अधिक पारंपरिक मॉडल से नीच हैं। वेब कॉन्फ़्रेंस में व्यक्तिगत बातचीत की तुलना में कई फायदे हैं, लेकिन वे अपनी अनूठी आवश्यकताओं को पूरा करते हैं। एक मनोरम, यादगार आभासी प्रस्तुति या बैठक को एक साथ रखने में आपकी मदद करने के लिए, हमने वेब सम्मेलनों को आकर्षक बनाने के लिए 6 सुनहरे नियमों की एक सूची तैयार की है। बस याद रखें: एक सफल वेब सम्मेलन वास्तविक काम लेता है!
जीवन के लगभग हर पहलू में सफलता के लिए तैयारी अमूल्य है, लेकिन जब बात एक समान बनाने की आती है आभासी प्रस्तुति, यह और भी महत्वपूर्ण है। बैठक से पहले सप्ताह में सभी उपस्थित लोगों को एक एजेंडा भेजना सुनिश्चित करें, जो विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आप कई वक्ताओं की मेजबानी कर रहे हैं। दृश्य, जैसे स्लाइड या वीडियो, बैठक से पहले भी भेजे जाने चाहिए। इससे आपकी टीम को सामग्री से परिचित होने का मौका मिलेगा। साथ ही, कम से कम एक दिन पहले लॉगिन जानकारी (एक्सेस कोड, यूआरएल और कॉल-इन नंबर) भेजना सुनिश्चित करें ताकि यदि आवश्यक हो तो प्रतिभागी अपने सॉफ़्टवेयर को अपडेट कर सकें। तकनीकी कठिनाइयों का अनुभव होने की स्थिति में प्रत्येक प्रतिभागी को हमेशा आप तक ऑफ़लाइन पहुंचने का एक तरीका प्रदान करें।
2. चिट चैट और आइस ब्रेकर का त्याग न करें:
वर्चुअल मीटिंग की मेजबानी करते समय अंतिम व्यक्ति के लॉग इन करने के समय सीधे एजेंडे में लॉन्च करना आकर्षक होता है। इस प्रलोभन से लड़ें! इन-पर्सन मीटिंग्स को शायद ही कभी इस तरह से संरचित किया जाता है। पीतल की टंकियों में उतरने से पहले अक्सर छोटी-छोटी बातें और हल्की-फुल्की बातें होती हैं। आपकी टीम के साथ सकारात्मक संबंध बनाने के लिए यह महत्वपूर्ण है, जो भविष्य में सहयोग को आसान बनाएगा। एक आइसब्रेकर से शुरू करके अपने वर्चुअल इवेंट में एक सामाजिक तत्व को एकीकृत करें। बस टीम के प्रत्येक सदस्य से पूछें कि उसने सप्ताहांत में क्या किया या हाथ में काम करने से पहले इसी तरह का कोई सवाल किया।
3. इसे शांत रखें, और पृष्ठभूमि शोर को कम करें:
कार अलार्म, शोर करने वाले रेडिएटर, और स्वच्छंद सेल फोन किसी भी प्रस्तुति के प्रवाह को बाधित कर सकते हैं, लेकिन यह विशेष रूप से सच है यदि आप एक वेब सम्मेलन की मेजबानी. FreeConference कई उपयोगी मॉडरेटर नियंत्रण प्रदान करता है जैसे कि प्रस्तुति मोड, जो स्पीकर को छोड़कर कॉल के सभी प्रतिभागियों को म्यूट करता है, प्रत्येक प्रतिभागी के स्थान में पृष्ठभूमि शोर को सीमित करता है। अपने कॉल की ऑडियो गुणवत्ता को बनाए रखने के बारे में अधिक सुझावों के लिए, कॉन्फ़्रेंस लाइन को साफ़ और रुकावट मुक्त कैसे रखें देखें।
4. इसे त्वरित रखें और अपने कॉन्फ़्रेंस कॉल मीटिंग मिनट्स से चिपके रहें:
जब प्रेजेंटेशन को स्वयं प्रस्तुत करने की बात आती है, तो वर्चुअल मीटिंग बनाम इन-पर्सन टॉक की सीमाओं से अवगत होना महत्वपूर्ण है। ध्यान रखें कि आपके दर्शकों का प्रत्येक सदस्य अपने कंप्यूटर के सामने लंबे समय तक बैठा रहता है। एक सफल वेब कॉन्फ्रेंस करने के लिए, पीछा करना सबसे अच्छा है। अपने दर्शकों को सूचित करें लेकिन उन्हें ओवरलोड न करें। अपनी प्रस्तुति के लिए एक मजबूत विषय बनाएं। विचार करें कि आपके दर्शक उस प्रस्तुति से क्या खोज रहे हैं और फिर इसे यथासंभव संक्षिप्त तरीके से वितरित करने का प्रयास करें। यदि यह महत्वपूर्ण है कि आप बहुत सारे मैदान को कवर करें तो सुनिश्चित करें कि आप प्रतिभागियों को अपने पैरों को फैलाने या कॉफी लेने का मौका देते हैं। बैठक के एजेंडे से भटकने की पूरी कोशिश न करें; आप चाहते हैं कि आपके दर्शकों को इस बात का वास्तविक अंदाजा हो जाए कि प्रस्तुति कितनी लंबी होगी।
5. दिलचस्प रहकर अपने दर्शकों का ध्यान रखें:
यह कभी न भूलें कि आपकी वर्चुअल मीटिंग में उपस्थित लोग अपने कंप्यूटर पर बैठे हैं, आमतौर पर बिना निगरानी के। इसका मतलब है कि आप इंटरनेट के लायक कैट मेम के साथ प्रतिस्पर्धा कर रहे हैं। बार-बार सवाल पूछकर अपने दर्शकों को जोड़े रखें। फ्रीकॉन्फ्रेंस की हैंड-राइज फीचर से यह पता लगाना आसान हो जाता है कि किसके पास जवाब है और पूरे समूह को एक साथ बोलने से रोकता है। प्रश्नोत्तर मोड प्रतिभागियों को स्वयं को म्यूट और अनम्यूट करने की अनुमति देता है। यह सुविधा विशेष रूप से तब उपयोगी होती है जब आप अपनी टीम के सदस्यों से विचारों को एकत्रित करना चाहते हैं। प्रत्येक प्रस्तुति के बाद प्रश्नों के लिए फर्श खोलना न भूलें, और एक सामान्य व्यक्तिगत बैठक की तुलना में थोड़ी धीमी गति से आगे बढ़ना याद रखें। अधिकांश संचार प्रणालियों में दो से तीन सेकंड की देरी होती है; इसलिए जब आप प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हों तो सामान्य से अधिक समय तक रुकना न भूलें।
6. इसे सुंदर रखें -- प्रस्तुति दृश्यों का उपयोग करें:
सवाल पूछने के अलावा, आप अपने दर्शकों को जोड़े रखने के लिए और भी चीज़ें कर सकते हैं। अपनी प्रस्तुति में एक मजबूत दृश्य तत्व जोड़ना एक बनाने की कुंजी है वेब सम्मेलन दिलचस्प। दृश्य प्रस्तुति के टेक-होम बिंदुओं को बढ़ा सकते हैं और, कुछ मामलों में, अन्यथा शुष्क प्रस्तुति में हास्य या मनोरंजन का एक तत्व भी जोड़ सकते हैं। यदि आप स्लाइड का उपयोग कर रहे हैं, तो उन्हें सरल और सुव्यवस्थित रखना सुनिश्चित करें। प्रत्येक स्लाइड एक विचार तक सीमित होनी चाहिए और उसमें केवल सबसे महत्वपूर्ण जानकारी होनी चाहिए। यह आपकी स्लाइड्स को गतिमान रखेगा और आपकी प्रस्तुति को गति देगा, और आपको एक सफल वेब कॉन्फ्रेंस करने में मदद करेगा।
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