आज ही वह दिन है!
"बीप बीप बीप," स्मार्टफोन अलार्म नींद की लंबी चुप्पी को तोड़ता है, जॉन को एक और कार्य दिवस के लिए जगाता है। जैसे-जैसे उनके विचार एकाग्र होने लगते हैं, यह उन्हें प्रभावित करता है: यह केवल "एक और कार्य दिवस" नहीं है, यह उनके युवा करियर की सबसे बड़ी मुलाकात है।
जॉन हमेशा एक मेहनती कार्यकर्ता रहा है; वह अक्सर कार्यालय में सबसे पहले और जाने वाला आखिरी व्यक्ति होता है, हमेशा अपना काम समय पर पूरा करता है, और कभी-कभी सहकर्मियों को उनकी समय सीमा तय करने में भी मदद करता है।
फिर भी अपनी कार्य नीति के बावजूद, जॉन को हमेशा... अनदेखा किया गया। वह अपनी कक्षा में पदोन्नत होने वाले अंतिम व्यक्ति थे, और हमेशा अपने वरिष्ठों का ध्यान आकर्षित करने के लिए संघर्ष करते रहे हैं।
लेकिन वह सब आज खत्म हो गया। यही वह मौका है जिसका जॉन को इंतजार था।
"ठीक है जॉन, एक गहरी साँस लो," जॉन अपने आप में बड़बड़ाता है, चुपचाप अपना अनाज खा रहा है। दूध की एक बूंद उसकी ठुड्डी के किनारे से नीचे गिरती है, लेकिन वह ध्यान देने में बहुत व्यस्त है -- वह केवल बड़ी बैठक के बारे में सोच सकता है।
"बहुत कुछ दांव पर लगा है, और इस बैठक को पूरी तरह से जाना है। मुझे एक महत्वपूर्ण बैठक के लिए सफलता के चरणों पर जाना चाहिए"।
लोग बैठक करते हैं: इसलिए मुझे सभी को आमंत्रित करना सुनिश्चित करना चाहिए जो आवश्यक है, और सहभागी सूची को दोबारा जांचें। इस तरह बैठक में निर्णय लिया जा सकता है।
मैंने सभी प्रस्तुति सामग्री और संसाधनों के साथ एक ईमेल भी भेजा है जिसकी मेरी मीटिंग की आवश्यकता होगी। चूंकि इस बारे में बात करने के लिए बहुत कुछ होगा, इसलिए मैंने यह सुनिश्चित कर लिया है कि सभी प्रारंभिक कार्य पूरे हो चुके हैं।
एक पूर्व-निर्मित एजेंडे का होना और उसका वितरण एक सफल बैठक में सबसे महत्वपूर्ण कारक है, क्योंकि यह आपको लक्ष्यों को परिभाषित करने, दूसरों को सचेत करने और मेरे सम्मेलन को नियंत्रित करने की अनुमति देता है।
मेरे एजेंडे में सम्मेलन की गति को नियंत्रित करने में मेरी मदद करने के लिए एक व्यक्तिगत चेकलिस्ट भी शामिल है।
उपस्थित लोगों के पास केवल सीमित ध्यान अवधि होती है, इसलिए समय प्रबंधन महत्वपूर्ण है!
जब बैठक शुरू होगी, तो मैं अपने सभी सदस्यों से कहूँगा कि वे किसी भी अनावश्यक तकनीक को बंद कर दें। चूंकि कई महत्वपूर्ण निर्णय लेने होते हैं, इसलिए आखिरी चीज जो मुझे चाहिए वह है ध्यान भटकाना, और स्मार्टफोन उनके लिए सबसे बड़ा पोर्टल हो सकता है।
मुझे यह भी सुनिश्चित करना होगा कि सभी को बोलने का मौका मिले, और हमारी स्थिति के साथ ईमानदार होने में सहज महसूस करें।
हमेशा विषय पर रहें।
विषय पर बने रहने की बात करते हुए, पार्किंग स्थल एक बैठक के लिए एक बचत अनुग्रह हो सकता है, क्योंकि यह मुझे "योग्य" विषयों पर फिर से विचार करने का आश्वासन देता है, जबकि मुझे बातचीत को एजेंडा की ओर वापस ले जाने का लाइसेंस देता है।
यदि कोई मीटिंग प्रतिभागी कोई ऐसा मुद्दा उठाता है जो एजेंडा के लिए प्रासंगिक नहीं है, तो मैं एजेंडा के पार्किंग लॉट सेक्शन में उनके विचार लिखूंगा, और उन्हें बताऊंगा कि हम बाद में इस पर फिर से विचार कर सकते हैं।
किसी भी भाग्य के साथ, बैठक सुचारू रूप से चलेगी, और अपने सभी उद्देश्यों को पूरा करेगी -- लेकिन इस बात की संभावना हमेशा बनी रहती है कि कुछ योजना के अनुसार नहीं होगा।
बैठक के दौरान जिन सभी कार्य योजनाओं पर सहमति हुई है, उनमें से प्रत्येक कार्य किसे सौंपा गया है और उनकी समय सीमा क्या है, इसके बारे में मुझे सभी कार्य योजनाओं को फिर से बताकर मजबूत करने की आवश्यकता होगी।
मैं सभी सूचनाओं और निर्णयों को किसी भी गैर-उपस्थित व्यक्ति के साथ साझा करना भी सुनिश्चित करूंगा, ताकि वे लूप से बाहर न रहें।
जॉन धीरे से हंसता है, अपनी पीठ थपथपाता है...
"अच्छी बात। मैंने अपने करियर की सबसे बड़ी घटना के लिए वह सब किया है जो मैं कर सकता हूं। उम्मीद है कि कड़ी मेहनत रंग लाएगी।"
अपने मुंह के कोनों को पास के रुमाल से पोछने के बाद वह कॉफी टेबल से उठकर किचन से निकल जाते हैं।
जॉन अपना लकी सूट और टाई पहनता है, एक गहरी सांस लेता है और दरवाजे से बाहर चला जाता है।
धूप है।
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