एक आभासी बैठक पूरी तरह से व्यक्तिगत बैठकों को बदलने की संभावना नहीं है, लेकिन तेजी से विस्तार और विकासशील प्रौद्योगिकियों के साथ, कंपनियां आभासी बैठकें आयोजित करने की लागत में कटौती कर रही हैं, जबकि टीम के सदस्य भौगोलिक रूप से अलग हैं। जबकि प्रभावी बैठकें आम तौर पर एक समान दिशानिर्देश का पालन करती हैं, आभासी काम कर रही हैं ऑनलाइन मीटिंग रूम चुनौतियों का एक अनूठा सेट प्रस्तुत कर सकता है -- यहाँ सर्वोत्तम आभासी बैठकों की मेजबानी करने के लिए बैठक सलाह के 3 अंश दिए गए हैं।
यह सामान्य रूप से बैठकों पर लागू हो सकता है, लेकिन एक आभासी बैठक फोकस या उत्पादकता के नुकसान के लिए अधिक संवेदनशील हो सकती है यदि टीम के सदस्य सिर्फ एक-दूसरे को पाठ पढ़ रहे हैं, या पहली बार किसी विषय के बारे में सुन रहे हैं। थोड़ा सा होमवर्क असाइन करें, और सुनिश्चित करें कि एजेंडा शुरू से पहले अच्छी तरह से वितरित किया गया है ताकि टीम के सदस्य अपनी मानसिकता को समायोजित कर सकें और वर्चुअल कॉन्फ्रेंस कॉल में कुछ गति विकसित कर सकें।
तैयारी में तकनीकी पहलुओं को जानना भी शामिल है ऑनलाइन मीटिंग रूम. सुनिश्चित करें कि तकनीकी कठिनाई के बावजूद बैठक शुरू हो सकती है, और तकनीकी प्रश्नों वाले टीम के सदस्यों को सलाह देने के लिए पर्याप्त संसाधनपूर्ण बनें।
वर्चुअल मीटिंग रूम में टीम मीटिंग शिष्टाचार सामान्य मीटिंग की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण है। यहां कुछ नियम दिए गए हैं जिन्हें लागू किया जाना चाहिए: मल्टीटास्किंग पर प्रतिबंध लगाएं, अगर टीम के सदस्य कुछ और कर रहे हैं या मीटिंग शुरू होने के दौरान साइड बातचीत कर रहे हैं तो यह कॉन्फ्रेंस कॉल को बेकार कर देता है। इस समस्या से निपटने के दो तरीके हैं, वीडियो को चालू और बंद करना और अनावश्यक कॉल करने वालों को म्यूट करना।
प्रत्येक टीम के सदस्य को बोलने का मौका दें, नियमित बैठक में ध्यान केंद्रित करना पहले से ही कठिन है, टीम मीटिंग शिष्टाचार अतिरिक्त आकर्षक होना चाहिए जब यह आभासी काम हो या अन्यथा उत्पादकता जोखिम में हो। एक समावेशी माहौल बनाएं जहां टीम के सदस्य आलोचना या रुकावट के डर के बिना बोलने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।
आम तौर पर जब एक व्यक्तिगत बैठक खत्म हो जाती है तो टीम के सदस्य वाटर कूलर के आसपास इकट्ठा होते हैं और चर्चा करते हैं कि उन्हें क्या पसंद है और क्या नहीं। यह वीडियो कॉल में अप्राप्य हो सकता है क्योंकि उपस्थित लोग शारीरिक रूप से अलग होते हैं, लेकिन टीम के लिए विश्वास और केमिस्ट्री बनाने के लिए महत्वपूर्ण है।
इस तक पहुंचने के 2 तरीके हैं: एक है इसे औपचारिक रूप देना; टीम के भीतर पारदर्शिता को बढ़ावा देने के लिए सभी ने बिना किसी परिणाम के बैठक के बारे में अपनी प्रतिक्रिया प्रदान की है। दूसरा अनौपचारिक दृष्टिकोण है, जैसा कि अधिकांश वाटर कूलर की बात है। मीटिंग के बाद मॉडरेटर के रूप में लॉग ऑफ करें और टीम के सदस्यों को आपस में 10 मिनट और बात करने दें। असंबंधित संवाद और प्रतिक्रिया कार्य संबंधों को विकसित कर सकती है और भविष्य की टीम मीटिंग शिष्टाचार को बढ़ा सकती है।
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