Aínda que as reunións son importantes para facilitar a colaboración durante unha reunión do proxecto, poden ser un gran desperdicio de tempo. De feito, a maioría da xente considera que a metade das reunións ás que asisten son "o tempo perdido", e isto non só os frustra, senón que tamén lles fai máis difícil seguir concentrados na tarefa que nos ocupa.
Como resultado, é fundamental que atopes formas de facer máis produtivas as reunións do teu proxecto. Facelo axudará a cambiar a forma en que o teu equipo ve as reunións, o que converterá estas reunións nun espazo útil para que a xente poida buscar axuda, ofrecer suxestións a outros e recibir actualizacións sobre o estado xeral do proxecto.
Isto é máis fácil de dicir que de facer, polo que, para axudarche a sacar o máximo proveito da túa próxima reunión de proxecto, asegúrate de empregar as seguintes tácticas de reunión.
O primeiro que debes facer para ter unha reunión do proxecto máis produtiva é determinar que se discutirá exactamente cando todos estean na mesma sala. Unir unha axenda axudaralle a responder á pregunta "para que serve esta reunión?" o que axuda a aclarar se a reunión é ou non necesaria.
Ademais, é importante que envíes esta axenda a todos os participantes da reunión cunha antelación mínima dun día completo. Isto axudaralles a facerse unha idea de que trata a reunión e no caso de que estea a discutir algo novo, axudará á xente a comezar a pensar sobre as cousas antes de entrar na reunión.
Neste punto, se hai algo máis que lle gustaría que fixera a xente antes de vir á reunión, asegúrese de dicir que así é a súa axenda. Por exemplo, se queres que lean algo, ou se queres que recollan algúns datos, é intelixente dicirlles que fagan isto de antemán para que poidas saltar xusto cando comeza a reunión do proxecto.
Parte do que fai que unha reunión se sinta improdutiva é exceder o tempo asignado a ela. As reunións existen para fins específicos e, se comeza a desviarse da tarefa que se ocupa, é fácil esgotar o tempo e precisa prolongar a reunión ou finalizala sen cumprir o seu obxectivo.
Un bo xeito de evitar que isto suceda é establecer un límite de tempo para cada punto da orde do día e cumprilo. Se xorde algo que lle causará pasar o tempo asignado, considere presentar ese punto; sempre podes programar outra reunión con outro grupo de persoas para revisala máis tarde. A ruptura do traballo así tamén axudará a que o teu equipo do proxecto teña máis éxito.
Finalmente, tamén podes usar temporizadores para axudarte a cumprir os límites de tempo e manter a túa reunión programada. Facelo non só o axudará a ser máis produtivo, senón que tamén demostrará ao seu equipo que respecta o seu tempo e fará todo o posible para non desperdicialo.
Parte da clave dunha reunión produtiva de proxectos é asegurarse de que as persoas adecuadas e só as persoas axeitadas estean presentes. Non hai nada peor que pasar unha hora dentro dunha reunión á que non precisou asistir e, se isto ocorre, débese en gran parte a que o organizador da reunión non pasou o tempo suficiente preguntando quen realmente necesitaba estar alí.
Para axudalo a facer isto, considere os diferentes tipos de reunións que pode ter, como:
As ferramentas que empregas tamén xogarán un papel importante na determinación da productividade das túas reunións. Por exemplo, o uso compartido de pantalla, a videoconferencia e o encerado facilitan a colaboración coa xente da sala, facendo que a túa reunión sexa máis eficiente. E todas estas ferramentas e moito máis son ofrecidas por FreeConference.com.
A importancia de contar coas ferramentas axeitadas é aínda maior nos lugares de traballo actuais. Moitas empresas teñen varias sedes ou permiten ás persoas traballar de xeito remoto, o que significa que as persoas están repartidas por diferentes cidades ou países. Usar a tecnoloxía axeitada pode facer que todo o mundo estea na mesma sala, facilitándolle a celebración dunha reunión produtiva de proxectos.
Asegúrese de incluír ao seu equipo no proceso de planificación de reunións e recompile deles para que poida mellorar o seu proceso de reunión. Empregar as tácticas aquí comentadas axudaralle a transformar as túas reunións de molestos desperdicios de tempo en oportunidades para colaborar e innovar.
Sobre o autor: Kevin Conner é un empresario propietario de varias empresas, incluíndo Busca de banda ancha, un servizo dedicado a axudar a persoas e empresas a atopar a internet de banda ancha coa mellor relación calidade-prezo. Dirixir e facer crecer os seus negocios implica unha ampla planificación e xestión de proxectos e a Kevin gústalle compartir as súas experiencias con outros para axudalos a ter éxito.
[ninja_form id = 7]
Crea a túa conta de FreeConference.com e obtén acceso a todo o que necesitas para que a túa empresa ou organización estea en marcha, como vídeo e Compartir en pantalla, Programación de chamadas, Invitacións de correo electrónico automáticas, recordatoriosE moito máis.
