A clave para organizar unha reunión formal eficaz é unha axenda ben pensada. Cando se prepara con antelación escribindo unha axenda con antelación con información detallada sobre a reunión, non só aforrará tempo para todos os implicados, senón que é máis probable que o resultado sexa un éxito.
Aquí tes 5 elementos que sempre debes incluír ao crear unha axenda de reunións eficaz:
Esta pode ser a parte máis importante da axenda. Especifica o propósito da reunión e o resultado ou decisión que espera chegar ao final. Permite que todos os implicados teñan unha clara comprensión do que intentas conseguir e de por que se valora a súa participación.
Cando a axenda inclúe comezar co obxectivo, estás máis centrado no resultado final. mentres creas o resto da axenda da reunión, mellorando a eficiencia da túa reunión antes de que comece.
Unha vez establecido o obxectivo da reunión, prepárase para a reunión cunha lista de temas importantes para o seu debate.
Cada tema de debate debe axudar a alcanzar o obxectivo da reunión. A lista pode ser breve pero debe ser suficientemente detallada para que os membros do equipo poidan prepararse para a reunión do equipo para facer unha contribución efectiva.
Un método común é situar cada tema como unha pregunta. Isto inicia o proceso de pensamento dos seus participantes e proporciona unha comprobación da súa relatividade para o obxectivo da reunión.
Cada tema debe ter un propietario e un tempo especificado para cubrir o tema. A propiedade do tema proporciona responsabilidade. Un período de tempo mantén a reunión programada. Descarga aquí a nosa axenda de reunión gratuíta: Descarga da axenda da reunión FreeConference
O reto preséntase, non á hora de decidir a quen invitar, senón a quen non convidar. Nesta lista só deben figurar as persoas que realmente precisan estar na reunión.
Se estableceu os seus obxectivos de reunión e asignou temas de reunión, debería ter unha boa base coa que traballar para finalizar a súa lista de asistentes. Tendo isto en conta, fíxate tres preguntas cando consideres a cada participante na reunión. Se responde si a algunha das preguntas, engádeo á lista de puntos da axenda:
Se non está seguro, considere facer opcional a súa asistencia. Sempre podes enviar un resumo, gravación ou transcrición posterior á reunión. Minutos de reunión dun tomador de notas, non sempre obrigatorios.
Unha das maiores queixas polas reunións de traballo é que son unha perda de tempo. Xestionar as reunións faise máis doado cando as sincronizacións quedan arredor de 30 minutos. Sexa respectuoso co tempo dos teus colegas sen perder tempo nin perder resultados.
O seguimento é tan importante como a propia reunión. Na parte inferior do modelo de axenda da reunión, é beneficioso incluír unha sección onde os asistentes poidan tomar notas, documentar elementos de acción, decisións e recomendacións. Contar con este apartado organiza as conclusións realizadas na reunión e permite aos asistentes visualizar o proceso que ten que levar a cabo posteriormente.
Durante a reunión poden xurdir temas inesperados que afasten o obxectivo final. Para estar no camiño e no tempo, "estaciona" a discusión fóra do tema no "Aparcadoiro", normalmente ao final da axenda, para revisala fóra da reunión anterior. Outro termo común para isto é "Imos desconectalo".
Isto é especialmente importante se os participantes participarán na súa reunión de xeito remoto. Asegúrese de que todos os detalles da conferencia estean claramente esbozados e correctos, incluídos os números de acceso telefónico, o código de acceso e calquera ligazón á súa sala de reunións en liña.
Ou crea unha reunión con FreeConference.com e os detalles da conferencia aparecen en todas as invitacións e recordatorios, xunto coa axenda da túa reunión.
O aviso previo ofrece aos asistentes o tempo para prepararse para a reunión do consello e asegurarse de que non teñen conflitos no seu horario.
Un aviso previo ofrece aos asistentes o tempo para prepararse para a reunión e asegurarse de que non teñen conflitos no seu horario.
Crea a túa conta de FreeConference.com e obtén acceso a todo o que necesitas para que a túa empresa ou organización estea en marcha, como vídeo e Compartir en pantalla, Programación de chamadas, Invitacións de correo electrónico automáticas, recordatoriosE moito máis.
