Wy as befolking hawwe de lêste tiid in protte ûndersiken útfierd, yn 'e pogingen om út te finen wêrom gearkomsten wurkje - as net.
Faak hawwe wy se in ineffektive tradysje markearre; meastal sjoen as fergriemerij fan tiid (útsein as minsken echt kamen taret) en it is feilich om oan te nimmen dat wy allegearre binne kommen nei op syn minst ien gearkomste net taret. Dat wat jout? Wêrom binne gearkomsten sa dreech om oer te jaan? Wêrom binne se sa lestich te behearjen? Wêrom bliuwe wy se hawwe?
In protte bedriuwen hawwe eleminten fan keunstmjittige yntelliginsje opnaam, sawol om op 'e hichte te bliuwen fan hjoeddeistige trends en om har deistige operaasjes te fasilitearjen. As jo ea in petear hân hawwe mei in automatyske antwurdtsjinst online, hawwe jo ynteraksje hân mei keunstmjittige yntelliginsje. Dizze ûntwikkelingen hawwe in myriade fan foardielen levere oan dyjingen dy't se brûke. Hjir binne in pear avenues dy't jo miskien hawwe sjoen.
As jo ea troch in einleaze gearkomste, jo hawwe wierskynlik de tiid hân om manieren te betinken wêr't jo it oars soene hawwe dien. Gearkomsten, as min pland, binne lestich om te bemiddeljen sûnder bondige aginda's; beslútfoarming wurdt fersmoarge troch ûnfokusearre diskusje en gebrek oan ynformeare dielname. It ûntwerpen fan in effektive aginda is ien fan 'e manieren wêrop men de krêft fan in sterk team kin benutte, om't it sawol de nedige struktuer as ynformative ynhâld leveret om dingen goed te berikken.
Oft jo gearkomste deistich, wykliks as kwartaal is, de needsaak fan in sterke tiidline is essensjeel foar it behâld fan effisjinsje, yn groepen sawol grut as lyts. Hjirûnder binne wat wichtige faktoaren om yn gedachten te hâlden by it ûntwerpen fan 'e aginda foar jo gearkomsten. Tink oan it folgjende:
Hawwe jo in ûnderwerp keazen dat it team omfettet dat jo oanpakke? De measte minsken wolle dingen besprekke dy't har direkt beynfloedzje. Diskusje oer saken dy't ferskate ôfdielingen omfetsje, binne goede dingen om te bringen tidens gearkomsten, wêrfoar de middels binne tawiisd foar it ienige doel fan groep diskusjes. Lykas de measte organisaasjes wurde oandreaun troch in
gefoel fan kantoarôfhinklikens, ynterne ôfdielings hawwe faak gearkomstetiid nedich om har ynspanningen te koördinearjen en te konsolidearjen.
Troch de belutsenens fan it team te beskôgjen mei wat wurdt besprutsen, kinne jo ek jo aginda oanpasse oan jo publyk, en it maksimalisearjen fan publykpartisipaasje.
Freegje josels by it meitsjen fan jo aginda, hat dit ynfloed op de minsken dy't ik oansprek?
Brûken fan buzzwurden as sinnen foar bulletpoint -ûnderwerpen kin in keamer litte fan professionals dy't flonkerje: as jo de suksesfolle lansearring fan nij produkt op 'e aginda oankundigje ûnder "Goede dingen dy't wy koartlyn diene", is it wierskynlik dat jo de ienige sille wêze op dy pagina. It is ongelooflijk lestich om in diskusje te bemiddeljen as minsken net dúdlik binne oer it ûnderwerp, lit stean d'r effektyf foar te berieden.
It brûken fan fraachtekens om punten yn in gearkomste te bringen is in geweldige manier om te soargjen dat diskusje it probleem dat wurdt presinteare eins oplost. Betink dit as jo ús hypotetyske suksesfolle produktlansearring as foarbyld beskôgje: Wat wurke goed foar dy lansearring? Hokker merken hawwe wy iepene mei dit súkses? Wêr nimme wy it hjir wei?
Freegje josels by it meitsjen fan ûnderwerplinen foar gearkomsten, Wat binne de antwurden dy't ik sykje? Hokker fraach helpt ús it bêste dêr te kommen?
Minsken kinne oerstjoer wurde as se beseffe dat it freegjen fan har ynbring net garandeart dat se sizzenskip sille hawwe oer it definitive beslútfoarmingproses. It is wichtich om elke diskusje te kategorisearjen op basis fan wat jo sykje fan jo publyk. Omskriuw foar de groep wat jo ferwachtsje fan har antwurden. De op fraach basearre oanpak helpt jo mear behelpsum antwurden fan jo team op te heljen, mar kin ek liede ta frustraasje as jo op ien of oare manier misleiden oer wat dizze antwurden wurde brûkt.
As de gearkomste wurdt hâlden, sadat jo ynput kinne sammelje foar in grutter beslút, meitsje dat dan bekend. As jo in klankboerd nedich binne oer in nij idee, meld dat dan yn 'e aginda. As jo oan it ein fan 'e gearkomste nei in konsensus sykje, skriuw dat dan op en meitsje it heul dúdlik dat it eindoel fan' e diskusje is om oer wat te besluten. Op dizze manier foarkomme jo dat jo net wurde sidetracked troch konfliktpunten ûnder leden fan jo team dy't mooglik autoriteiten hawwe dy't gjin gewicht hawwe yn dizze bepaalde gearkomste.
As jo ferwachtingen foar gearkomsten listje, freegje josels dan ôf, bin ik op syk nei ynput, ynformaasje, as in definityf beslút?
Dit probleem is in besykjen fan twa bits, om't de aktualiteit fan jo aginda it nivo fan tarieding kin bepale dat jo teamleden berikke. Hoe earder jo de aginda foar har krije, hoe earder jo kinne ferwachtsje dat se eleminten fan har diskursive punten beskôgje en klear meitsje om jo har ynbring te jaan, of ynformaasje te sammeljen om in ynformeare beslút mei jo te nimmen. It is wichtich om jo team wat op te jaan as jo komme ta wichtige besluten of gearkomsten dy't tarieding omfetsje, om't jo de tiid maksimalisearje wolle mei alle belutsen partijen, en besykje minsken te ynformearjen, wylst oaren dy't har hawwe taret sitte en wachtsje in geweldige manier is om lit jo team frustrearre en dis-kongruent litte. 
As jo de gearkomstaginda frijlitte foar it team, freegje josels dan ôf, As ik dizze aginda op it stuit krige, soe ik dan sels op tiid klear wêze foar dy gearkomste?
In grutte groep minsken op ûnderwerp hâlde is dreech. Se op skema hâlde is hast ûnmooglik. Om dizze reden is it fan libbensbelang om in timingkomponint op te nimmen by it ûntwerp fan jo gearkomstaginda. Elke seksje/fraach/ûnderwerp diel moat dúdlik wurde sketst binnen in tiidframe. Dit tiidframe soe in foldwaande tiid moatte tawize foar diskusje, revyzje en konklúzje. Dit is wichtich om te sketsen foar de gearkomste: faaks sille jo einlings werom hearre dat bepaalde problemen mear tiid nedich binne op it boerd, of dat se signifikant kinne wurde besunige.
As jo tiidslots meitsje foar elke seksje fan jo gearkomstaginda, freegje josels dan ôf, Hoe wurdt ús tiid it bêste brûkt? Sil har feedback in dialooch iepenje dy't fierdere diskusje fertsjinnet? Hoe lang soe ik wolle besteegje oan dit item?
It ferwurkjen fan jo aginda hat mear te krijen mei de stappen belutsen by it proses fan alle items yn 'e gearkomste. It jout de nivo's fan diskusje troch wêryn jo besykje de taak by de hân te foltôgjen. Iens wurde oer de manieren wêrop problemen sille wurde ferwurke fergruttet de effektiviteit fan jo gearkomste. As jo de manier net opskriuwe dy't jo wolle dat it team elk probleem behannelt, kinne guon leden ôfliede it probleem te definiearjen, wylst guon har relevânsje foar har kinne besprekke: gjinien einiget konsintrearre op it identifisearjen of evaluearjen fan oplossingen .
It proses foar it oanpassen fan in item moat ferskine op 'e skreaune aginda dy't jo sille leverje. As jo dat item berikke tidens de gearkomste, ferklearje dan it proses dat nedich is om in oerienkomst te berikken, en sykje de oerienkomst.
As jo dit proses earst yn jo aginda bepale, freegje josels dan ôf, Hoe wol ik dizze diskusje liede? Wolle ik hearre fan yndividuen as teams? Wolle ik unanym stimmen, ferkiezingsopsjes, of in brainstoarmdiskusje? Hoe kin ik bepale wannear in probleem is oplost? Hoe sjocht de ideale gearkomste der foar my út?
Dit kin it meast krúsjale diel wêze fan it meitsjen fan elke aginda- begryp dat se altyd yn in proses fan feroaring binne. Gjin aginda is ymmún foar de dwaasheid fan 'e tiid, ûnferwachte fertragingen, sike dagen, of tsjinslaggen. Om dizze reden is it wichtich om oanpast te wurden foar feroaring. De prioriteiten fan 'e aginda sille sûnder twifel yn belang ferskowe as de datum oankomt en dingen yn realtime sterker wurde. As de projekten foarútgeane, docht dat ek it team, en dus ek de doelen fan 'e aginda. It earste item op elke goede aginda is "om de aginda fan hjoed te bewurkjen en te herprioritearjen". Dit skema -item is de bêste manier om te soargjen dat jo team yn oerienstimming is mei wat wurdt besprutsen, wêrom, oant hokker lingten, en mei hokker ferwachtingen op 'e dei fan.
By it meitsjen fan in aginda foar elke en alle gearkomste, freegje josels ôf, Is hjir romte foar diskusje? Hoe kin ik it bêste beheare wat ik net kin planne? Hoe hâld ik myn diskusje sintraal?
Dit is in wichtich item om op te nimmen yn jo aginda. It sprekt boekhâlden oer jo liederskip om de urginsje fan in gearkomste te skorsjen om eleminten fan súkses te besprekken mei jo team. It is essensjeel dat elkenien fielt dat har wurk wurdearre wurdt, nettsjinsteande tiidbeperkingen, tsjinslaggen, knipsels en útdagings. In goed dien wurk moat wurde behannele, en it brûken fan in pear mominten yn jo gearkomste om jo team te lokwinskjen mei wat goed hat wurke is in geweldige manier om moraal by te hâlden en in stypjende wurkomjouwing te befoarderjen.
Dit is in minder, mar like wichtige kategory. It tsjinnet as in bytsje herinnering oan jo team dat d'r altyd romte is foar ferbettering. Oft jo no problemen hawwe mei aktualiteit, dynamyk fan ynterne kantoaren, of gewoan in drege wike op 'e merke hân hawwe, soargje derfoar dat jo team altyd bewust is fan wat fan har wurdt ferwachte. Jo kofjemok yn 'e ôfwaskmasjine sette is in lyts, mar wichtich ûnderdiel fan it fersoargjen fan in kantoaromjouwing, en sa ûnbelangryk as it kin lykje, it neamen fan it as diel fan jo gearkomste fersterket it belang fan konsistinsje.
Oft jo al heard hawwe fan it fenomeen Parking Lot, jo hawwe definityf de kearnkonsepten dêrfan brûkt. It fungearret yn essinsje as in klankboerd foar alle ideeën dy't net direkt kinne wurde behannele yn 'e hjoeddeistige gearkomstomjouwing. Alle nije projekten, ideeën, fragen en fragen kinne yn 't lot wurde "parkeare", en notearre as diskusjepunten foar takomstige gearkomsten. It betsjuttet ek dat jo altyd in opslach -ienheid hawwe fol ideeën wêr't jo op weromkomme moatte, as jo in pear minuten ekstra hawwe oan 'e ein fan in gearkomste. It parkearterrein is in geweldige manier om op-taak, op-track, en op it rekord te bliuwen.
Oer it algemien is it wichtichste ding om te ûnthâlden oer it ûntwerpen fan in aginda dat jo altyd gearwurkje oan in mienskiplik doel. Jo moatte fan doel wêze om jo diskusje gearhingjend, ynklusief, kreatyf en produktyf te meitsjen. It is dreech om alle merken te reitsjen, mar as jo d'r in slot foar hawwe op 'e aginda, kinne jo d'r gewoan op tiid komme.
FreeConference.com de orizjinele oanbieder foar fergese oproppen foar konferinsjes, wêrtroch jo de frijheid hawwe om te kiezen hoe jo oeral en altyd sûnder ferplichting moatte ferbine mei jo gearkomste.
Meitsje hjoed in fergees akkount en belibje fergees telekonferinsje, downloadfrije fideo, skerm dielen, webkonferinsjes en mear.
Hast elke sektor hat it konsept fan op ôfstân wurkje, needsaaklik yn 'e hjoeddeistige wurkomjouwing, omearme. It oantal minsken dat fan hûs as earne oars wurket, is it ôfrûne desennium yn Noard -Amearika opgien. Artikelen binne útkaam dy't wurk op ôfstân stypje, en stelle dat it produktiviteit, effisjinsje en moraal fergruttet.
Mar neat komt sûnder útdagings, en mei teamgenoaten yn it bûtenlân binne d'r wat problemen dy't tidens deis kinne opkomme. In passende oplossing is online fideokonferinsjes, dy't wy sille besprekke yn dizze post.
