Le guide pour organiser une conférence téléphonique d'affaires efficace

Les conférences téléphoniques professionnelles sont essentielles pour que tout le monde dans votre entreprise reste connecté et informé, mais elles oublient généralement rapidement le fait que les conférences téléphoniques doivent également être productives.

Fait amusant : saviez-vous que personne ne fait vraiment attention sur vos conférences téléphoniques ?
Maintenant que vous avez fait cette découverte révolutionnaire, comment retenez-vous l'attention sur votre (sûrement) importante conférence téléphonique d'affaires ? Eh bien, notre guide devrait pouvoir prévenir votre plus grande peur d'enfance/réalité adulte : personne ne vous écoute.

Connaissez votre ennemi (dans ce cas, l'équipement)

Si vous utilisez un nouveau logiciel pour votre conférence téléphonique, assurez-vous de savoir comment l'utiliser ! Essayez de mettre en place un appel d'entraînement où vous pourrez apprendre les Caractéristiques, y compris comment désactiver votre microphone et tous (ou tous) les appelants. Avouons-le; nous avons tous participé à cette réunion où le leader n'a AUCUNE idée de ce qu'il fait et finit par avoir l'air stupide pour cela. Vous ne voulez pas que ce soit vous !

OBJECTIF… de la conférence téléphonique

Il est important que tous les participants comprennent pourquoi ils sont là et ce qu'on attend d'eux. N'oubliez pas de garder vos objectifs réalistes. Une seule conférence téléphonique d'une heure ne débouchera pas sur une stratégie marketing complète, mais c'est un endroit idéal pour réfléchir à des idées, décider d'un processus et attribuer des responsabilités. Planifiez la durée de l'appel, les sujets qui seront abordés, qui prendra la parole et quelles informations seront nécessaires.

Les conférences téléphoniques d'affaires sont toutes l'emplacement, l'emplacement, l'emplacement

Ensuite, choisissez le bon espace pour prendre votre conférence téléphonique. Fermer la porte de votre bureau devrait être suffisant si vous le prenez en solo, ou vous pouvez déménager dans une salle de conférence si vous prenez l'appel avec d'autres. Si vous êtes passer l'appel dans un bureau ouvert, l'appel peut être un peu plus difficile, mais toujours gérable. Assurez un appel transparent en vous rendant tôt dans l'espace pour tester les haut-parleurs et tout autre appareil électronique nécessaire comme les projecteurs.

Aides visuelles et collaboration par conférence téléphonique

Si vous utilisez une présentation d'accompagnement avec votre appel, c'est une bonne idée de l'envoyer à l'avance afin que tout le monde puisse passer à l'appel préparé. Méfiez-vous des présentations plus longues car elles sont bien connues pour tuer l'attention. Partage d'écran via un service de conférence Web est également un excellent moyen de garder tout le monde sur la même page en temps réel, éliminant ainsi la possibilité que quiconque ne puisse pas suivre.

Et en conclusion…

À la fin de votre appel, faites un bref récapitulatif de ce qui a été discuté et des solutions trouvées au cours de la réunion. Prévoyez du temps supplémentaire pour toute question supplémentaire et assurez-vous que tout le monde se sente inclus lorsqu'il quitte l'appel. S'il y a des « prochaines étapes », assurez-vous d'assurer le suivi des responsabilités de chaque personne et donnez à vos participants vos coordonnées en cas de problème. Certaines personnes peuvent avoir des questions pour tout le monde et d'autres peuvent justifier un appel séparé ; apprenez à faire la différence pour éviter de garder les gens sur un appel qui ne les concerne plus.

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