Les réunions du personnel à l'ancienne sont difficiles à organiser, coûteuses en temps de travail et créent des goulots d'étranglement d'information débilitants. Les réunions hebdomadaires sont comme des sabots dans les artères d'une organisation. Heureusement, il existe une alternative saine et hypocalorique. Un nouvel outil de communication de bureau appelé Slack permet aux membres des organisations de partager sans effort des informations avec plusieurs équipes, et la technologie de conférence téléphonique gratuite permet à ces équipes de se réunir en un éclair et d'utiliser les informations pour prendre des décisions rapides. L'intégration Slack avec les conférences téléphoniques est le moyen le plus simple de faire en sorte qu'une organisation se sente bien et soit plus performante.

Garder les équipes organisées

Slack est organisé en une petite "salle de discussion" sur votre bureau, avec toutes les personnes avec lesquelles vous communiquez organisées en équipes. Une équipe peut être composée uniquement de vous et de votre superviseur, vous pouvez donc vous disputer en privé pour savoir si vous pouvez prendre congé vendredi prochain parce que les Blue Jays ont participé aux éliminatoires. Votre équipe principale peut être un service, comme les ventes.

Là où Slack brille vraiment, c'est dans l'assemblage sans effort d'équipes de projet qui incluent des personnes sélectionnées dans différents départements, ou ces "personnes sans-abri" dans les organisations - les créatifs.

Toujours en contact

À première vue, Slack peut ressembler à « plus d'e-mails », mais Slack filtre le monde extérieur et diffuse votre communication intra-bureau par équipe. Il fonctionne comme de petites fenêtres de textos, gardant la communication parfaitement courte, et dispose d'un emplacement pour attacher des liens vers des documents et des vidéos pour une distribution pratique, en particulier sous forme de brouillon pour la collaboration et de nouvelles idées d'inspiration.

Vous pouvez bien sûr activer ou désactiver les notifications, par équipe ou par personne, et diffuser des notifications sur des téléphones portables, permettant à votre patron de vous trouver rapidement sans avoir votre numéro de portable personnel pour envoyer des SMS.

Vous disposez désormais d'une petite fenêtre pratique pour garder un œil sur ce dont parlent vos équipes, que vous pouvez regarder quand vous en avez le temps, ou ignorer lorsque vous êtes occupé.

Briser les goulots d'étranglement de l'information

Des questions comme « Combien nous reste-t-il dans le budget pour XYZ » peuvent être répondues rapidement par la personne qui sait, et modifiées par un tiers comme « Attention, je viens de dépenser 500 $ hier, ce que la comptabilité n'a pas encore vu. "

Slack élimine les frictions et les « traînées » qui ralentissent les gens dans leur travail parce qu'ils ont besoin d'une information cruciale qu'ils n'obtiendront pas avant une réunion hebdomadaire du personnel ou un autre goulot d'étranglement à l'ancienne.

Mais il y a une chose que Slack ne fait pas.

Cerise sur le gâteau : intégration Slack avec les conférences téléphoniques

Parfois, une situation se présente où tout le groupe doit se concerter et prendre une décision. Avec une équipe de deux, vous il suffit de décrocher le téléphone. « Boss, je dois acheter les billets tout de suite : puis-je avoir un jour de congé pour aller au match des Jays, ou vais-je être malade ce jour-là ? »

Mais que faire quand on a besoin du cerveau de 12 personnes réparties dans 5 départements ? Attendre la prochaine réunion assise tue l'efficacité, mais prendre une décision à la volée sans l'esprit du groupe peut entraîner un désastre. Deux têtes valent vraiment mieux qu'une.

Voilà– la conférence téléphonique.

Les conférences téléphoniques se synchronisent parfaitement avec Slack car elles permettent à une équipe de toute taille de il suffit de décrocher le téléphone.

Lorsque vous avez vraiment besoin de tout le monde, vous pouvez configurer le calendrier d'une courte conférence téléphonique via Slack, Google Calendar Sync or Complément Outlook.

Utilisez l'option Appels récurrents fonction de téléconférence pour envoyer un Invitations à tout le monde en quelques minutes, mettez toute votre équipe sur la même longueur d'onde, prenez une décision et faites-le en moins de dix minutes.

Les conférences téléphoniques ont été conçues pour organiser de longues réunions entre des équipes à travers les continents, mais elles sont fantastiques à court, réunions de pouvoir entre les équipes dans un même bâtiment et tout le reste.

Fonctionnalités classiques

La meilleure chose à propos des conférences téléphoniques est la qualité audio, car elle aide tout le monde à entendre les nuances subtiles de ce que tout le monde ressent exactement. Mais Face à Face peut être très utile lors de la prise de décisions importantes. Pour cela, choisissez Vidéoconférence.

Partage d'écran est ce qui transforme votre conférence téléphonique en un Conférence Web, afin que chaque participant puisse alimenter les documents sur l'écran commun et joindre des documents ou des vidéos pertinents.

Si des parties de votre équipe sont en transit quelque part, elles peuvent utiliser le Application de conférence téléphonique mobile pour se connecter de n'importe où.

Mettre la réunion assise à sa place

Les réunions assises sont une "espèce menacée", mais il est peu probable qu'elles disparaissent complètement.

Ils ont été une étape importante dans l'évolution des réunions, et ils offrent toujours une belle pause sociale où les gens peuvent discuter avant la réunion autour d'un café et d'une assiette de fruits. Ils ont leur place dans le team building, avec les retraites et les soirées bowling.

Mais les réunions assises sont des goulots d'étranglement d'informations que votre organisation ne peut pas se permettre, et elles prennent tellement de temps pour le personnel que tout le monde se traîne dans les ascenseurs et les couloirs pour se rassembler.

Une fois par mois est bon pour une réunion assise.

Les conférences téléphoniques sont gratuites et si flexibles que vous pouvez littéralement rassembler une équipe et prendre une décision en dix minutes sans interrompre le flux de travail de qui que ce soit. Vous pouvez même utiliser Enregistrement de conférence téléphonique pour créer un enregistrement MP3 de la réunion pour tous ceux qui n'ont pas pu y assister, et pour les minutes.

Briser les goulots d'étranglement des informations de bureau avec l'intégration de Slack avec les conférences téléphoniques est comme le moyen le plus simple de faire en sorte qu'une organisation se sente bien et soit plus performante.