Le plus souvent, les grandes conférences téléphoniques sont importantes. Il y a beaucoup de gens qui se connectent et beaucoup peuvent mal tourner. Il existe de nombreux facteurs de stress liés à la gestion des conférences téléphoniques et des événements, mais les difficultés techniques ne devraient pas en faire partie. Chez FreeConference, nous avons les compétences et le savoir-faire pour vous aider à passer un appel parfait et important sans problème avec le meilleur logiciel de visioconférence. Mais si vous vous sentez toujours nerveux, consultez nos 5 meilleurs conseils pour planifier avec succès une grande conférence téléphonique.
Assurez-vous que tout le monde est sur la même page :
Envoyez des invitations à toutes les personnes que vous pensez être sur l'appel. N'oubliez pas d'envoyer un ordre du jour pour la réunion, en particulier s'il y a plusieurs orateurs, afin que tout le monde connaisse et comprenne l'ordre du jour. Si vous avez fixé la date de la réunion bien à l'avance, faites un suivi un ou deux jours avant l'appel. FreeConference offre un moyen simple et efficace d'envoyer des invitations et des rappels en quelques clics.
Faire un plan:
Au-delà de la détermination du déroulement de votre prochaine conférence téléphonique, vous devez informer votre fournisseur de services du nombre de personnes que vous prévoyez de vous joindre à l'appel. Les services, comme FreeConference, sont dotés d'un personnel dédié qui fera tout ce qui est en son pouvoir pour assurer la meilleure connexion possible à tous vos participants. Selon le nombre de personnes que vous souhaitez appeler, il est préférable de contacter le personnel d'assistance dans les jours précédant l'événement, afin que vous puissiez travailler avec eux pour aplanir les problèmes prévisibles.
Faites appel à des renforts :
La gestion des conférences téléphoniques et des événements est donc un travail difficile ; n'ayez pas peur de demander de l'aide. Si vous êtes le présentateur principal ainsi que l'hôte d'une conférence téléphonique avec un large public, demandez l'aide d'un animateur. De cette façon, vous disposez d'un ensemble de mains supplémentaires pour vous aider à résoudre les problèmes techniques que vos participants peuvent rencontrer pendant que vous êtes à mi-parcours. Un animateur peut également surveiller les commandes du modérateur et noter tous les participants qui pourraient avoir une question urgente via la fonction Hand-Raise.
Rejouez-le :
Si vous organisez une longue présentation ou une réunion qui couvre un sujet plutôt dense, envisagez de dépenser un peu d'argent supplémentaire pour mettre des enregistrements MP3 de la réunion à la disposition de votre public. C'est également un excellent moyen de garder une trace de tout accord verbal ou de tout plan de réunion de suivi, de sorte que vous aurez toujours l'air d'être au courant.
Posez une question :
Les grandes conférences téléphoniques ont tendance à se dérouler sur le long terme. N'oubliez jamais où se trouvent vos participants. Il y a beaucoup de distractions à leur disposition en fonction de l'endroit d'où ils appellent. Gardez les choses en mouvement et retenez l'attention de vos participants en posant des questions spécifiques tout au long de la réunion, le mieux réalisé en sélectionnant le mode Q&R disponible via les commandes de modérateur de FreeConference. Si vous accueillez d'autres conférenciers, encouragez-les à donner la parole aux questions. FreeConference vous permet de transférer les commandes du modérateur à d'autres participants, afin que chacun de vos orateurs puisse se sentir maître de ses propres périodes de questions. Si une question survient à l'un de vos participants lors d'une présentation, encouragez-le à utiliser la fonction Lever la main. Cela placera une icône à côté de leur nom, afin que l'orateur sache qui a une question ; il peut y répondre à sa discrétion. FreeConference.com offre le meilleur logiciel de visioconférence.
