Comment planifier une réunion avec FreeConference

Si vous vous demandez comment organiser une réunion à l'aide d'une plateforme de visioconférence, sachez simplement qu'en règle générale, cela devrait être simple, simple et ne nécessiter que quelques clics ! Rien de plus ne vaut votre temps, votre énergie et vos efforts. Choisissez une plate-forme de visioconférence comme FreeConference.com non seulement pour vous aider à planifier une réunion, mais aussi pour aller au-delà de ce qu'une solution audio-vidéo normale peut faire - gratuitement !

Prêt à apprendre plus?

Que vous cherchiez à planifier des réunions récurrentes ou à en organiser une, vous pouvez le faire facilement. Parfait pour vos réunions de vente de routine rapides, vos mises à jour mensuelles de statut, vos conférences de gestion bihebdomadaires ou vos sessions de formation approfondies organisées chaque année, vous pouvez cliquer pour créer une réunion ou sélectionner « définir pour répéter » autant de fois que vous le souhaitez.

FreeConference.com vous permet de rester organisé avec un tableau de bord qui contient tout ce dont vous avez besoin pour organiser ou rejoindre une réunion en ligne. Au départ, il y a deux options : 1) Démarrer une réunion et 2) Programmer une réunion. À partir de là, vous avez un accès rapide à vos informations de connexion, à vos paramètres, aux réunions d'aujourd'hui (voir à venir), à rejoindre par code d'accès et plus encore.

Démarrer une réunion

Essayez un appel sans réservation lorsque quelque chose d'important se présente et que vous avez besoin d'avoir une réunion en ligne dès maintenant. Vous n'êtes pas obligé de le configurer à l'avance. Tout ce que vous avez à faire est de partager les détails de votre conférence qui se trouvent dans votre e-mail de bienvenue, votre tableau de bord ou votre salle de réunion en ligne. Copiez, collez et partagez simplement avec les participants par e-mail ou SMS et vous pouvez démarrer votre réunion – pronto !

Planifier une réunion

Si vous cherchez à planifier à l'avance, ce n'est pas compliqué ! La fonction de planification des appels vous permet de cliquer sur le bouton Planifier une fois que vous êtes dans votre compte pour le configurer. Sélectionnez la date et l'heure, incluez un sujet et un ordre du jour et le tour est joué ! Vous voulez que ce soit un appel récurrent ? Il y a un bouton pour ça !

Conseil de pro : voici comment rendre une réunion encore plus pratique. Gardez votre carnet d'adresses à jour avec tous vos contacts et leurs dernières informations. Pourquoi? Lorsque vous configurez la réunion, vous recevrez une invite vous demandant de sélectionner vos contacts (les participants que vous contactez). Vous pouvez les saisir manuellement ou vous pouvez gagner des minutes en les sélectionnant et en les ajoutant simplement à partir de votre carnet d'adresses. Vous avez cliqué sur quelqu'un par accident ? Il est facile de les supprimer, il suffit de cliquer sur Supprimer juste à côté de leurs informations.

Le carnet d'adresses rend l'ajout de contacts pratique et sans douleur. De plus, vous pouvez enregistrer des groupes spécifiques sans avoir à sélectionner manuellement des individus pour une configuration de réunion facile qui ne fait pas perdre de temps. Une fois votre appel programmé, les invitations sont configurées et envoyées automatiquement. Ils reçoivent également un rappel 15 minutes avant le début de la réunion pour mieux se préparer et ne pas avoir à se fier à leur mémoire !

Enregistrer ou ne pas enregistrer ?

Selon la nature de votre réunion en ligne, vous souhaiterez peut-être l'enregistrer à des fins de formation ou pour ceux qui n'ont pas pu se présenter. L'enregistrement est peut-être le plus grand avantage des réunions en ligne. En tant que fonctionnalité mise à niveau, le bouton Enregistrer se trouve dans vos paramètres de conférence où vous pouvez appuyer sur le bouton et commencer à enregistrer automatiquement une fois la réunion commencée. Parfait pour ceux qui ne peuvent pas y assister, l'enregistrement de votre réunion fonctionne bien pour la formation, l'éducation et les synchronisations très importantes.

Utilisez la fonction Invitations et rappels pour automatiser les événements à venir. Une invitation est envoyée au moment où un événement est créé, mais en utilisant la fonction de rappels, vous pouvez gentiment inviter les participants pour une meilleure participation. Essayez également les notifications par SMS si vous avez besoin d'une réunion urgente maintenant ou plus tard. Cette fonctionnalité vous donne un accès direct à la configuration d'une réunion à partir de votre appareil mobile et envoie des SMS aux participants.

Trouvez votre réunion

Toutes vos réunions passées et à venir sont idéalement situées sur votre tableau de bord FreeConference.com pour une visualisation rapide. Vos appels et conférences à venir sont répertoriés. Besoin d'ajouter un participant ? Ajuster l'heure de début ? C'est ici que vous pouvez apporter des modifications rapides et modifier une réunion.

De plus, vos appels et conférences passés sont également répertoriés. C'est ici que vous pouvez trouver vos résumés post-appel ainsi que vos liens vers vos enregistrements d'appels. Avec FreeConference.com, trouver votre réunion est facile à naviguer !

Caractéristiques optionnelles

FreeConference.com est livré avec des fonctionnalités optionnelles qui améliorent votre expérience de conférence téléphonique. Essayez ces fonctionnalités supplémentaires recommandées :

Enregistrement d'appels - Enregistrez vos appels pour les enregistrer facilement maintenant et les regarder plus tard ; C'est très pratique pour les personnes qui ne peuvent pas y assister ou à des fins de formation.
Musique d'attente personnalisée - Indiquez aux participants qu'ils sont au bon endroit pour leur réunion en jouant à partir d'une sélection de musique ou en fournissant votre propre clip ou message à lire en attendant que la réunion soit en direct.
Diffusion en direct sur YouTube - Atteignez plus de personnes et élargissez votre audience en diffusant votre réunion en continu ou en privé. C'est simple avec un clic et une URL YouTube.
Et plus encore!

Laissez FreeConference.com vous débarrasser des tracas liés à la planification, à la participation et à l'hébergement de réunions en ligne. Adaptée à une variété d'industries et d'utilisations, la plate-forme facile à utiliser de FreeConference.com ne nécessite pas de contrat, d'équipement supplémentaire ou de configuration compliquée. Vous pouvez avoir autant de réunions que vous le souhaitez, ou simplement en avoir une – gratuitement ! Apprenez-en plus et inscrivez-vous dès aujourd'hui!