Comment avoir une réunion de projet plus productive

Bien que les réunions soient importantes pour faciliter la collaboration lors d'une réunion de projet, elles peuvent être une énorme perte de temps. En réalité, la plupart des gens considèrent qu'environ la moitié des réunions auxquelles ils assistent sont du « temps perdu », et cela non seulement les frustre, mais il leur est également plus difficile de rester concentrés sur la tâche à accomplir.
Par conséquent, il est essentiel que vous trouviez des moyens de rendre vos réunions de projet plus productives. Cela contribuera à changer la façon dont votre équipe perçoit les réunions, ce qui transformera ensuite ces réunions en un espace utile permettant aux gens de chercher de l'aide pour résoudre des problèmes, de proposer des suggestions aux autres et d'obtenir des mises à jour sur l'état général du projet.
C'est plus facile à dire qu'à faire, alors pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre prochaine réunion de projet, veillez à utiliser les tactiques de réunion suivantes.

Créer un ordre du jour et le faire circuler

La première chose que vous devez faire pour avoir une réunion de projet plus productive est de déterminer ce qui sera exactement discuté lorsque tout le monde sera dans la même pièce. Établir un ordre du jour vous aidera à répondre à la question « à quoi sert cette réunion ? » ce qui permet de clarifier si oui ou non la réunion est effectivement nécessaire.
De plus, il est important que vous envoyiez cet ordre du jour à tous les participants à la réunion au moins une journée complète à l'avance. Cela les aidera à se faire une idée de l'objet de la réunion, et dans le cas où vous allez discuter de quelque chose de nouveau, cela aidera les gens à commencer à réfléchir avant d'aller à la réunion.
Sur ce point, s'il y a autre chose que vous voudriez que les gens fassent avant de venir à la réunion, assurez-vous de le dire pour votre ordre du jour. Par exemple, si vous voulez qu'ils lisent quelque chose, ou si vous voulez qu'ils rassemblent des données, alors il est judicieux de leur dire de le faire à l'avance afin que vous puissiez intervenir dès le début de la réunion de projet.

Définir et respecter les limites de temps

Une partie de ce qui rend une réunion improductive est le dépassement du temps qui lui est imparti. Les réunions existent à des fins spécifiques, et si vous commencez à vous éloigner de la tâche à accomplir, il est alors facile de manquer de temps et de devoir soit prolonger la réunion, soit y mettre fin sans atteindre votre objectif.
Un bon moyen d'éviter que cela ne se produise est de fixer une limite de temps pour chaque point à l'ordre du jour et de s'y tenir. Si quelque chose survient qui va vous faire dépasser le temps imparti, alors envisagez de déposer ce point ; vous pouvez toujours planifier une autre réunion avec un autre groupe de personnes pour la revoir plus tard. Diviser le travail comme celui-ci contribuera également à rendre votre équipe de projet plus performante.
Enfin, vous pouvez également utiliser des minuteurs pour vous aider à respecter les délais et à respecter le calendrier de votre réunion. Faire cela vous aidera non seulement à être plus productif, mais cela démontrera également à votre équipe que vous respectez leur temps et que vous ferez tout votre possible pour éviter de le gaspiller.

Obtenez les bonnes personnes dans la pièce

Une partie de la clé d'une réunion de projet productive est de s'assurer que les bonnes personnes, et seulement les bonnes personnes, sont présentes. Il n'y a rien de pire que de passer une heure à l'intérieur d'une réunion à laquelle vous n'aviez pas besoin d'assister, et si cela se produit, c'est en grande partie parce que l'organisateur de la réunion n'a pas passé assez de temps à demander qui avait vraiment besoin d'être là.
Pour vous aider à le faire, considérez les différents types de réunions que vous pourriez avoir, tels que :

• Réunions de décision : Le but de cette réunion est de collaborer et de trouver la meilleure voie à suivre, ce qui signifie que seuls ceux qui comprennent le projet dans son intégralité doivent être présents. Tout le monde sera juste supplémentaire, et cela rendra la réunion inutile.
• Réunions de travail : Celles-ci ont lieu lorsque des personnes ont besoin de collaborer sur une tâche spécifique, et seuls ceux qui sont responsables de l'exécution de cette tâche doivent être présents à la réunion.
• Réunions de retour d'expérience : Ceux-ci donnent aux managers l'opportunité d'entendre leur équipe sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Il est bon de les avoir tout au long du cycle de vie du projet afin que les gens puissent se sentir libres de s'exprimer lorsque quelque chose ne va pas bien. Et selon la taille de votre équipe, c'est le seul type de réunion où tout le monde peut avoir besoin d'être présent.

Utilisez les bons outils

Les outils que vous utilisez joueront également un rôle important dans la détermination de la productivité de vos réunions. Par exemple, le partage d'écran, la vidéoconférence et le tableau blanc vous permettent de collaborer plus facilement avec les personnes présentes dans la salle, ce qui rend votre réunion plus efficace. Et tous ces outils et bien plus sont offerts par FreeConference.com.
L'importance d'avoir les bons outils est encore plus grande dans les lieux de travail d'aujourd'hui. Tant d'entreprises ont plusieurs emplacements, ou permettent aux gens de travailler à distance, ce qui signifie que les gens sont répartis dans différentes villes ou pays. L'utilisation de la bonne technologie peut donner l'impression que tout le monde est dans la même pièce, ce qui vous permet d'organiser plus facilement une réunion de projet productive.

Transformez votre prochaine réunion de projet

Assurez-vous d'inclure votre équipe dans le processus de planification de la réunion et de recueillir leurs commentaires afin que vous puissiez améliorer votre processus de réunion. L'utilisation des tactiques décrites ici vous aidera à transformer vos réunions d'ennuyeuses pertes de temps en opportunités de collaboration et d'innovation.

About the Author: Kevin Conner est un entrepreneur qui possède plusieurs entreprises dont Recherche haut débit, un service dédié à aider les particuliers et les entreprises à trouver l'Internet haut débit le plus avantageux. Gérer et développer son entreprise implique une planification et une gestion de projet approfondies et Kevin aime partager ses expériences avec les autres pour les aider à réussir.

[Id = ninja_form 7]