Éliminez les devinettes lors du choix d'un service de conférence téléphonique gratuit en vous posant ces neuf questions.
La communication est vitale pour toute organisation, il n'est donc pas surprenant que les services de conférence téléphonique gratuits surgissent partout. Mais tous les services de conférence téléphonique gratuits ne sont pas créés égaux. Lorsque vous choisissez un service de conférence téléphonique gratuit, il est important de tenir compte des besoins actuels et futurs de votre organisation. Être réaliste quant à votre budget est également essentiel. Pour vous aider à déterminer quelle entreprise vous convient, nous sommes heureux de vous fournir neuf questions que vous devriez vous poser avant de choisir le meilleur service de conférence téléphonique gratuit.
- Quelle est la taille de vos appels ?
Êtes-vous un propriétaire de petite entreprise à la recherche d'un entretien individuel rapide avec des fournisseurs, ou gérez-vous un groupe religieux en ligne avec plus de 50 membres ? Services de conférence téléphonique gratuits, comme FreeConference.com, autorisent jusqu'à 200 participants sans frais supplémentaires, tandis que Skype n'en autorise que cinq. De nombreux services de conférence gratuits vous donneront la possibilité d'augmenter le nombre de participants moyennant des frais supplémentaires.
- Quelles sont les compétences des personnes que vous essayez de connecter ?
Supposons que vous gérez une communauté en ligne avec des participants âgés. Il y a de fortes chances que la plupart d'entre eux ne soient pas aussi familiarisés avec la technologie que les membres dans la quarantaine, la trentaine ou moins. Dans ce cas, il est important de considérer la convivialité du service sur lequel vous vous apprêtez à appuyer sur la gâchette. Est-il facile d'organiser une conférence téléphonique ? Offrent-ils une interface conviviale outil de visioconférence? Fournissent-ils un support client robuste ? Ce sont des questions importantes à poser afin que vous puissiez trouver le meilleur service de conférence téléphonique gratuit.
- Comment les participants se joindront-ils à l'appel ?
C'est là que la tarification d'un service de conférence téléphonique peut devenir délicate. Vos participants potentiels sont-ils plus susceptibles d'utiliser des numéros d'appel locaux, la voix sur IP ou la conférence Web ? Certains services n'autorisent pas du tout les numéros d'appel locaux, tandis que d'autres n'autorisent que les numéros d'appel nationaux gratuitement et facturent des frais supplémentaires pour les numéros d'appel internationaux. Il est important de considérer l'emplacement et le mode de communication préféré de tous vos participants avant de choisir un service. Il n'y a rien de plus irritant pour un client qu'un frais d'interurbain inattendu.
- Aurez-vous besoin de numéros sans frais ?
Supposons que vous ayez trouvé le service qui vous convient le mieux, mais il y a un hic : votre gros client n'a pas d'appels interurbains illimités. Cela vaut la peine de vérifier si ce service parfait pour vous propose des numéros sans frais, afin que vos participants puissent se joindre à l'appel sans se faire sonner. Les services de conférence téléphonique qui offrent des numéros sans frais ne les fourniront pas gratuitement, mais ils sont généralement disponibles à un tarif réduit.
- Avez-vous besoin de contrôles de modérateur ?
Peu de services vous offrent l'option de contrôles de modérateur étendus sans frais modiques, mais cela vaut la peine de considérer le coût. Prenons à nouveau l'exemple de la communauté en ligne avec les membres âgés. Disons que vous êtes à mi-chemin de votre appel lorsqu'un des participants qui est malentendant se plaint de ne pas pouvoir vous distinguer. La capacité d'influencer son expérience d'écoute est vitale pour le succès de l'appel.
- Avez-vous besoin d'une planification d'appels ou d'un appel nominal ?
Si vous gérez une équipe dispersée dans le monde entier, ces types d'outils sont essentiels. La possibilité de définir des réunions permanentes avec des e-mails de rappel peut vous faire gagner beaucoup de temps. Et être capable de garder une trace de qui se joint à l'appel et combien de temps ils sont en ligne vous permettra de voir qui est dévoué et qui joue accro.
- Avez-vous besoin d'enregistrements de vos appels ?
La plupart des services de conférence téléphonique offrent la possibilité de créer des enregistrements MP3 de vos appels moyennant des frais supplémentaires. Il s'agit souvent d'une fonctionnalité proposée dans un package Webinaire plus important, qui peut vous coûter jusqu'à 99 $/mois. Cependant, certains services de conférence téléphonique gratuits, comme FreeConference.com, proposez cette fonctionnalité à la carte à un tarif très raisonnable.
- Le service de conférence téléphonique gratuit garantit-il une excellente qualité audio ?
Économiser de l'argent est certainement une bonne chose, à condition d'obtenir un bon rapport qualité-prix. Si vous choisissez un service très abordable qui n'est pas non plus fiable, votre réputation professionnelle pourrait être en jeu. Il y a une différence entre être économe et être bon marché, alors faites preuve de diligence raisonnable. Lire les avis des utilisateurs sur la qualité de chaque service que vous envisagez peut vous éviter bien des tracas et de l'embarras à long terme.
- Quel est votre budget et le service que vous envisagez est-il transparent sur les coûts supplémentaires ?
Soyez réaliste quant à ce que vous recherchez dans un service et quel est votre budget. De nombreux services offrent de nombreuses fonctionnalités de conférence téléphonique gratuites, mais à mesure que votre entreprise ou votre communauté en ligne se développe, vous devrez inévitablement envisager de « rebondir ». Établissez une relation avec un service de conférence téléphonique gratuit dont les prix sont transparents, de sorte que vous ne vous retrouvez pas à faire face à des frais inattendus avec un budget rigide.
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