6 règles pour une conférence ou une présentation Web engageante et réussie

Alors que de plus en plus d'organisations se déplacent en ligne, les conférences et présentations Web deviennent de plus en plus populaires. Bien que les logiciels de conférence deviennent chaque jour plus sophistiqués, une réunion ou une présentation virtuelle sera toujours différente d'un pow-wow en personne. Cela ne veut pas dire que réunions virtuelles sont inférieurs au modèle plus traditionnel. Les conférences Web présentent plusieurs avantages par rapport aux entretiens en personne, mais elles comportent leurs propres exigences. Pour vous aider à organiser une présentation ou une réunion virtuelle captivante et mémorable, nous avons compilé une liste de 6 règles d'or pour rendre les conférences Web attrayantes. N'oubliez pas : une conférence Web réussie demande un vrai travail !

1. Soyez prêt pour une conférence Web réussie :

La préparation est inestimable pour réussir dans presque tous les aspects de la vie, mais lorsqu'il s'agit de créer un présentation virtuelle, c'est encore plus vital. Au cours de la semaine précédant la réunion, assurez-vous d'envoyer un ordre du jour à tous les participants, ce qui est particulièrement important si vous accueillez plusieurs orateurs. Les visuels, tels que les diapositives ou les vidéos, doivent également être envoyés avant la réunion. Cela donnera à votre équipe une chance de se familiariser avec le contenu. Assurez-vous également d'envoyer les informations de connexion (codes d'accès, URL et numéros d'appel) au moins un jour à l'avance afin que les participants puissent mettre à jour leur logiciel si nécessaire. Fournissez toujours à chaque participant un moyen de vous joindre hors ligne en cas de difficultés techniques.

2. Ne sacrifiez pas le Chit Chat et les Ice Breakers :

Lorsque vous organisez une réunion virtuelle, il est tentant de se lancer directement dans l'agenda dès que la dernière personne se connecte. Combattez cette tentation ! Les réunions en personne sont rarement structurées de cette façon. Il y a souvent un peu de bavardages et de légères discussions avant de passer aux choses sérieuses. Ceci est essentiel pour établir une relation positive avec votre équipe, ce qui facilitera la collaboration à l'avenir. Intégrez un élément social à votre événement virtuel en commençant par un brise-glace. Demandez simplement à chaque membre de l'équipe ce qu'il a fait le week-end ou une question similaire avant de se lancer dans la tâche à accomplir.

3. Gardez le silence et minimisez le bruit de fond :

Les alarmes de voiture, les radiateurs bruyants et les téléphones portables capricieux peuvent perturber le flux de toute présentation, mais cela est particulièrement vrai si vous êtes organiser une web conférence. FreeConference offre une multitude de commandes de modérateur utiles telles que le mode Présentation, qui coupe le son de tous les participants à l'appel, à l'exception de l'orateur, limitant ainsi le bruit de fond à l'emplacement de chaque participant. Pour plus de conseils sur la façon de maintenir la qualité audio de votre appel, voir Comment garder les lignes de conférence claires et sans interruption.

4. Soyez rapide et respectez le compte-rendu de votre conférence téléphonique :

Lorsqu'il s'agit de préparer la présentation elle-même, il est important d'être conscient des limites d'une réunion virtuelle par rapport à une conversation en personne. Gardez à l'esprit que chaque membre de votre auditoire est assis devant son ordinateur pendant une longue période. Pour avoir une conférence Web réussie, il est préférable d'aller droit au but. Informez votre public mais ne le surchargez pas. Créez un thème fort pour votre présentation. Réfléchissez à ce que votre public recherche dans cette présentation, puis essayez de le présenter de la manière la plus concise possible. S'il est vital de couvrir beaucoup de terrain, assurez-vous de donner aux participants l'occasion de se dégourdir les jambes ou de prendre un café. Faites de votre mieux pour ne pas vous éloigner de l'ordre du jour de la réunion ; vous voulez que votre public ait une idée réaliste de la durée de la présentation.

5. Gardez l'attention de votre public en restant intéressant :

N'oubliez jamais que les participants à votre réunion virtuelle sont assis devant leur ordinateur, généralement sans surveillance. Cela signifie que vous êtes en concurrence avec la valeur Internet des mèmes de chat. Gardez votre public engagé en posant fréquemment des questions. La fonction Hand-Raise de FreeConference permet de déterminer facilement qui a une réponse et empêche tout le groupe de parler en même temps. Le mode Q&A permet aux participants de désactiver et de réactiver le son eux-mêmes. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous souhaitez rassembler les idées des membres de votre équipe. N'oubliez pas d'ouvrir la parole aux questions après chaque présentation et n'oubliez pas d'avancer à un rythme légèrement plus lent que vous ne le feriez lors d'une réunion en personne typique. La plupart des systèmes de communication ont un délai de deux à trois secondes ; alors n'oubliez pas de faire une pause plus longue que d'habitude lorsque vous attendez une réponse.

6. Keep it Pretty -- utilisez des visuels de présentation :

Au-delà de poser des questions, il y a d'autres choses que vous pouvez faire pour garder votre public engagé. L'ajout d'un élément visuel fort à votre présentation est essentiel pour créer un conférence Web intéressant. Les visuels peuvent améliorer les points à retenir de la présentation et, dans certains cas, même ajouter un élément d'humour ou de divertissement à une présentation autrement sèche. Si vous utilisez des diapositives, veillez à les garder simples et épurées. Chaque diapositive doit être limitée à une idée et ne doit contenir que les informations les plus vitales. Cela gardera vos diapositives en mouvement et donnera un élan à votre présentation, et vous aidera à avoir une conférence Web réussie.

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